Un saldo negativo de vacaciones suele generarse principalmente por dos razones dentro de la plataforma: porque la política interna de la empresa autoriza que los trabajadores soliciten más días de los que tienen acumulados hasta la fecha (sobregiro), o bien porque un usuario con permisos de administrador realizó una carga manual forzada de días tomados utilizando las herramientas de importación masiva.
El objetivo de este procedimiento es acompañarte paso a paso en la revisión de tus políticas actuales y guiarte en la activación de los permisos necesarios para corregir o eliminar estos registros, logrando que los saldos de tu personal vuelvan a la normalidad de manera controlada.
Paso a paso
Paso 1: Revisa la configuración de sobregiro en la política de vacaciones
Para comenzar, es necesario verificar si el saldo negativo se debe a un comportamiento permitido por las reglas del sistema. Dirígete al menú de navegación principal de la plataforma e ingresa a la siguiente ubicación:
Ruta: Administrativo > Asistencia > Configuraciones > Vacaciones > Tipos de Vacaciones
Una vez allí, el sistema te mostrará el listado con todas las políticas que tienes creadas en la organización. Busca la política específica asociada al trabajador que presenta el inconveniente y pincha en el ícono de editar, representado por un lápiz. Al ingresar a la edición del perfil, desplázate por las opciones en la pantalla y revisa si se encuentra activa la casilla llamada "Limitar sobregiro". Si esta opción está habilitada, verás que la plataforma te permitirá definir o modificar la cantidad exacta de días que un colaborador tiene permitido excederse, lo cual explica por qué su saldo pudo quedar en negativo de manera autorizada.
Paso 2: Habilita los permisos previos de resguardo en el sistema
A continuación, si determinas que el saldo negativo no corresponde a un sobregiro planificado, sino a un error en un registro forzado mediante el uso de importadores, será necesario eliminar dicho movimiento. Sin embargo, para poder borrar un registro de vacaciones (especialmente si ya cuenta con comprobantes firmados o corresponde a un mes con liquidación cerrada), primero debes cerciorarte de activar tres parámetros de seguridad esenciales en la plataforma. Si no visualizas estas opciones en tu pantalla, recuerda que puedes solicitarlas directamente a nuestro equipo de SAC. Configura cada una siguiendo estas rutas:
a) Permiso de comprobantes: Ingresa a la ruta Administrativo > Asistencia > Configuraciones > Vacaciones. Una vez allí, pincha en la pestaña llamada Otras y, justo debajo del título "Funcionalidades", marca la opción “Permitir a RRHH eliminar comprobante de vacaciones firmados”. Asegúrate de guardar los cambios antes de salir de la sección.
b) Permiso de ausencias: Dirígete ahora a la ruta Administrativo > Asistencia > Configuraciones > Ausencias. En este panel, pincha en la pestaña Otras y, debajo del apartado de "Funcionalidades", selecciona la casilla “Permitir carga de ausencias en liquidación cerrada”.
c) Permiso de documentos: Finalmente, ve a la ruta Administrativo > Documentos y firma > Configuraciones. En la sección identificada como Otras, activa la alternativa llamada “Permitir eliminar documentos firmados” y presiona el botón para guardar la configuración general.
Paso 3: Elimina el registro erróneo desde el expediente del trabajador
Una vez que te hayas asegurado de contar con todas las configuraciones y permisos activos descritos en el paso anterior, ahora sí podrás proceder con la corrección definitiva del saldo del empleado. Para hacerlo, dirígete directamente a la Ficha del colaborador que presenta el saldo negativo.
Al ingresar a su expediente, selecciona la pestaña titulada Vacaciones. En esta sección podrás visualizar la bitácora completa con el historial de días tomados, solicitados y asignados de la persona. Busca con atención el registro de vacaciones cargado por error que causó el descuadre y procede a eliminarlo de la plataforma.
Resultado esperado
Si realizaste el proceso correctamente, una vez que elimines el registro erróneo o ajustes la política de sobregiro, verás que el sistema recalculará la información de manera inmediata. El saldo negativo desaparecerá de la ficha del colaborador y la plataforma mostrará la cantidad de días de vacaciones disponibles reales y actualizados de forma automática, permitiéndote trabajar con total flexibilidad de ahí en adelante.