La funcionalidad de Encuestas Recurrentes te permite automatizar la aplicación de instrumentos de medición en el tiempo. En lugar de crear una nueva encuesta cada vez, puedes programar una serie de repeticiones (periodos) que se ejecutarán automáticamente según la frecuencia que definas.
1. Configuración de la Programación Base
Antes de activar la recurrencia, es fundamental establecer el primer periodo de aplicación, ya que este servirá como molde para todas las repeticiones futuras.
Fechas de inicio y término: En la sección "Programación de la encuesta", define el día y la hora exacta en que comenzará y finalizará la primera aplicación.
Activación automática: Debes marcar las opciones "Inicia automáticamente" y "Finaliza automáticamente". Sin estas marcas, el sistema no podrá calcular las repeticiones.
Ventana de respuesta: El rango de tiempo entre el inicio y el término que definas aquí será la "ventana de respuesta". Esta duración se replicará exactamente en cada repetición futura.
2. Activación de la Recurrencia
Una vez configurada la programación base, podrás visualizar el selector "Repetir encuesta".
Nota importante: Si el selector aparece deshabilitado, asegúrate de haber configurado correctamente el inicio y término automático en el paso anterior. Un mensaje de ayuda te lo recordará en pantalla.
Definir la frecuencia
Debes indicar cada cuánto tiempo quieres que se repita la encuesta seleccionando un número y una unidad de tiempo (días, semanas, meses o años). Por ejemplo: Repetir cada 5 semanas. El sistema calculará las siguientes fechas de inicio basándose siempre en la fecha de la primera aplicación.
Validación de no solapamiento
Para evitar confusiones y errores en la recolección de datos, el sistema no permite que existan dos periodos de la misma encuesta activos al mismo tiempo.
La regla: La duración de la ventana de respuesta debe ser menor o igual al intervalo de repetición.
Ejemplo de error: Si tu encuesta dura 20 días pero pides que se repita cada 14 días (2 semanas), el sistema te solicitará ajustar las fechas para evitar que la segunda aplicación comience antes de que termine la primera.
3. Reglas de Finalización
Debes definir hasta cuándo se mantendrá activa esta automatización eligiendo una de estas dos opciones:
Hasta una fecha específica: Seleccionas un día en el calendario. El sistema generará periodos siempre que su fecha de inicio sea igual o anterior a ese límite.
Hasta completar X aplicaciones: Defines un número total de ejecuciones. Ten en cuenta que la primera aplicación (la base) ya cuenta como la número 1.
4. Gestión y Monitoreo de Periodos
Identificación de los periodos
Para que los colaboradores no confundan los correos electrónicos, cada repetición tendrá un nombre automático compuesto por: Nombre de la encuesta + Fecha de inicio (ej. Pulso de Clima – 01/03/2026). Para ti, como administrador, seguirá siendo una única encuesta gestionada desde un solo lugar.
Monitoreo del cumplimiento
En la sección de "Encuestas en curso", verás la columna "Estado formularios".
Verás un contador (ej. 1/4) que indica cuántos periodos ha respondido el colaborador del total programado.
Al pasar el cursor sobre el contador, se desplegará un detalle indicando el estado de cada periodo: No iniciado, En curso o Finalizado.
Participantes
Existe un listado único de participantes para toda la serie de encuestas. Puedes agregar nuevas personas en cualquier momento:
Si hay un periodo activo, podrán responderlo de inmediato.
Si el periodo actual ya cerró, quedarán habilitados automáticamente para la siguiente repetición.
5. Resultados y Descargas
Visualización en plataforma
Por el momento, los resultados dentro de la plataforma se muestran de forma acumulada. Esto significa que verás la suma de todas las respuestas recibidas a lo largo de los diferentes periodos en una sola vista.
Descarga de reportes (Excel)
Si necesitas analizar los datos separadamente por ciclo, la opción "Descargar respuestas" es tu mejor herramienta:
Columna Fecha de Aplicación: En la pestaña de detalle, verás exactamente a qué periodo corresponde cada respuesta.
Hojas por periodo: El archivo Excel generará pestañas adicionales independientes para cada ciclo completado, facilitando el análisis comparativo manual.
Resumen con IA
Si utilizas el Resumen IA, el sistema analizará la información considerando los distintos periodos para intentar identificar tendencias o insights basados en la evolución del tiempo