Realiza diagnósticos profundos y estructurados sobre el ambiente laboral de tu empresa con el módulo de Encuestas de Clima, una herramienta estrictamente anónima vinculada al organigrama de tu organización.
Con esta guía de primeros pasos aprenderás a estructurar las dimensiones de tu encuesta, configurar la metodología de cálculo, validar el quórum de confidencialidad y publicar tu medición:
- Segmentación por estructura organizacional: Analiza resultados desglosados por divisiones, áreas y subáreas para identificar focos de mejora específicos en cada equipo.
- Metodologías de cálculo configurables: Elige el estándar de medición que utilice tu empresa entre Promedio simple, Porcentaje de promotores o Net Happiness Score (NHS), además de preguntas NPS.
- Confidencialidad y anonimato garantizados: Resguarda la identidad de tus colaboradores mediante un criterio de visualización que exige un quórum mínimo de 4 respuestas por grupo para mostrar resultados.
Paso 1: Crea tu primera encuesta de clima
Inicia la configuración de tu proceso de medición creando un instrumento desde cero, utilizando la plantilla recomendada por Buk o reutilizando una evaluación anterior.
- En el menú lateral izquierdo, dirígete a Desarrollo Organizacional > Encuestas > Clima.
- Haz clic en el botón Crear encuesta de clima ubicado en la esquina superior derecha.
- Elige cómo deseas construir tu encuesta:
- 3.1. En blanco: Para diseñar todas las categorías y preguntas desde cero.
- 3.2. Usar plantilla de Buk: Para partir con una estructura base de dimensiones y preguntas de clima laboral lista para adaptar.
- 3.3. Reutilizar encuesta anterior: Para duplicar una medición previa y mantener la comparabilidad histórica de tus indicadores.
- Asigna un Nombre identificatorio a la evaluación y confirma para avanzar.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: El sistema creará el borrador del proceso y te llevará automáticamente a la primera etapa del flujo: 1. Formulario encuesta.
- Ejemplo práctico: Duplica la encuesta de clima del año anterior si buscas comparar la evolución interanual de cada área bajo las mismas preguntas y categorías.
Paso 2: Configura las categorías de la encuesta
Agrupa las preguntas de tu evaluación en dimensiones estratégicas para obtener reportes de resultados desglosados por cada indicador del clima laboral.
- Dentro de la pestaña Formulario encuesta, haz clic en el botón Configurar Categorías.
- Selecciona la opción Nueva Categoría.
- Ingresa el Nombre de la dimensión que deseas medir (por ejemplo, Liderazgo, Comunicación o Bienestar).
- Si necesitas incluir preguntas informativas o demográficas que no alteren el indicador general de la empresa, marca la casilla No sumar al cálculo del resultado global.
- Repite el proceso para todas las dimensiones de tu diagnóstico y haz clic en Guardar.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Tus categorías aparecerán disponibles en el listado desplegable al momento de crear o importar las preguntas del formulario.
- Sugerencia: Definir categorías claras antes de redactar las preguntas te permitirá visualizar mapas de calor y comparativas por dimensión entre las distintas áreas de tu empresa.
Paso 3: Agrega preguntas al formulario
Construye el cuestionario combinando preguntas cuantitativas y cualitativas para medir la percepción de tus colaboradores en cada categoría.
- En la pestaña Formulario encuesta, haz clic en Agregar elemento y selecciona Agregar pregunta.
- Elige el tipo de pregunta según el dato que necesites recopilar:
- 2.1. Selección única: Permite evaluar afirmaciones mediante una escala de alternativas (por ejemplo, escala Likert de 1 a 5). Debes asociarla a una Categoría e ingresar una opción por línea ordenada de menor a mayor valor (donde la primera línea equivale a 1, la segunda a 2, y así sucesivamente).
- 2.2. Párrafo: Habilita un campo de texto abierto para recibir comentarios, sugerencias y feedback cualitativo.
- 2.3. Importancia relativa: Permite que el colaborador ordene un conjunto de opciones según su prioridad o preferencia.
- 2.4. NPS (Net Promoter Score): Mide el nivel de recomendación o lealtad en una escala numérica estandarizada.
- Completa el Título de la pregunta, añade una descripción opcional y marca la casilla Respuesta obligatoria si deseas que el colaborador deba contestarla para poder enviar la encuesta.
- Ordena las preguntas arrastrándolas en la pantalla y, al finalizar tu cuestionario, haz clic en Guardar y seguir.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Visualizarás todas las preguntas organizadas en el formulario y avanzarás a la etapa 2. Configuración general.
- Sugerencia: También puedes cargar todo tu cuestionario de una sola vez haciendo clic en Agregar elemento > Importar preguntas para descargar y subir la plantilla Excel de carga masiva.
Paso 4: Configura los mensajes y fechas
Personaliza las fechas informativas del proceso y redacta los comunicados que guiarán a tus colaboradores al inicio, durante y al cierre de la encuesta.
- En la pestaña Configuración general, define la Fecha de inicio y la Fecha de término para informar a los participantes el periodo en que estará disponible la medición.
- En la sección Mensajes, personaliza los textos para cada instancia del flujo:
- 2.1. Mensaje de notificación de inicio: Correo electrónico de invitación que se enviará automáticamente al comenzar la encuesta.
- 2.2. Mensaje de bienvenida: Texto introductorio visible para el colaborador al abrir el formulario.
- 2.3. Mensaje de salida: Mensaje de agradecimiento que se muestra en pantalla inmediatamente después de enviar las respuestas.
- 2.4. Mensaje de notificación de término: Correo opcional que se envía al cerrar el proceso (si no deseas enviarlo, deja el campo vacío).
- Para personalizar el saludo con datos de cada persona, haz clic en el botón Variables, copia el marcador deseado (por ejemplo,
{{empleado.nombre}}) y pégalo dentro del mensaje.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Los textos y fechas quedarán registrados en la vista de Configuración general.
- Importante: Las fechas configuradas en esta sección son solo referenciales; la apertura y el cierre real de una encuesta de clima los ejecuta manualmente el administrador. Además, recuerda revisar cuidadosamente tus textos, ya que una vez iniciada la encuesta los mensajes no podrán editarse.
Paso 5: Selecciona la metodología de cálculo
Elige la fórmula matemática con la que Buk procesará las respuestas cuantitativas y construirá los reportes de resultados.
- Sin salir de la pestaña Configuración general, desplázate hasta la sección Metodología de cálculo (o Cálculo de resultados).
- Selecciona una de las tres metodologías disponibles:
- 2.1. Promedio simple: Calcula el promedio aritmético de todas las respuestas numéricas obtenidas.
- 2.2. Porcentaje de promotores: Disponible para preguntas de selección única con escala de 1 a 5; considera como respuestas favorables las opciones 4 y 5, mostrando el porcentaje de promotores sobre el total.
- 2.3. Net Happiness Score (NHS): Disponible para preguntas de selección única con escala de 1 a 5; clasifica las respuestas en negativas (1 y 2), neutras (3) y positivas (4 y 5), restando al porcentaje de respuestas positivas el porcentaje de respuestas negativas.
- Haz clic en Guardar y seguir para avanzar a la asignación de participantes.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: La metodología quedará marcada en tu configuración general y el sistema te redirigirá a la pestaña 3. Participantes.
- Importante: Si eliges Porcentaje de promotores o Net Happiness Score (NHS), asegúrate de que tus preguntas de selección única estén configuradas exactamente con una escala de 5 alternativas.
Paso 6: Carga los participantes de la encuesta
Define qué colaboradores responderán el diagnóstico y bajo qué estructura de divisiones, áreas o subáreas se agruparán sus resultados.
- En la pestaña Participantes, haz clic en el botón Agregar participantes.
- Selecciona el método de carga que mejor se adapte a tu proceso:
- 2.1. Carga manual: En la pestaña Seleccionar participantes, filtra por columnas o usa el buscador superior, marca a los colaboradores que deseas incluir y haz clic en Agregar Selección.
- 2.2. Carga masiva: Selecciona la profundidad de los grupos de clima, descarga la plantilla Excel, completa el número de documento de cada colaborador junto con su división, área o subárea, y sube el archivo validado.
- Verifica la nómina final en la pestaña Participantes seleccionados y haz clic en Guardar y seguir.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Verás el listado completo de colaboradores asignados a la encuesta y avanzarás automáticamente a la etapa 4. Validación.
- Importante: Agregar participantes en esta etapa no envía ningún correo ni notificación a los colaboradores. Puedes cargar y ajustar la nómina con total tranquilidad antes del lanzamiento.
Paso 7: Valida el criterio de visualización
Verifica que todas las áreas o grupos configurados cuenten con el mínimo de integrantes necesario para proteger el anonimato y mostrar resultados.
- En la pestaña Validación, revisa el listado de áreas y subáreas junto con la columna Criterio de visualización.
- Comprueba que cada grupo tenga al menos 4 participantes asignados para poder alcanzar el quórum mínimo de 4 respuestas.
- Si algún área o subárea tiene menos de 4 personas y figura que no cumple el criterio:
- 3.1. Ubica la columna Acciones del grupo o participante y selecciona Trasladar participante.
- 3.2. Reasigna a los colaboradores de ese grupo pequeño hacia un área o división de mayor tamaño para efectos del reporte de clima.
- Una vez que todos los grupos cumplan con el mínimo requerido, guarda la validación.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Todos los grupos de tu estructura figurarán validados bajo el criterio de visualización en la pestaña Validación.
- Importante: Por estricto resguardo del anonimato, si al finalizar la encuesta un área registra menos de 4 respuestas, el sistema mostrará la etiqueta No cumple y no permitirá visualizar los resultados segmentados de ese grupo.
Paso 8: Publica la encuesta de clima
Lanza oficialmente tu medición para que la plataforma despache las invitaciones por correo electrónico y comience la recolección de respuestas.
- Una vez completada la validación de grupos, dirígete a la vista general de tu evaluación y verifica que el formulario, los mensajes y los participantes sean los definitivos.
- Haz clic en el botón Comenzar encuesta (o Iniciar encuesta).
- Confirma el inicio del proceso en la ventana emergente.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: El estado de la evaluación cambiará a En curso, los colaboradores recibirán automáticamente el correo de invitación y comenzarás a ver las métricas de participación en tiempo real.
- Importante: Una vez iniciada la encuesta, el formulario y los mensajes configurados ya no podrán modificarse.
¿Qué puedes hacer ahora?
Mientras tu encuesta de clima se encuentra en curso y al finalizar la medición, puedes realizar estas gestiones:
- Monitorear el avance global y por áreas: Revisa en la pantalla principal el porcentaje de Avance global y el Detalle de áreas para identificar qué equipos ya alcanzaron la etiqueta Cumple (4 o más respuestas) y cuáles aún están bajo el quórum.
- Enviar recordatorios automáticos: Haz clic en el botón Enviar recordatorios para reenviar la invitación por correo electrónico únicamente a los colaboradores que aún no han contestado, manteniendo siempre su identidad en reserva.
- Gestionar participantes en curso: Si una persona sale de la organización o toma una licencia prolongada durante la medición, puedes inactivarla desde la pestaña Participantes para que deje de afectar el porcentaje de participación.
- Analizar la reportería avanzada al cerrar: Una vez finalizada la encuesta, explora los mapas de calor por categoría, el análisis de sentimientos con IA en comentarios abiertos y descarga la sábana de resultados en Excel.