Primeros pasos en Firma Electrónica – Colombia

Digitaliza, centraliza y automatiza la gestión contractual de tu organización con Firma Electrónica en el módulo de Documentos y Firma, eliminando el uso de papel y asegurando la plena validez jurídica y trazabilidad de cada documento laboral bajo la normativa vigente.

Con esta guía de primeros pasos aprenderás a configurar a tus representantes legales, establecer flujos secuenciales de visación y firma, y completar el ciclo de firma digital tanto desde la empresa como desde el portal del colaborador:

Validez legal e integridad garantizada: Asocia de forma inequívoca la identidad de cada firmante mediante contraseña y código de verificación (OTP por correo o SMS), incorporando certificado digital y código QR de validación en el PDF final.
Flujos de revisión y orden de firma: Configura revisores (visadores) previos y establece secuencias de hasta 3 firmantes por documento (Colaborador, Representante Legal, Supervisor u Otro) con notificaciones automáticas paso a paso.
Firma masiva y monitoreo en tiempo real: Permite que los representantes legales o supervisores firmen múltiples contratos o anexos de una sola vez y haz seguimiento centralizado a todas las firmas pendientes.

Paso 1: Habilita las configuraciones de firma

Ajusta las reglas generales de firma electrónica y seguridad documental para alinearlas con las políticas internas de tu organización.

En el menú lateral izquierdo, dirígete a Administrativo > Documentos y Firma > Configuraciones.
En la sección Firma Electrónica, define el comportamiento para los firmantes de la empresa:
1. 2.1. Permitir la firma de cualquier Representante Legal: Activa esta opción si deseas que cualquier representante legal registrado en el sistema pueda firmar certificados de vacaciones, finiquitos o documentos autogestionables (si la dejas desactivada, solo se asignarán al representante legal por defecto o secundario).
2. 2.2. Enviar copia a Representantes Legales: Marca esta casilla para que cada representante legal que participe en una firma reciba automáticamente por correo una copia digital del documento finalizado.
En la sección Seguridad, revisa opciones adicionales como Descargar documentos vía QR sin usuario, que permite validar y descargar el archivo escaneando el código QR sin necesidad de iniciar sesión en Buk.
Haz clic en Guardar.

¿Cómo sabrás que está listo?: Los parámetros de firma electrónica y seguridad quedarán registrados y se aplicarán a los próximos flujos documentales.
Requisito previo obligatorio: Recuerda que en Buk solo pueden firmar documentos las personas que cuentan con ficha de colaborador y usuario activo creados en la plataforma (no es posible habilitar la firma para personas externas sin ficha ni usuario).

Paso 2: Designa a los representantes legales

Registra a las personas con poder de firma dentro de cada razón social para que puedan suscribir contratos y anexos en nombre de la empresa.

En la barra superior, haz clic en Administración (ícono de engranaje) y selecciona Empresas.
Ubica la razón social que deseas configurar y haz clic en el ícono de lápiz (Editar).
Desplázate hasta la sección Representantes Legales y edita un registro existente o presiona el botón + para agregar uno nuevo:
1. 3.1. Nombres y apellidos: Ingresa el nombre completo del representante.
2. 3.2. Tipo y número de documento: Registra su RUT o documento de identidad.
3. 3.3. Dirección: Ingresa el domicilio legal (fundamentalmente la dirección de la empresa, ya que se utiliza en la comparecencia de los contratos).
4. 3.4. Tipo de representante: Define si actuará como Representante por defecto o Representante secundario.
Haz clic en Guardar al final del formulario.

¿Cómo sabrás que está listo?: Al volver a la tabla de Empresas y hacer clic en el ícono de personas de tu razón social, verás listados oficialmente a tus representantes legales habilitados.
Importante: Puedes registrar todos los representantes legales que tu organización necesite, sin límite de cantidad. Asegúrate de que cada representante tenga también su propia ficha y usuario en Buk para poder ejecutar la firma digital.

Paso 3: Actualiza los datos de contacto de los firmantes

Verifica que tus colaboradores tengan registrados su correo electrónico y teléfono celular para recibir las notificaciones y los códigos de seguridad de firma.

Para actualizar los datos de un colaborador de forma individual:
1. 1.1. Ingresa a la Ficha del colaborador desde Administrativo > Colaboradores.
2. 1.2. Selecciona la pestaña Personal, entra a Datos Personales y haz clic en el ícono de lápiz (Editar).
3. 1.3. Verifica y completa los campos de Email personal, Email corporativo y Teléfono particular.
4. 1.4. Haz clic en Guardar (o Actualizar Colaborador).
Para actualizar los datos de contacto de múltiples colaboradores de forma masiva:
1. 2.1. Ve a Reportería > Importadores > Importadores y selecciona el modificador Datos Personales.
2. 2.2. Marca las casillas de correo y teléfono, haz clic en Descargar con datos, actualiza la planilla Excel y vuelve a subirla con el botón Seleccionar archivo.

¿Cómo sabrás que está listo?: Los correos y teléfonos actualizados se mostrarán en el perfil personal de cada colaborador, habilitándolos para recibir códigos de verificación por email o SMS.
Ejemplo práctico: Mantener el correo personal al día es indispensable para que un nuevo ingreso pueda recibir y firmar su contrato de trabajo de forma remota antes de su primer día.

Paso 4: Define el flujo de firma y firmantes en la plantilla (Opcional)

Configura en tus plantillas documentales quiénes deben visar y firmar cada documento, y en qué orden cronológico se enviarán las notificaciones.

En el menú lateral izquierdo, ve a Administrativo > Documentos y Firma > Plantillas.
Busca la plantilla que deseas configurar, haz clic en el menú de tres puntos (⋮) o en el ícono de edición y selecciona Editar.
Configura las reglas de validación y firma del documento:
1. 3.1. Revisor (opcional): Marca la casilla Esta plantilla requiere revisor si necesitas que el supervisor del colaborador o un usuario específico apruebe el documento antes de pasar a la firma (se admite hasta 1 revisor).
2. 3.2. Firmantes: Marca la casilla Esta plantilla requiere firma y agrega a los actores que deben suscribir el documento (puedes incluir hasta 3 firmantes por documento entre Empleado, Representante Legal, Supervisor u Otro usuario).
3. 3.3. Orden de firmas: Marca la opción Establecer orden para las firmas y arrastra con el cursor a los firmantes para definir la secuencia exacta (1º, 2º y 3º).
4. 3.4. Notificaciones automáticas: Marca Notificar firmantes automáticamente para que el sistema avise por correo a cada firmante (de forma secuencial si definiste un orden, o en simultáneo si no estableciste orden).
Si deseas que los nombres de los firmantes se inserten dinámicamente en el texto del documento, agrega en el editor las variables {{firma.primer_firmante.nombre}} o {{firma.segundo_firmante.nombre}}, y finalmente haz clic en Guardar.

¿Cómo sabrás que está listo?: La plantilla quedará guardada con su estructura de revisor, firmantes y orden secuencial lista para aplicarse cada vez que emitas documentos con ella.
Importante: Actualmente, el orden y flujo automático de firma aplica para plantillas documentales (contratos, anexos, cartas o certificados personalizados), pero no está soportado para certificados de vacaciones ni certificados de beneficios.

Paso 5: Emite un documento para firma

Genera el documento de forma individual o masiva e inicia automáticamente el circuito de notificaciones hacia los revisores y firmantes.

Dirígete a Administrativo > Documentos y Firma > Documentos y haz clic en el botón Generar documentos en la esquina superior derecha.
Completa las cuatro etapas del asistente de generación:
1. 2.1. Paso 1 - Plantilla: Selecciona la plantilla firmable que vas a utilizar y el período de referencia para el cálculo de las variables.
2. 2.2. Paso 2 - Colaboradores: Filtra por empresa, área, cargo o nombre, marca a uno o varios colaboradores y haz clic en Continuar.
3. 2.3. Paso 3 - Firma y envío: Revisa el orden de firma heredado de la plantilla, selecciona al Representante Legal correspondiente y marca las casillas de Visibilidad (Quiero que los documentos se generen visibles) y de Notificación de documentos (Iniciar flujo de firma automático).
4. 2.4. Paso 4 - Resumen: Verifica la cantidad de documentos a emitir y la configuración elegida, y haz clic en Generar documentos.

¿Cómo sabrás que está listo?: Los archivos se crearán en estado Pendiente de revisión o Pendiente de firma y se despacharán automáticamente las notificaciones a los primeros responsables del flujo.
Importante: Aunque marques que los documentos se generen visibles para activar el flujo automático, el documento final solo quedará disponible en la carpeta del colaborador una vez que se complete el flujo requerido.

Paso 6: Revisa y aprueba el documento (Si aplica)

Valida el contenido de los documentos emitidos cuando tu usuario esté asignado como revisor (visador) previo a la firma.

Ve a Administrativo > Documentos y Firma > Documentos y selecciona la pestaña Mis revisiones pendientes.
Revisa el listado de documentos que esperan tu visación y haz clic sobre el nombre del archivo o en Revisar documento para inspeccionar su contenido (también puedes dejar un comentario asociado a la revisión).
Para aprobar o rechazar uno o múltiples documentos a la vez:
1. 3.1. Marca las casillas de los documentos validados en la tabla.
2. 3.2. Haz clic en el botón Acciones y selecciona Aprobar o Rechazar.
3. 3.3. Confirma la acción en el cuadro emergente.

¿Cómo sabrás que está listo?: Verás el mensaje Aprobaste exitosamente, el documento saldrá de tu bandeja Mis revisiones pendientes y avanzará automáticamente a la bandeja de firma del primer firmante configurado.
Importante: Si rechazas un documento en esta etapa, el flujo de firma se detendrá para evitar que se formalice un archivo con errores.

Paso 7: Firma documentos como representante legal o supervisor

Ejecuta tu firma electrónica individual o masivamente sobre los documentos laborales que requieren tu autorización por parte de la empresa.

Ingresa a Administrativo > Documentos y Firma > Documentos y abre la pestaña Mis firmas pendientes (también puedes acceder directamente desde el botón Ver Documentos o Firma aquí del correo de notificación recibido).
Selecciona los documentos que vas a firmar:
1. 2.1. Firma individual: Ubica el documento en la tabla y, en la columna Acciones, haz clic en Firmar.
2. 2.2. Firma masiva: Marca las casillas de todos los documentos que deseas suscribir (la tabla muestra hasta 100 filas por página; si necesitas abarcar más registros, marca la casilla superior y elige Seleccionar todos), haz clic en Acciones y selecciona Firmar Documentos.
En la ventana emergente de autenticación:
1. 3.1. Ingresa tu contraseña de inicio de sesión en Buk y haz clic en Verificar Contraseña.
2. 3.2. Revisa tu correo electrónico corporativo, copia el código enviado bajo el asunto Tu código de firma e ingrésalo en la casilla de verificación (si no llega tras unos minutos, presiona Reenviar un nuevo código).
3. 3.3. Haz clic en Firmar Documentos.

¿Cómo sabrás que está listo?: El sistema confirmará el éxito del proceso y los documentos firmados desaparecerán de tu bandeja Mis firmas pendientes.
Ejemplo práctico: Con la firma masiva, un Gerente General o Representante Legal puede firmar 80 anexos de actualización salarial o contratos nuevos en una sola operación segura.

Paso 8: Firma documentos como colaborador (Opcional)

Conoce el flujo que realizan tus colaboradores desde su portal personal para firmar sus documentos de forma individual o masiva.

El colaborador ingresa a su portal en Buk y se dirige a Mi Ficha > pestaña Documentos (si tiene archivos por firmar, la vista abrirá directamente en la sección de Pendientes).
Selecciona el documento pendiente o marca varios archivos y presiona Acciones > Firmar documentos.
Sigue los pasos de validación en pantalla:
1. 3.1. Confirma los documentos e ingresa su contraseña de acceso si es firma individual.
2. 3.2. Selecciona el método por el cual desea recibir el código de verificación (correo electrónico o mensaje de texto SMS) y presiona Siguiente.
3. 3.3. Ingresa el código recibido y hace clic en Firmar Documento.

¿Cómo sabrás que está listo?: El cuadro de estado se pondrá en color verde y el documento firmado pasará a su carpeta definitiva incluyendo las firmas digitales, fecha, hora y el código QR de validación en el PDF.
Ejemplo práctico: Tus colaboradores pueden firmar sus comprobantes de vacaciones, anexos de teletrabajo o contratos directamente desde su teléfono móvil en pocos segundos.

Paso 9: Monitorea el estado de las firmas

Supervisa el avance global de todos los procesos de revisión y firma para detectar cuellos de botella y asegurar la formalización oportuna.

Dirígete a Administrativo > Documentos y Firma > Documentos.
Selecciona la pestaña Todos los pendientes para obtener una vista consolidada de todos los archivos que aún se encuentran en circuito de revisión o firma.
Utiliza el buscador superior, los filtros simples (por estado de firma, tipo de documento, visibilidad o empresa) o el filtro avanzado para identificar qué firmante falta por completar su acción (colaborador, representante legal o supervisor).
Consulta la pestaña Todos los Documentos cuando necesites revisar el repositorio completo de documentos ya firmados y cerrados.

¿Cómo sabrás que está listo?: Podrás identificar en segundos el estado individual de cada firmante (Pendiente de firma, Firmado o Rechazado) y gestionar los seguimientos necesarios.
Importante sobre documentos firmados: Por integridad jurídica, un documento que ya completó todo su flujo de firma no puede eliminarse ni reemplazarse; cualquier modificación posterior a las condiciones pactadas debe emitirse mediante un nuevo anexo de contrato.

¿Qué puedes hacer ahora?

Con tu proceso de firma electrónica en marcha, puedes optimizar tu gestión documental con estas prácticas:

Usar tus bandejas de pendientes a diario: Acostumbra a tus revisores y representantes legales a revisar periódicamente las pestañas Mis revisiones pendientes y Mis firmas pendientes para evitar retrasos en contrataciones o renovaciones.
Descargar respaldos masivos: Desde la pestaña Todos los Documentos, filtra los contratos firmados de un periodo o área y descárgalos de forma masiva para auditorías o fiscalizaciones.
Recuperar archivos desde la Papelera: Si enviaste por error un documento aún no firmado a eliminación, puedes restaurarlo desde la pestaña Papelera dentro de una ventana de recuperación de 60 días.