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Primeros pasos en Plataforma Esencial Starter Chile

Centraliza la información de tus colaboradores y administra la estructura de tu equipo en Chile de forma ordenada, segura y autónoma desde el primer día con Buk Starter.

Con esta guía de primeros pasos aprenderás a configurar los datos legales de tu empresa, estructurar los cargos de tu organización, registrar las fichas de tus colaboradores y emitir documentos laborales automatizados:

  • Fichas de colaboradores completas: Registra y mantén al día toda la información personal, contractual, bancaria y previsional de cada integrante de tu equipo en un único expediente digital.
  • Gestión de cargos con apoyo de IA: Estructura los roles de tu organización para dar vida a tu organigrama y redacta descripciones y requisitos en segundos utilizando Buk AI.
  • Organización documental: Personaliza plantillas con variables dinámicas para generar contratos, anexos y certificados listos para descargar o respaldar digitalmente.

Paso 1: Configura la información de tu empresa

Registra y mantén actualizados los datos legales, bancarios y previsionales de tu organización para asegurar la correcta emisión de contratos, transferencias bancarias, archivos de Previred y el Libro de Remuneraciones Electrónico (LRE).

  1. En la barra superior, haz clic en Administración (ícono de engranaje) y selecciona Empresas.
  2. Ubica tu empresa en el listado y haz clic en el botón Editar.
  3. Completa la información legal y de ubicación solicitada:
    1. 3.1. Datos de identificación: Verifica o ingresa la Razón Social, RUT y Actividad Económica.
    2. 3.2. Ubicación: Completa la Dirección, Comuna y Ciudad de tu empresa.
    3. 3.3. Datos financieros y previsionales: Registra los datos de la cuenta bancaria corporativa y define las opciones de gratificación legal.
  4. Desplázate hasta el final del formulario y haz clic en Guardar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Los datos actualizados de tu organización aparecerán reflejados inmediatamente en la vista principal de Empresas.
  • Importante para el LRE: Completar correctamente la Comuna y Ciudad de tu empresa es indispensable para que tu Libro de Remuneraciones Electrónico (LRE) y tus documentos contractuales se generen sin errores de validación ante la Dirección del Trabajo.

Paso 2: Crea tu primer cargo

Define los roles y puestos de trabajo de tu organización para estructurar tu organigrama y asignar claramente las responsabilidades de cada colaborador.

  1. En el menú lateral izquierdo, ingresa a Administrativo > Organización > Cargos.
  2. Revisa los cargos precargados que incluye la plataforma (puedes editarlos si se ajustan a tu estructura) o haz clic en el botón Crear Cargo para definir uno nuevo.
  3. Completa la información del cargo en el formulario:
    1. 3.1. Ingresa el Nombre identificador del cargo y asócialo al área correspondiente si aplica.
    2. 3.2. Redacta la Descripción y los Requerimientos del rol, o utiliza Buk AI haciendo clic en el asistente para generar automáticamente una propuesta completa a partir del nombre del cargo.
  4. Haz clic en Guardar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: El nuevo cargo aparecerá listado en el catálogo de Cargos, disponible para asignarse en la ficha laboral de tus colaboradores.
  • Ejemplo práctico: Al crear el cargo Analista de Finanzas y apoyarte en Buk AI para redactar sus funciones y requisitos, estandarizas en segundos el perfil del puesto y lo dejas listo para vincularlo a tus próximos ingresos.

Paso 3: Configura tu ficha de colaborador

Actualiza con información real la primera ficha de colaborador que se creó automáticamente al registrar tu cuenta en Buk Starter, o ajusta su estado laboral según tu rol en la empresa.

  1. En el menú lateral izquierdo, dirígete a Administrativo > Colaboradores > Vigentes y selecciona tu propio perfil en la lista.
  2. En la sección Personal, haz clic en el ícono de lápiz (Editar), actualiza tus datos personales, de contacto y bancarios, y presiona Guardar.
  3. Dirígete a la pestaña Trabajo, haz clic en Editar trabajo, completa los datos de tu contrato, cargo y condiciones laborales, y presiona Guardar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Visualizarás tu propia ficha de colaborador con toda tu información personal y contractual actualizada.
  • Consideración importante para administradores: Si solo cumples funciones de administrador de la plataforma y no eres trabajador en nómina de la empresa, puedes ir a tu pestaña Trabajo y seleccionar Terminar trabajo sin finiquito. De esta forma conservarás intacto tu acceso como usuario administrador sin aparecer incluido en los cálculos mensuales de remuneraciones.

Paso 4: Crea tu primer colaborador

Registra a los integrantes de tu equipo ingresando sus datos personales, previsionales y contractuales para activar su expediente digital, su acceso al portal y el cálculo automático de sus liquidaciones.

  1. En el menú lateral izquierdo, ve a Administrativo > Colaboradores y haz clic en el botón Crear colaborador.
  2. Completa la primera etapa con la información personal del trabajador:
    1. 2.1. Ingresa sus datos básicos (nombre completo, RUT, fecha de nacimiento, dirección y correo electrónico).
    2. 2.2. Marca la casilla Crear Usuario (Perfil Normal) para otorgarle acceso a su portal de colaborador en Buk.
    3. 2.3. Define su forma de pago (por ejemplo, transferencia bancaria e información de su cuenta) y haz clic en Crear Colaborador.
  3. En la segunda etapa, configura sus condiciones previsionales y laborales:
    1. 3.1. Selecciona su régimen de AFP, institución de Salud (Fonasa o Isapre) y seguro de cesantía.
    2. 3.2. Completa los detalles del contrato (tipo de contrato, fechas, jornada y el Cargo creado previamente) y asigna su sueldo base.
  4. Haz clic en Finalizar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: El sistema abrirá automáticamente la nueva ficha del colaborador recién creado y lo incluirá en tu listado de colaboradores Vigentes.
  • Ejemplo práctico: Al ingresar el correo electrónico del trabajador y dejar marcada la opción Crear Usuario (Perfil Normal), el colaborador recibirá de inmediato un correo de invitación para activar su cuenta y consultar sus documentos y liquidaciones.

Paso 5: Edita una plantilla de documento

Personaliza los modelos de contratos, anexos y certificados precargados en Buk utilizando variables dinámicas para emitir documentos laborales en segundos.

  1. En el menú lateral izquierdo, ingresa a Administrativo > Documentos y Firma y selecciona Plantillas.
  2. Ubica la plantilla que deseas adaptar y haz clic en el ícono de lápiz (Editar).
  3. Configura los parámetros generales de la plantilla:
    1. 3.1. Ajusta el nombre del archivo, la empresa a la que pertenece y la carpeta de destino donde se guardará al generarse.
    2. 3.2. Selecciona el formato de salida (se recomienda elegir PDF para preservar intacto el diseño y evitar modificaciones posteriores).
  4. Edita el cuerpo del texto según las cláusulas de tu empresa (también puedes copiar y pegar contenido desde tus propios modelos).
  5. Utiliza el panel de Variables para insertar campos dinámicos dentro del texto (como nombre del colaborador, RUT, cargo, sueldo base o fecha de ingreso) que el sistema rellenará automáticamente al generar el documento.
  6. Haz clic en Previsualizar para comprobar cómo se ve el documento y verificar que todas las variables carguen correctamente la información.
  7. Haz clic en Guardar para finalizar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Tu plantilla actualizada quedará disponible en el listado de Plantillas para utilizarse con cualquier colaborador de tu empresa.
  • Sugerencia: Revisa siempre la vista previa con el botón Previsualizar después de insertar una variable para asegurarte de que la redacción, los espacios y el formato de párrafos luzcan impecables.

Paso 6: Genera tu primer documento

Emite contratos, anexos o certificados personalizados directamente desde la ficha de tus colaboradores utilizando tus plantillas configuradas.

  1. Ingresa a Administrativo > Colaboradores > Vigentes y haz clic sobre el nombre del colaborador para abrir su ficha.
  2. Selecciona la pestaña Documentos.
  3. Haz clic en el botón Generar Documentos (o Generar Documento).
  4. En la ventana de selección, elige la plantilla que necesitas emitir (por ejemplo: Contrato Tipo, Anexo de Contrato o Certificado de Antigüedad).
  5. Confirma haciendo clic en Generar Documento.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: El documento se generará con todos los datos reales del colaborador y quedará almacenado en la carpeta correspondiente dentro de su pestaña Documentos, listo para descargarse.
  • Sugerencia de respaldo: Una vez que el colaborador firme físicamente su contrato o anexo, puedes subir la versión firmada escaneada a esta misma pestaña Documentos para mantener su expediente digital 100% respaldado en un solo lugar.

¿Qué puedes hacer ahora?

Con la estructura esencial de tu empresa y tu equipo configurada en Buk Starter, puedes continuar con estas acciones:

  • Completar la nómina completa de tu empresa: Registra a todos tus colaboradores vigentes para tener tu dotación centralizada antes de tu primer cierre mensual.
  • Visualizar tu organigrama: Revisa cómo cobra vida la estructura de tu organización a medida que asignas cargos y supervisores directos en la pestaña Trabajo de cada colaborador.
  • Estandarizar tus anexos y certificados: Configura plantillas adicionales para cambios de sueldo, actualizaciones de jornada o certificados laborales frecuentes.
  • Continuar con Vacaciones, Ausencias y Remuneraciones: Avanza con la configuración de permisos, feriados legales y el cálculo de liquidaciones de sueldo para automatizar todo el ciclo mensual de tu equipo.

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