Primeros pasos en Usuarios y Perfiles – Colombia

Centraliza y asegura el ingreso a tu plataforma con el módulo de Usuarios y Perfiles. Esta herramienta te permite definir con precisión qué información puede visualizar o editar cada miembro de tu organización, activar el portal de autogestión para todos tus colaboradores y resguardar la privacidad de los datos sensibles.

Con esta guía de primeros pasos aprenderás a configurar la vista de autogestión de tu equipo, estructurar perfiles por rol, invitar masivamente a tus trabajadores y reforzar la seguridad de inicio de sesión:

Autogestión del colaborador: Define qué pestañas, documentos y herramientas verán todos tus colaboradores al ingresar a su ficha con el Perfil Normal (Básico).
Perfiles personalizados por rol: Otorga permisos diferenciados de lectura, lectura sensible o modificación para tus líderes, analistas de Gestión de Personas o consultores externos.
Seguridad y alcance de acceso: Activa métodos de autenticación robustos como la doble autenticación (2FA) y delimita la visibilidad de cada usuario según las áreas, cargos o recintos bajo su responsabilidad.

Paso 1: Personaliza el Perfil Normal (Básico)

Define qué información y herramientas de autogestión tendrán disponibles tus colaboradores al ingresar a su portal en Buk.

En la barra superior, haz clic en Administración (ícono de engranaje) y selecciona Usuarios y Perfiles.
Ingresa a la pestaña Perfiles.
Ubica el Perfil Normal (también denominado Perfil Básico) y haz clic en el ícono de lápiz (Editar) o accede a su configuración de permisos base.
Revisa y activa las pestañas de la ficha y las opciones de autogestión que deseas habilitar para toda la organización (como visualización de documentos, liquidaciones, solicitud de vacaciones o edición de datos personales básicos).
Haz clic en Guardar al final de la página.

¿Cómo sabrás que está listo?: Todos los usuarios con Perfil Normal verán reflejadas únicamente las pestañas y acciones de autogestión que hayas habilitado.
Importante: Este perfil es la base asignada por defecto a los colaboradores de la empresa, por lo que te permite darles autonomía en sus trámites diarios sin exponer información administrativa de otros trabajadores.

Paso 2: Crea perfiles personalizados

Estructura los niveles de acceso para tus líderes, analistas de Recursos Humanos o contadores externos según las responsabilidades de cada cargo.

En Administración (ícono de engranaje) > Usuarios y Perfiles, selecciona la pestaña Perfiles.
Haz clic en el botón Crear Perfil de Usuario (o Crear perfil).
Asigna un Nombre descriptivo al nuevo perfil (por ejemplo, Analista de Nómina, Jefatura de Área o Consultivo).
Recorre las Pestañas y Entidades de cada módulo y selecciona en la columna Acción el nivel de permiso correspondiente:
1. 4.1. No: El usuario no tendrá acceso ni visibilidad sobre esa sección.
2. 4.2. Sí: Otorga permiso para utilizar la funcionalidad o módulo correspondiente.
3. 4.3. Lectura: Permite visualizar la información general, excluyendo datos confidenciales de remuneraciones.
4. 4.4. Lectura sensible: Permite visualizar toda la información del módulo, incluyendo datos sensibles relacionados con pagos (como sueldo base, bonos y gratificaciones).
5. 4.5. Modificación: Permite tanto visualizar como crear, editar o eliminar registros dentro de la sección.
Desplázate hasta el final de la pantalla y haz clic en Guardar.

¿Cómo sabrás que está listo?: Tu nuevo perfil personalizado aparecerá en el listado de la pestaña Perfiles, disponible para asignarse a uno o más usuarios.
Consideración clave: Por motivos de seguridad, el perfil Administrador cuenta con acceso total a la plataforma y no puede editarse su propio nivel de acceso directamente; además, cada vez que se asigne el perfil Administrador a un usuario, todos los administradores actuales recibirán una notificación.

Paso 3: Crea los usuarios de forma masiva

Invita a todo tu equipo a la plataforma en un solo paso generando automáticamente sus credenciales de acceso vinculadas a sus fichas de colaborador.

Dirígete a Administración (ícono de engranaje) > Usuarios y Perfiles y asegúrate de estar en la pestaña Usuarios.
Haz clic en el botón Crear Usuarios en la esquina superior derecha.
Selecciona la modalidad de creación según tu necesidad:
1. 3.1. Normal a todos (Básico a todos): Crea automáticamente usuarios con Perfil Normal para todos los colaboradores vigentes que aún no tengan usuario y cuenten con correo electrónico registrado.
2. 3.2. Por grupos: Te permite elegir un perfil específico en el selector, marcar en la tabla a un grupo de colaboradores y hacer clic en Crear usuarios para asignárselo masivamente.
3. 3.3. Individualmente: Permite crear una cuenta única vinculada a un colaborador específico o a una persona externa (como un auditor o asesor).
Confirma la creación para que el sistema envíe automáticamente el correo de activación a cada colaborador.

¿Cómo sabrás que está listo?: Los nuevos usuarios aparecerán listados en la pestaña Usuarios y cada colaborador recibirá en su correo corporativo la invitación para activar su cuenta y definir su contraseña.
Importante sobre el correo electrónico: El correo utilizado para crear la cuenta e iniciar sesión en Buk siempre será el registrado en el campo Email Corporativo de la ficha del colaborador (no el Email Personal). En las listas de creación solo aparecerán los colaboradores que aún no tengan usuario creado y que cuenten con dicho correo registrado.

Paso 4: Configura la seguridad de acceso

Refuerza la protección de los datos de tu organización definiendo métodos de autenticación seguros para el inicio de sesión en Buk.

En la barra superior, haz clic en Administración (ícono de engranaje) y selecciona Parámetros Generales.
Ingresa a la pestaña Seguridad.
Configura el método de inicio de sesión y las capas de protección adicionales que se ajusten a las políticas de tu empresa:
1. 3.1. Email + Contraseña con Doble Autenticación (2FA): Activa la verificación en dos pasos para que, además de su contraseña, el usuario deba ingresar un código temporal enviado a su correo electrónico.
2. 3.2. Inicio de sesión único (SSO) con Google o Microsoft: Permite que tus colaboradores ingresen directamente usando sus cuentas corporativas de Google Workspace o Microsoft 365.
3. 3.3. SSO personalizado (OpenID/OAuth o SAML): Conecta Buk con el proveedor de identidad empresarial propio de tu organización.
Haz clic en Guardar para aplicar los estándares de seguridad.

¿Cómo sabrás que está listo?: La configuración de seguridad quedará guardada y, en el próximo inicio de sesión, Buk redirigirá automáticamente a cada usuario al flujo de autenticación definido según el dominio de su correo.
Sugerencia: Si tu empresa no cuenta con un proveedor de identidad externo (SSO), te recomendamos habilitar la doble autenticación por correo (2FA) junto con la recuperación de contraseña para mantener un alto estándar de seguridad sin requerir integraciones técnicas.

Paso 5: Asigna perfiles específicos a usuarios clave

Otorga el nivel de control adecuado a tus líderes, supervisores o encargados de área modificando su perfil de usuario.

Ve a Administración (ícono de engranaje) > Usuarios y Perfiles y ubícate en la pestaña Usuarios.
Utiliza el buscador para encontrar al usuario clave por su nombre, correo electrónico o número de documento.
Haz clic en el ícono de lápiz (Editar) o en el menú de tres puntos al final de su fila y selecciona Editar.
En la sección Perfil de usuario, despliega la lista y selecciona el perfil personalizado que creaste en el Paso 2.
Verifica que el usuario esté correctamente vinculado a su ficha en Tipo de usuario y que sus datos de identificación estén completos.
Haz clic en Guardar.

¿Cómo sabrás que está listo?: En la tabla principal de Usuarios, la columna Perfil mostrará el nuevo rol asignado a esa persona, quien tendrá acceso inmediato a los módulos habilitados en dicho perfil.
Importante: Recuerda que cada usuario solo puede tener un perfil asignado por cuenta de correo electrónico, y la opción Otorgar acceso de super admin debe reservarse exclusivamente para quienes administren la totalidad de la plataforma.

Paso 6: Asigna alcance de acceso

Restringe la visibilidad de tus usuarios con perfiles personalizados para que solo puedan consultar o gestionar la información de los equipos, áreas o ubicaciones bajo su responsabilidad.

En Administración (ícono de engranaje) > Usuarios y Perfiles > Usuarios, ubica al usuario que deseas segmentar (quien debe contar con un perfil personalizado).
Haz clic en los tres puntos al final de la fila y selecciona Editar.
Ingresa a la pestaña Alcance de acceso (o activa la sección Alcances de acceso) y define las restricciones requeridas:
1. 3.1. Visibilidad de roles: Define si el usuario podrá visualizar colaboradores con roles públicos, privados o ambos.
2. 3.2. Limitar por subáreas (Límites de área): Selecciona las divisiones, áreas o subáreas específicas cuyos colaboradores podrá visualizar el usuario.
3. 3.3. Limitar por recintos: Restringe la visibilidad únicamente a los trabajadores asociados a determinadas sucursales o recintos.
4. 3.4. Limitar por reglas: Establece condiciones personalizadas adicionales para acotar el acceso dentro de los módulos.
Haz clic en Guardar para aplicar los límites.

¿Cómo sabrás que está listo?: El usuario solo podrá ver y gestionar en Buk la información de los colaboradores que pertenezcan a las áreas, recintos o roles permitidos en su alcance de acceso.
Consideración importante: Las opciones de Alcance de acceso solo están disponibles para usuarios que tengan asignado un perfil personalizado; no aplican sobre cuentas que mantengan únicamente el Perfil Normal.

¿Qué puedes hacer ahora?

Una vez configurados tus usuarios y perfiles, puedes mantener el control continuo de los accesos a tu plataforma desde Administración (ícono de engranaje) > Usuarios y Perfiles:

Monitorear estados de acceso: Filtra la vista de usuarios entre las pestañas Todos, Activos, Desactivados y Bloqueados (usuarios activos que superaron el límite de intentos fallidos de inicio de sesión) para desbloquear o gestionar cuentas rápidamente.
Personalizar columnas de auditoría: Utiliza el selector de columnas en la esquina superior derecha de la tabla de Usuarios para mostrar datos clave como Fecha de sesión más reciente, Fecha de activación, ¿Es supervisor? o ¿Es representante legal?.
Automatizar la creación al dar de alta un colaborador: Al crear una nueva ficha de colaborador en el futuro, marca la casilla Crear Usuario (Perfil Normal) debajo del campo de correo corporativo para generar su acceso en el mismo paso.