Módulo Nómina Electrónica (NE) – Colombia

Objetivo:

Este artículo tiene como objetivo suministrar información sobre nuestro módulo de Nómina Electrónica, asegurando que puedas utilizarlo sin inconvenientes. Abordaremos el proceso de integración, la agrupación de conceptos tanto individual como masiva y finalmente las acciones que puedes realizar desde la sección Nómina e Historial de Eventos.

Alcance / Limitaciones:

El alcance se extiende a los usuarios de Buk Colombia, específicamente para los perfiles administradores, que llevan a cabo el proceso de pago de su nómina y la transmisión de la nómina electrónica con nuestra plataforma.

Definiciones:

¿Qué es la Nómina Electrónica?: Una de las responsabilidades de las empresas es emitir su Nómina Electrónica, la cual es un documento que se debe reportar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) bajo una plataforma (en nuestro caso Saphety), y debe manifestar los devengos, deducciones y totales de ingresos del colaborador.
¿Cuándo debo transmitir la nómina electrónica?: La transmisión debe efectuarse dentro de los 10 primeros días hábiles del mes siguiente al cual corresponde el pago. Esto, al igual que la seguridad social, debe transmitirse una vez al mes, independiente de la periodicidad de pago que maneje la empresa.
¿Qué es el JSON?: JSON (JavaScript Object Notation) es un formato de intercambio de datos que se utiliza para almacenar y transmitir información de manera estructurada. Es comúnmente utilizado para enviar y recibir información entre diferentes sistemas, como en aplicaciones web y servicios online. En nuestro caso lo utilizamos poder transmitir la Nómina Electrónica desde Buk hacia la DIAN.
NE: Utilizaremos estas siglas para referirnos a Nómina Electrónica.

Sustento Legal y Aplicaciones:

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) es la unidad administrativa que regula todo lo relacionado a Nómina Electrónica y es en esta donde nos sustentamos para todos nuestros desarrollos relacionados al tema.

Proceso en la Plataforma:

Durante el proceso de implementación, en compañía del Jefe de Proyectos que se te haya asignado, debes realizar las primeras configuraciones. Iniciando por la activación del módulo desde Configuración - Parámetros Generales - Integrar Nómina Electrónica.

Seguido de esto, desde Marketplace - Soluciones Buk - Contratadas - Nómina Electrónica - Configurar, deben seleccionar la empresa para proceder a configurar diferentes campos, los cuales permiten poder conectarnos exitosamente con Saphety y la DIAN. Te contamos brevemente de qué tratan cada uno de ellos:

Id Empresa Ambiente Productivo, Id Empresa Ambiente QA: Son datos que otorga Saphety, previo registro de la empresa. Inicialmente el ambiente QA solo era utilizado mientras el cliente estaba en pruebas de habilitación, sin embargo, actualmente estas se realizan desde el ambiente productivo, por lo que es necesario configurar el “Id Empresa Ambiente Productivo” durante el proceso de pruebas de habilitación para evitar errores. En caso de ser necesario el ambiente de QA lo utilizamos para pruebas internas.

TestSetId: Este dato lo suministra la DIAN y es necesario para las pruebas de habilitación.

Activo: Por el momento, este check no tiene ninguna usabilidad.

Pruebas de habilitación: Por requerimiento de la DIAN, como cliente debes realizar pruebas, para que así te puedas convertir en emisor de documentos electrónicos. Estas, consisten en envío de nómina y de notas de ajuste.

Una vez culminada las pruebas, debes destildar este check.

Credenciales Personalizadas: Este permite utilizar credenciales personalizadas suministradas por Saphety. Solo es utilizado en clientes que ya usaban Saphety en su software anterior.

Enviar Nómina Electrónica al trabajador: Esta opción te permite enviar la nómina electrónica al colaborador a su correo electrónico personal, siempre y cuando lo tenga configurado en su ficha.

Reportar Causaciones: Esta opción permite reportar mes a mes los ítems informativos que tengan agrupación de nómina electrónica. Se usa principalmente para reportar causaciones de prestaciones sociales (prima, cesantías e intereses de cesantías) y vacaciones.

Reportar Causación De Vacaciones Acumuladas En Diciembre: Permite reportar el valor de las causaciones acumuladas de vacaciones en la nómina electrónica de diciembre. Para poder marcar este check debe estar desmarcado el de Reportar Causaciones y viceversa, porque si no se estaría reportando doble, ya que esta opción se creó para clientes que reportan los montos finales de las causaciones y no las de mes a mes. En caso de que haya un retiro en el mes de diciembre, esta causación no va a viajar, ya que en la liquidación de contrato se incluye el pago de las vacaciones definitivas.

Ten en cuenta que siempre que crees una nueva empresa, debes realizar esta integración, así como las pruebas de habilitación. En caso contrario, al momento de querer realizar el envío de la NE el sistema te arrojará error.

Agrupación de ítems:

Para realizar un correcto reporte de nómina electrónica, todos los ítems, tanto de devengos como de descuentos, deben tener la agrupación de nómina electrónica. De igual manera, si no ingresas la agrupación de algún devengo/descuento, este igual va a reportarse en la nómina electrónica dentro de la sección de Devengados.OtrosConceptos y Deducciones.OtrasDeducciones, según corresponda. Cabe mencionar que, algunos ítems propios del sistema, de forma automática se reportan en la nómina electrónica, es decir, no requieren que les asignes una agrupación. Estos ítems son aquellos que además del monto, requieren reportar otra información, como días, un ejemplo de esto pueden ser: incapacidades, licencias, vacaciones. Además, si tienes beneficios extra legales, como por ejemplo, la prima de vacaciones, puedes transmitir en NE la provisión de esta mediante la agrupación otros_devengos y cuando hagas efectivo el pago, no viajará a la NE. Para esto, hemos creado una nueva agrupación con el nombre no_reportar_item, la cual solo estará disponible para devengos y su uso estará restringido al personal de Buk, esto garantiza la seguridad de la transmisión de NE al prevenir posibles errores involuntarios en su manejo, por lo que si requieres asignar esta agrupación a uno de tu beneficios, debes solicitar ayuda a nuestro equipo de Servicio al Cliente.

La agrupación puede realizarse de forma individual o masiva.

Individual: al momento de crear o editar el item, puedes dirigirte a Opciones Avanzadas y ubicar el campo Agrupación Nómina Electrónica. Se desplegará un listado con las agrupaciones válidas, de acuerdo a lo determinado por la DIAN, debes seleccionar una y guardar los cambios.

Masiva: Desde Importadores - Importadores - Estructura Items (Modificador), seleccionando la opción Agrupación Nómina Electrónica, donde podrás ver los códigos válidos, tanto para devengos, como para descuentos y sobretiempos. Haz clic sobre Descargas Template, llena los campos con la información y por último Seleccionar archivo para realizar la carga.

Proceso de revisión y envío de la nómina electrónica:

Nuestro Modulo de Nomina Electrónica esta ubicado en el panel lateral Administrativo - Nomina Electrónica, dividido en Nómina e Historial de Eventos

Desde Nómina puedes realizar diferentes acciones. Te contamos en qué consisten cada una de ellas:

Validar Nómina: Antes de realizar el envío de la Nómina Electrónica, puedes realizar el proceso de validación. De esta manera, te anticipas en la revisión y corrección de posibles errores, evitando contratiempos de último momento.

Ten en cuenta que validar no es lo mismo que enviar. Es solo un paso previo para asegurarte que todo esté en orden antes de realizar el envío.

Enviar Nómina: Corresponde al envío del documento de Nómina Electrónica. Si al intentar enviar la NE existen errores de validación, recibirás una alerta al respecto. Tienes la opción de omitirlos al hacer clic en Enviar Nómina, lo que te otorga autonomía en el proceso, evitando la necesidad de recurrir a nuestro equipo de Servicio al Cliente, sin embargo, te recomendamos revisar los errores antes de la transmisión para asegurar su exactitud. En caso de preferirlo, puedes seleccionar Cancelar, realizar las correcciones necesarias y luego enviarla.

Enviar Nota de Ajuste - Reemplazar: Este tipo de envío te permite realizar ajustes o correcciones de un envío de nómina realizado anteriormente.

Enviar Nota de Ajuste - Eliminar: Con esta opción puedes eliminar un documento de Nómina Electrónica enviado anteriormente.

Documento Nómina PDF: Se pueden descargar los documentos de Nómina Electrónica que ya hayan sido aprobados por la DIAN, es decir, aquellos cuyo estado de envío sea Nómina Certificada.

Exportar Excel: Se puede descargar un reporte en excel con todo el detalle de cada empleado que hayas seleccionado y así realizar revisiones de forma dinámica. El reporte se generará separado por razones sociales. Una hoja por cada razón social.

Exportar Json: Se pueden descargar los documentos de Nómina Electrónica que ya hayan sido aprobados por la DIAN, es decir, aquellos cuyo estado de envío sea Nómina Certificada.

En cuanto a las columnas que conforman el segmento de Nómina, tenemos las siguientes:

Fecha Último Evento: Esta muestra la fecha del último evento, bien sea una validación o un envío.

Estado Validación. Esta muestra el estado de la última validación. Los estados son:

Vacío: Si no has hecho ninguna validación verás esta columna vacía.
Éxito: Validación realizada sin ninguna novedad.
Error: La validación tiene alguna inconsistencia.
Obsoleta: Significa que si después de validar realizaste un cambio en el comprobante del colaborador, y esta validación quedó desactualizada, es decir, debes volver a validar para asegurarte que no tienes ningún error.

Estado Envío: Esta muestra el estado del último envío, ya sea de nómina o de una nota de ajuste por reemplazo o eliminación. Te detallamos a continuación los estados en los que puede estar esta columna:

Vacío: Si no has hecho ningún envío para el colaborador, verás esta columna vacía.
Nómina Certificada: Cuando un envío de nómina individual (del colaborador) se envía correctamente.
Error: Cuando hay un error con nuestro proveedor (Saphety).
Error DIAN: Cuando hay un error con la DIAN.
Error interno: Cuando hay un error por parte de Buk.
Eliminación Certificada: Cuando se elimina exitosamente la última nómina enviada
Error Eliminación: Cuando falla el envío de una nota de ajuste de eliminación.
Reemplazo Certificado: Cuando se reemplaza exitosamente la última nómina enviada
Error Reemplazo: Cuando falla el envío de una nota de ajuste de reemplazo.
Error 90: Net::ReadTimeout. Esto sucede porque puede haber intermitencia entre la DIAN y Saphety. Al hacer clic en el botón Sincronizar Documentos y después de esperar un aproximado de dos o tres horas se corrige el error.

Te recomendamos verificar en la DIAN si se hizo efectivo el envío para evitar duplicados.

Desde Historial de Evento puedes exportar un excel con el historial de eventos realizados (envíos o validaciones) y ver el estado de los mismos. En cuanto a las columnas que conforman el segmento Historial de Evento, tenemos las siguientes:

Estado: podrás ver los siguientes:

Certificado: hace referencia al envío exitoso, tanto de nómina, como de las notas de ajuste tanto por reemplazo como por eliminación.
Éxito, Error y Obsoleta: Son los mismos que se muestran en la sección Nómina y hacen referencia a validaciones.
Error, Error Interno, Error DIAN: Son los mismos que se muestran en la sección Nómina y hacen referencia a envíos.

Fecha de Evento: la cual tiene la misma información que la columna Fecha Último Evento de la sección Nómina.

Tipo de Evento: cuyos estados pueden ser los siguientes:

Nómina Individual: Si lo que realizaste fue el envío de la NE.
Nota de Ajuste de Eliminación: Si lo que realizaste fue el envío de una nota de ajuste de eliminación. .
Nota de Ajuste de Reemplazo: Si lo que realizaste fue el envío de una nota de ajuste de reemplazo.
Validación: Si lo que realizaste fue una validación.

Módulos Requeridos: