Certificado de Ingresos y Retenciones

 

 

 

Objetivo:

El objetivo de este artículo es brindar información relevante sobre la generación de los Certificados de Ingresos y Retenciones. Se abordarán temas claves como la agrupación de los ítems, revisiones, generación tanto individual como masiva y por último te contaremos todo lo relacionado a la adaptación de las nuevas casillas, asegurando el cumplimiento de los cambios normativos dispuestos por la DIAN. 

Alcance:

El alcance se extiende a los usuarios de Buk Colombia, específicamente para los perfiles administradores, que llevan a cabo el proceso de pago de su nómina y la generación de los Certificados de Ingresos y Retenciones con nuestra plataforma. 

Definiciones: 

• Certificado de Ingresos y Retenciones: El Certificado de Ingresos y Retenciones (CIR) es un documento en el que el empleador o agente retenedor debe informar de forma obligatoria los pagos y retenciones efectuados a un empleado durante un año fiscal. Emitido anualmente, este certificado refleja datos del 1 de enero al 31 de diciembre del año previo.  

• Importancia del CIR: Es esencial para verificar ingresos y cumplir con las obligaciones tributarias. Por otra parte, es necesario para hacer la declaración de impuestos y puede ser de utilidad al solicitar créditos o préstamos, formando parte de la evaluación crediticia.

• Plazo de entrega del CIR: Los certificados deberán expedirse a más tardar el último día hábil del mes de marzo del año gravable que corresponda. Para el 2024 será el miércoles 27 de marzo de 2024, considerando que el jueves 28 y viernes 29 son festivos. En Buk los certificados los generamos con fecha de expedición 31 de Marzo, independiente de la fecha de generación. 

• Declaración de renta: La DIAN estableció el calendario tributario para la declaración de renta del 2023. Los contribuyentes deben cumplir con este trámite entre el 12 de agosto y el 24 de octubre de 2024, según el último dígito de su cédula o número de identificación tributaria (NIT). 

Sustento Legal y Aplicaciones:

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) es la unidad administrativa que regula todo lo relacionado a Certificado de Ingresos y Retenciones y es en esta donde nos sustentamos para todos nuestros desarrollos relacionados al tema. 

 

Proceso en la plataforma:
Para realizar un correcto informe del CIR, todos los ítems, tanto de devengos como de descuentos, deben tener la Agrupación Certificado de Ingresos y Retenciones. A diferencia de Nómina Electrónica, los que no tienen agrupación, no se van a una por defecto, sino que simplemente no se consideran en el certificado. Cabe mencionar que, algunos ítems propios del sistema, se reportan de forma automática, por ejemplo: el salario, salud, pensión, licencias, incapacidades, etc. Ten presente que el apoyo de sostenimiento de tus aprendices está atado al ítem de salario, sin embargo, este se agrupa a “Otros pagos”

La agrupación puede realizarse de forma individual o masiva.

Individual: al momento de crear o editar el ítem, puedes dirigirte a Opciones Avanzadas y ubicar el campo  Agrupación Certificado de Ingresos y Retenciones. Se desplegará un listado con las agrupaciones válidas, de acuerdo a lo determinado por la DIAN, debes seleccionar una y guardar los cambios. Cabe mencionar, que el ítem sólo será considerado en el CIR desde el periodo en que se realiza la modificación, es decir, no es retroactivo. 

Masiva: Desde Importadores - Importadores - Estructura Ítems (Modificador), seleccionando la opción Agrupación Certificado de Ingresos y Retenciones, donde podrás ver los códigos válidos. Haz clic sobre Descargar Template, llena los campos con la información y por último Seleccionar archivo para realizar la carga.  A diferencia de la forma individual, de esta forma, si afectamos la agrupación del ítem en períodos cerrados, por ejemplo, si haces el cambio en Febrero 2024, afectamos afectamos toda la historia y versiones del ítem. 

Donde y como se genera el CIR: El CIR se puede generar de dos formas. Para cualquiera de estas, es necesario que el mes de Diciembre esté cerrado. Ten presente que si tienes varias empresas registradas en tu URL y un colaborador trabajó en más de una durante el año, se generará un CIR por cada empresa. Asimismo, si un empleado fue liquidado y luego recontratado (por ejemplo, trabajó de enero a mayo y luego nuevamente desde agosto), se emitirán dos CIR: uno para el período de enero a mayo y otro para el de agosto a diciembre. Para evitar errores en la generación, desde Configuración - Empresas - Editar, asegúrate de que el nombre de tu empresa no tenga espacios al inicio o al final. Además, verifica que el nombre de fantasía no contenga caracteres especiales.

 

Individual: Desde la ficha del colaborador, en la pestaña Documentos, donde quedará guardado en un carpeta llamada Certificados. Al generarlo, automáticamente queda visible para el colaborador. Cada generación es un documento, es decir, una nueva generación no reemplaza la anterior.

Masiva: También lo puedes hacer de forma masiva, desde el Panel de Control, posicionándote en el año fiscal que deseas generar, el cual aparece únicamente cuando cierras el mes de Diciembre, cabe mencionar que la variable del año debe estar abierta. Haz clic sobre Generar Certificados y cuando se complete la generación descárgalos a través del botón Certificado de Ingresos y Retenciones. El sistema generará una carpeta por empresa, con todos los certificados en PDF y también generará una carpeta en la pestaña de documentos en la ficha del colaborador, tal como sucede si se hace de forma individual. Si vuelves a generar de forma masiva, reemplaza los certificados que se hayan generado previamente de forma masiva, no así los que hayas generado de forma individual. 

 

Al generar los certificados de forma masiva, no quedan visibles para el colaborador de forma automática, por lo que debes realizar un paso extra, que te explicamos a continuación: Desde Documentos y Firma - Documentos - Todos los Documentos, puedes aplicar diferentes filtros, seleccionar los colaboradores y posteriormente desde Acciones - Mostrar para el Empleado. Desde esta misma ruta puedes eliminar los certificados que no requieras, asegúrate de filtrar correctamente los documentos que desees eliminar. 

 

Proceso de revisión:

Desde Exportadores - Personalizados - Predefinidos - Detalle  Certificado Ingresos y Retenciones puedes generar un excel para realizar la revisión de cada uno de los conceptos de ingresos y aportes que conforman el CIR. Te sugerimos, que adicional a este, generes reportes personalizados con información de todo el año, lo que facilitará el cruce de datos y el análisis exhaustivo de la información. 

 

 

Consideraciones importantes:

Cada año existen actualizaciones en el formato del CIR, las cuales las  determina la DIAN. Es por esto que en Buk trabajamos para cumplir con estas nuevas exigencias y así cumplir con la normatividad. Te contamos a continuación las adaptaciones que hicimos en diferentes casillas, de acuerdo a la Resolución Nº 000022 del 20 de febrero de 2024, las cuales, también podrás revisar desde el exportador predefinido que te contamos en el punto anterior. 

• Casilla 38 Valor del exceso de los pagos por alimentación mayores a 41 UVT, art. 387-1 E.T.v Aquí reportamos el exceso de las 41 UVT del ítem buk_base_tributable_alimentación (buk_alimentacion_pago_a_terceros + buk_auxilio_alimentación), siempre y cuando el total de devengos tributables del colaborador no exceda las 310 UVT, es decir, si el total de buk_base_tributable_alimentación es $3.650.000, entonces reportamos en este campo $1.911.108 ($3.650.000 - $1.738.892 (que equivalen a 41UVT, calculadas con el valor del 2023 $42.412)). Si por el contrario, el total de devengos tributables del colaborador excede las 310UVT, la casilla 38 la reportamos en 0 (cero), y en la casilla 37 Pagos realizados con bonos electrónicos o de papel de servicio, cheques, tarjetas, vales, etc. reportamos el valor total de buk_base_tributable_alimentación. Considerando que el colaborador puede exceder las 310UVT en un mes y en otro mes no, ambas casillas pueden contener información. 

  • El item buk_alimentacion_pago_a_terceros tiene la agrupación “Otros pagos” para asegurar una correcta transmisión del CIR. Se recomienda no modificar esta agrupación.

• Casilla 48 Auxilio de cesantía reconocido a trabajadores del régimen tradicional del CST: Creamos un atributo personalizado asociado al Empleado con el nombre Auxilio de Cesantía Régimen Tradicional, donde podrás diligenciar esta información con el valor anual. Ten presente que esto solo aplica para tus colaboradores con este régimen, por lo que los colaboradores en donde no diligencies la información, esta casilla la reportaremos en 0 (cero). 

• Casilla 51 Apoyos económicos educativos financiados con recursos públicos, no reembolsables o condonados: Creamos un atributo personalizado asociado al Empleado con el nombre Apoyos Económicos Educativos, donde podrás diligenciar esta información. Ten presente que debes cargar el valor anual. Para los casos en donde no diligencies la información, esta casilla la reportaremos en 0 (cero). 

• Casilla 57 Aportes a cuentas AFC  y casilla 58 Aportes a cuentas AVC: Ahora la Cuenta de Ahorro AFC se divide en estas dos casillas. Aquellos aportes a cuentas cuya entidad sea FNA - Fondo Nacional del Ahorro se reportan en la casilla 58 y todas las demás entidades se reportan en la casilla 57. Este valor es anual. 

  

• Casilla 59 Ingreso laboral promedio de los últimos seis meses anteriores: para diligenciar esta casilla, tomamos en cuenta los siguientes casos, basados en lo que se menciona en la Resolución:

  • Caso 1: Si el colaborador se retiró en 2024, promediamos los últimos 6 meses anteriores al mes de retiro.
  • Caso 2: Si el colaborador sigue activo y no hizo un retiro parcial de cesantías en el 2024, promediamos los últimos 6 meses del año 2023.
  • Caso 3: Si el colaborador sigue activo y realizó un retiro parcial de cesantías en el 2024, promediamos los últimos 6 meses antes de la fecha del retiro parcial de cesantías (no consideramos el mes de retiro de cesantías).
  • Caso 4: Si el colaborador sigue activo y realizó múltiples retiros parciales de cesantías en el 2024 promediamos los 6 meses anteriores al último retiro parcial de cesantías.
  • Caso 5: Si el colaborador pasa de salario ordinario a integral promediamos los últimos 6 meses anteriores al cambio.
  • Caso 6: Si el colaborador pasa de integral a ordinario, se realiza el promedio evaluando los casos 1, 2, 3 y 4.

El promedio lo realizamos con la suma de todos los devengos prestacionales y no prestacionales (salario, auxilio de transporte, comisiones, horas extras, prestaciones sociales, etc), y por los días efectivamente contratados. Considerando que en Buk no manejamos el régimen tradicional del auxilio de cesantía, hemos creado el atributo al Empleado llamado Ingreso laboral promedio de los últimos seis meses anteriores, donde, para aquellos colaboradores acogidos a este régimen, debes indicar el promedio anual de forma obligatoria. Además, si nuestro cálculo no se ajusta a la interpretación de tu área financiera, puedes diligenciar este mismo atributo para otros colaboradores, en cuyo caso, tomaremos el valor ingresado e ignoraremos nuestros cálculos. 

Por otra parte, si quieres excluir algún devengo no habitual que tengas creado y asignado, puedes hacerlo desde la opción general Devengos Excluidos Base Promedio Últimos 6 meses CIR. Debes ingresar el código de tu devengo, si es más de uno, debes separarlo por punto y coma (;), sin espacio entre ellos, por ejemplo bonificación_ocasional;bono_meta;ayuda_mera_liberalidad.

Para conocer el código de tus ítems, puedes dirigirte a nuestro menú lateral Administrativo - ítems - Devengos, escribes el nombre en el buscador y te aparecerá el código entre paréntesis. 

Si son muchos los ítems que deseas excluir, esta revisión puedes hacerla de forma masiva, descargando un reporte desde Información - Exportadores - Personalizados - Estructura - Ítems y ubicar las columnas Nombre y Código. 

Para las casillas relacionadas a la identificación del dependiente económico creamos atributos personalizados. 

• Casilla 79 Tipo documento: Creamos un atributo llamado Tipo de Documento Dependiente, de tipo lista con las opciones válidas de acuerdo a información suministrada por la DIAN. 

• Casilla 80 No. Documento: Creamos un atributo llamado Número de Documento Dependiente.

• Casilla 81 Apellidos y Nombres: Para este campo creamos tres atributos que luego homologamos para reportarlos en esta casilla. Estos tienen los siguientes nombres: 

  • Nombres Dependiente

  • Primer Apellido Dependiente

  • Segundo Apellido Dependiente

• Casilla 82 Parentesco: Para este caso no creamos un atributo, ya que se alimenta directamente de lo relacionado en la previsión de tu colaborador. Importante mencionar que, consideramos el dependiente que tenga registrado el colaborador en Diciembre 2023, o en su defecto el último que tenga registrado, si el colaborador está retirado. Por lo que, los atributos mencionados anteriormente deben coincidir con este parentesco, es decir, si el último que tiene registrado el colaborador es Hijo/a hasta 18 años, entonces los atributos deben corresponder a ese hijo. Si en los próximos meses, tu colaborador cambia de dependiente, puedes cambiar el parentesco en la previsión, más no los datos cargados en los atributos, ya que estos fueron creados exclusivamente para el CIR del año fiscal del 2023. 

Todos los atributos que te hemos mencionado (tanto los del dependiente, como los de las casillas 48, 51 y 59), los puedes cargar de forma individual, desde la información personal del colaborador y de forma masiva desde Importadores - Importadores - Datos Personales (Modificador). 

 

Módulos Requeridos:

• Base: Esencial.

 

Fuentes de Información: 

Tic, C. (s. f.). Formulario 220 de la DIAN – Instituto Nacional de Contadores Públicos de Colombia. https://incp.org.co/publicaciones/infoincp-publicaciones/2024/02/formulario-220-de-la-dian/

 

Palabras Claves: 

CIR, casilla, Certificado de Ingresos y Retenciones, Dependiente, declaración de renta, individual, masiva. 

 

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