Errores en el Cargue de Comprobantes Históricos – Colombia

Objetivo: El objetivo de este artículo es informar y guiar a nuestros clientes y Bukers sobre los posibles errores que puede generar el template al momento de carga histórica de los doce (12) meses anteriores al paralelo de nomina.

Alcance / Limitaciones: El artículo se centrará exclusivamente en la identificación de los errores que generara el archivo al momento de cargarlo en el sistema y como se debería revisar para hacer su respectiva corrección y poder cargarlo nuevamente de manera correcta.

Definiciones:
Template: Es un archivo predefinido con una estructura específica que debe ser descargado y completado con los datos mínimos requeridos para su posterior carga en plataforma.

Proceso en Plataforma Individual y Masivo:

A continuación te proporcionaremos un listado de posibles errores que se pueden generar en el momento del cargue del importador:

La suma de los devengos prestacionales y no prestaciones no cuadran con valores DIAN:

Para solventar este error se debe tener en cuenta la suma de las columnas (Q+R+S+T) y adicional la suma de las columnas (X+Y+Z+AA+AB+AC+AD+AE+AF+AG+AH+AI+AJ+AK+AL+AM+AN+AO+AP) la diferencia de estos dos debe dar 0, si hay alguna diferencia, se debe identificar cual es para ingresarla en algunas de las columnas anteriormente mencionadas.

Las columnas (Q+R+S+T) hacen referencia a los espacios específicos para los comprobantes de pago que las personas tienen en cada uno de los meses, los nombres de las columnas son.

* Q: Total Devengos Prestacionales
* R: Total Devengos No Prestacionales Certificables
* S: Total Devengos No Prestacionales No Certificables
* T: Total Descuentos Legales

Las columnas (X+Y+Z+AA+AB+AC+AD+AE+AF+AG+AH+AI+AJ+AK+AL+AM+AN+AO+AP) hacen referencia a los espacios específicos para los renglones del certificado de ingresos y retenciones de cada uno de los colaboradores, los nombres de las columnas son:

1. X: Pago Salario DIAN
2. Y: Pago Prestaciones Sociales DIAN
3. Z: Pago por Viáticos DIAN
4. AA: Cesantía e Interés Cesantía DIAN
5. AB: Cesantías consignadas a fondo de cesantías DIAN
6. AC: Otros Pagos DIAN
7. AD: Bono Electrónico o Papel de Servicio DIAN
8. AE: Pago por Comisiones DIAN
9. AF: Pagos por gastos de representación DIAN
10. AG: Pagos por compensaciones por el trabajo asociado cooperativo DIAN
11. AH: Pensiones de jubilación, vejez o invalidez DIAN
12. AI: Retención en la Fuente
13. AJ: Aportes Obligatorios a Salud
14. AK: Aportes Obligatorios a Pensión
15. AL: Aportes Fondo Voluntario Pensiones
16. AM: Subcuenta Solidaridad
17. AN: Subcuenta Subsistencia
18. AO: AFC
19. AP: APV
Total Neto: No cuadra con devengos y descuentos:

Este error hace referencia a que la columna V llamada Total Neto siempre requiere una formula y el sistema también realiza una formula interna, la recomendación es que siempre se haga la formula una vez se este diligenciando y cuando se vaya a cargar el histórico se debe dejar en valor esta columna.
La formula es: (Q+R+S)-(T+U)

Nota: Es importante que cada vez que haya un cambio en estas columnas anteriores se debe repetir la formula para que cargue correctamente el histórico.
Error desconocido al importar. Nuestro equipo ya ha sido notificado sobre el error y se contratara contigo a la brevedad en caso de ser necesario:

Este error señala que alguna de las casillas del Template diligenciado presenta una o varias de las siguientes características:

1. Hay columnas vacías dentro del template
2. Hay columnas que tienen formulación dentro del template
3. Hay columnas que tienen decimales dentro del template
4. Hay columnas que están en valor pero sin embargo tienen un error de Formula (#N/A)
Empresa: No Calza entre liquidación y job:

Este error se genera especialmente en clientes que dentro de la misma URL tienen diferentes empresas y alguno de los colaboradores inicialmente fue incluido en la empresa incorrecta, este error se solventa contactando al jefe de proyecto asignado a la compañía, para indicarle que internamente pueda corregirlo y quede el residuo dentro de la empresa y sea posible cargarlo.
El comprobante esta cerrado, El mes esta cerrado:

Este error, es un error atípico ya que solo sucede cuando el jefe de proyecto decide pasar al cliente a algún periodo por demora e indicarles que se cargue el histórico de ese o esos meses y ya el cliente haya cargado las novedades.

* Inicialmente este error lo debe solucionar el jefe de proyectos ya que debe ingresar internamente y debe eliminar todos los comprobantes de las personas del periodo en error y así mismo se deben eliminar todas las novedades que el cliente registro para realizar el cargue histórico.
No tiene permisos para crear este registro código de Ficha: Ficha no Encontrada en este CI:

Este error se identifica por que el cliente esta intentando cargar información de personal que no esta creado en el sistema o ya esta retirado de la compañía, ya que se debe cargar información únicamente de las personas activas a la fecha.
Error desconocido al procesar. Se ha detenido el procesamiento:

Este error suele suceder cuando algún registro del template se encuentra vacío.
Variable ya esta en uso:

Este error se solventa contactando al Jefe de Proyecto encargado de la compañía para que internamente pueda pasar el mes en mención a histórico y permita cargar dicha información.
Mes no esta cerrado:

Este error hace referencia a que la información del mes que se esta cargando, aún esta abierto en el sistema y debe procederse a cerrar, ya sea desde la plataforma o internamente por el jefe de proyectos encargado de la implementación.