PILA por Sucursales – Colombia

Objetivo:

Este artículo tiene como objetivo ofrecerte una guía detallada para sacar el mayor provecho a la funcionalidad de la PILA por sucursales. Cubrimos desde los pasos iniciales de configuración hasta los procesos tanto individuales como masivos. Nuestra meta es asegurar que aproveches de manera óptima esta herramienta para una gestión efectiva y eficiente.

Alcance / Limitaciones:

Explicar todo lo relacionado a la PILA por sucursales, para nuestros usuarios de Buk Colombia, puntualmente para perfiles administradores, que llevan a cabo el proceso de pago de su nómina y la seguridad social con nuestra plataforma.

Ten presente que esta nueva funcionalidad, no cambia las distintas formas en la que actualmente generas tu archivo PILA.

Definiciones:

¿Qué es la PILA?: La Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), es un formato inteligente que le permite a las empresas, liquidar y pagar sus aportes al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales, es decir, de salud, pensión, riesgos laborales, cajas de compensación, Sena e ICBF.

¿Qué es la PILA por sucursales?: En lugar de presentar una sola PILA consolidada con todos los empleados de las distintas sucursales, el diseño de esta PILA permite que cada sucursal de una misma empresa pueda presentar su propia PILA, es decir, liquidar y pagar los aportes solo por los empleados que laboran en esa sucursal.

Sustento Legal y Aplicaciones:

Para todo lo relacionado al contenido de la PILA, nos basamos en el Anexo Técnico 2. Aportes a Seguridad Social de Activos.

Antes de iniciar con el proceso, recuerda revisar que tengas activada la opción de "Habilitar recintos" desde las Configuraciones Generales.

Proceso de creación de sucursales en Plataforma:

Para crear las diferentes sucursales que tengas en tu empresa, debes dirigirte a nuestro panel lateral "Administrativo" y presionar sobre "Organización" para acceder a la configuración de "Sucursales". En esta visual, presiona el botón de "Crear Sucursales".

Diligencia la información necesaria y recuerda que todos los campos que tienen el asterisco (*) son obligatorios. En la información a rellenar deberás ingresar el código, nombre, Municipio, Calle, Número de la sucursal, además, si deseas, puedes añadir una descripción opcional.

Finalmente presiona "Guardar" y repite este proceso tantas veces como sucursales tengas, ya que solo las puedes agregar una a una.

Ten presente que el código y nombre son los que viajan a la PILA, en los campos 12 y 13 respectivamente, por lo que debes tener en cuenta que la longitud máxima permitida es de 10 para el código y 40 para el nombre, además, estos no pueden repetirse.

Una vez creadas todas tus sucursales, podrás asignarla a tus colaboradores.

Proceso de asignación individual de sucursales en Plataforma:

Podrás asignar una sucursal de forma individual dirigiéndote a la ficha y presionando desde la pestaña de "Resumen" el botón de "Nuevo Trabajo" o "Editar Trabajo", allí, en la casilla de "Sucursales" podrás seleccionar la sucursal a asignar. Finalmente, presiona sobre "Cambiar Trabajo" o "Editar Trabajo" para guardar.

Además, en esta misma ruta, dispondrás de un campo llamado "Sucursales Secundarias" desde las "Opciones Avanzadas" donde, de manera opcional, podrás agregar las sucursales adicionales que requieras. Es importante destacar que esto es netamente informativo, ya que la PILA se generará siempre con la sucursal principal.

Proceso de asignación masiva de sucursales en Plataforma:

Para cargar y modificar la información de sucursales de manera masiva, lo puedes hacer dirigiéndote a nuestro panel lateral en "Información", allí, presiona "Importadores" y luego "Importadores".

Si crearás trabajos por primera vez, utiliza el importador de "Trabajos" (identificado con color azul) para cargar todos los datos relacionados al trabajo incluyendo la información de sucursales.
Si ya tienes a tus colaboradores y sus respectivos trabajos creados en Buk, utiliza el importador de "Trabajos" ("modificador" identificado con color amarillo) para cargar la información de sucursales y sucursales secundarias. Para poder realizar esta acción, al seleccionar el importador, deberás marcar las casillas correspondientes de "Sucursales" y/o "Sucursales secundarias". Este proceso te funciona si es que también quieres editar de forma masiva esta información si has cometido alguna equivocación.

Considera que, si deseas ingresar más de una sucursal secundaria, debes separar los códigos por una coma, por ejemplo: 123456788, 0987654321.

Al descargar los archivos PILA, estos se agruparán en carpetas por empresa, y dentro de cada empresa se encontrarán los archivos correspondientes a sus sucursales. Por ejemplo, todos los archivos correspondientes a sucursales de la Empresa #1 se encontrarán dentro de la carpeta Empresa #1. También seguirás teniendo el archivo excel para facilitar tus revisiones.

Además, aquellos colaboradores que no tengan una sucursal asociada, quedarán en una PILA consolidada por empresa.

Configuraciones Generales Necesarias o Asociadas:

Desde las Configuraciones Generales, verifica que tengas activa la opción de "Habilitar recintos", si no la tienes activa, puedes proceder a habilitarla. Por otra parte, para cambiar el nombre predefinido de "Sucursales", podrás cambiarlo al nombre que sea de tu preferencia ubicando la opción desde las Configuraciones Generales de "Nombre Recintos".

Módulos Requeridos:

Base: Gestión de personas.
Módulos: Software de nómina.

Fuentes de Información:

Minsalud. (2014). ANEXO TECNICO 2.

Palabras Claves:

PILA, sucursales, seguridad social, trabajos, recintos, secundarios, editar, habilitar, ficha.

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