¿Cómo crear devengos y descuentos?

Objetivo: 

El objetivo del artículo es proporcionar instrucciones detalladas sobre cómo acceder y utilizar la función de creación de ítems de devengos o descuentos en la plataforma. El artículo guía al usuario a través de los pasos necesarios para crear nuevos ítems, asegurándose de que comprendan todos los campos y configuraciones disponibles para personalizar estos ítems según sus necesidades. Además, el artículo también destaca las opciones adicionales y configuraciones avanzadas que pueden aplicarse a estos ítems.

Alcance / Limitaciones: 

Este artículo está diseñado para usuarios administradores de ítems que deseen crear nuevos devengos y descuentos en Buk cuyo proceso de creación solo podrá realizarse de forma individual, pudiendo ser editado de ser requerido de forma individual o masiva. Por otra parte, no abordaremos el tratamiento de descuentos relacionados con créditos o anticipos en este artículo, ya que estos temas se tratan en detalle en sus respectivos artículos específicos. En lugar de ello, proporcionaremos una guía de definiciones para mejorar la comprensión del lector en cuanto a la creación de ítems, así como instrucciones detalladas paso a paso para llevar a cabo este proceso dentro de la plataforma.

Definiciones:  

• Devengos: Los "Devengos" son una categoría de ingresos o remuneraciones que una persona recibe como parte de su salario o compensación por su trabajo. Estos ingresos suelen ser componentes positivos de la remuneración de un individuo y pueden variar según la naturaleza de su empleo y los acuerdos laborales establecidos. Se dividen en dos categorías: Devengos Salariales y/o prestacionales y Devengos No Salariales y/o prestacionales.

• Devengos Salariales: Se entiende como "Remuneración" a los Devengos Salariales, ordinarios, fijos o variables, cuya definición radica en el Artículo 127 del código sustantivo del trabajo, estos están sujetos a descuentos obligatorios como retenciones, cotizaciones de salud, pensión y con instituciones de previsión, cuotas sindicales, etc. El artículo mencionado indica que se definen algunos tipos de remuneraciones se constituyen por: salario y/o sueldo, sobresueldo,  primas, bonificaciones habituales, porcentajes sobre ventas y comisiones, horas extras, valor del trabajo suplementario, valor del trabajo en días de descanso obligatorio y bonos (que pueden ser acordados entre el empleador y el empleado como una forma de recompensar el cumplimiento de diferentes condiciones, que pueden incluir la producción, el logro de metas, la puntualidad, la responsabilidad, la antigüedad, etc.).

• Devengos No Salariales: Son aquellas asignaciones que no constituyen salario, por ende, son exentas de descuentos. Según el artículo 128 sustantivo del Código del trabajo, se define como asignaciones no salariales a los siguientes conceptos: las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador del empleador, como primas, bonificaciones o gratificaciones ocasionales, participación de utilidades, excedentes de las empresas de economía solidaria y lo que recibe en dinero o en especie no para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, como gastos de representación, medios de transporte, elementos de trabajo y otros semejantes. Tampoco las prestaciones sociales de que tratan los títulos VIII y IX, ni los beneficios o auxilios habituales u ocasionales acordados convencional o contractualmente u otorgados en forma extralegal por el empleador, cuando las partes hayan dispuesto expresamente que no constituyen salario en dinero o en especie, tales como la alimentación, movilización, habitación o vestuario, las primas extralegales, de vacaciones, de servicios o de navidad, los viáticos, las prestaciones familiares otorgadas en conformidad a la ley, la indemnización por años de servicios establecida en el artículo 64 y las demás que proceda pagar al extinguirse la relación contractual ni, en general, las devoluciones de gastos en que se incurra por causa del trabajo.

• Deducciones: Los "Descuentos" se refieren a las deducciones o reducciones específicas que se realizan en el salario o remuneración de un trabajador. Estos descuentos pueden variar y pueden incluir diversas categorías, como:

• Deducciones legales: Son deducciones obligatorias que deben efectuarse de acuerdo con la legislación vigente para así cumplir con sus obligaciones sociales (pensión,salud) y tributarias (retención en la fuente).
• Descuentos voluntarios: Son deducciones acordadas entre el empleador y el trabajador, pero que no son obligatorias por ley. Estos pueden incluir contribuciones adicionales a fondos de pensiones, seguros de medicina prepagada, préstamos o librazas, pólizas exequiales, seguros de vida, entre otros.
• Descuentos sindicales: Si el trabajador es miembro de un sindicato, puede haber deducciones sindicales autorizadas por el trabajador para financiar las actividades del sindicato.

Sustento Legal y Aplicaciones: 

Las definiciones y regulaciones relacionadas con los Devengos Salariales, Devengos No Salariales y Descuentos se basan en la Legislación Laboral Colombiana, específicamente en el Código Sustantivo del Trabajo en sus artículos 127,128,. Estas categorías y sus aplicaciones son fundamentales para determinar cómo se estructura y se ajusta la remuneración de los trabajadores en Colombia, asegurando el cumplimiento de las obligaciones legales y tributarias.

Por otra parte, los ítems, al momento de crearlos tendrán configuraciones principales (o generales) y especiales (configuraciones avanzadas) que ayudarán a parametrizar el ítem de acuerdo a las necesidades de la empresa. Dentro de las configuraciones principales se encuentran:

Campo	Descripción	Imagen
Nombre	Nombre que se mostrará en los comprobantes de pago de sueldo.
Código	El nombre será el mismo que el nombre del ítem, pero se puede cambiar al momento de su creación. El código debe ser único e incluir únicamente letras, números y guiones bajos.
Prestacional	Aplica solo cuando se crea un devengo. Selecciona "Sí" si el devengo será prestacional, o "No" si será no prestacional.
Incluir en cálculos de procesos	Si el devengo es prestacional, se pueden incluir en cálculos de: Parafiscales, retención en la fuente, prestaciones y Ley 1393 además se podrá definir que se consideren para los cálculos de: Vacaciones Definitivas, Vacaciones Disfrutadas, Vacaciones Compensadas y Prestaciones.
Forma de cálculo	Podemos encontrar 4 formas de cálculo distintas: Fijo: El valor definido será igual al valor en el comprobante de pago. Proporcional Ausencia: El valor definido será proporcional a los días trabajados. Es decir, no se considerarán ausencias como inasistencias o licencias para el cálculo del valor del ítem. Neto: El monto definido se "embrutece" para que el efecto líquido sea el monto indicado. Especial: Este tipo de ítems lo crea nuestro equipo por solicitudes especiales de clientes y estos no son editables. Si tienes dudas con respecto a los alcances o aplicaciones de estos ítems puedes comunicarte con SAC a través del mail sac@buk.co.  Formulado: Permite definir un ítem formulado cuyo valor se calcula mediante una fórmula con variables específicas. Este ítem formulado tiene la flexibilidad de incorporar condicionantes, utilizar tablas o KPIs previamente creados, e incluso incorporar datos del trabajo o del empleado en la fórmula. Si deseas obtener información adicional sobre cómo utilizar ítems formulados, te invitamos a hacer clic en el siguiente enlace.
Monto a Asignar	Igual para todos: El valor del devengo o descuento será el mismo para todos los colaboradores a los que se les asigne el ítem. En caso de seleccionar esta opción, figurará una casilla de "Monto" para que puedas ingresar el valor del ítem. Distinto por persona: El valor del devengo o descuento se define al asignarlo, ya sea individualmente o de forma masiva.
Inicio de Vigencia	Informa el mes de inicio del ítem según el mes abierto en la plataforma (informativo y no editable).
Cuenta Contable	En esta opción figurarán las cuentas contables creadas por el cliente donde se deberá asignar la cuenta contable donde figurará o se agruparán las asignaciones por este ítem. En caso de no establecerlo, los ítems se irán a una cuenta contable por defecto llamada "cuenta_contable_descuentos_por_defecto" y "cuenta_contable_haberes_por_defecto" respectivamente.

Además. Los devengos y descuentos pueden tener configuraciones adicionales como:

Campo	Descripción	Imagen
Limitar por Juegos de Datos	Al marcar esta casilla, el ítem será visible para usuarios no limitados por juego de datos o aquellos seleccionados en algún juego de datos.
Limitar por Áreas	Al marcar esta casilla, el ítem estará disponible en las áreas seleccionadas en la casilla "Seleccionar Sub-áreas".
Agrupación Libro Remuneraciones	Permite agrupar conceptos en el Libro de Remuneraciones de esta forma el libro podrá emitirse de en columnas organizadas que agrupen conceptos comunes.
Agrupación Nómina Electrónica	Define la agrupación del ítem de acuerdo a su naturaleza, para el reporte a la Dian en la Nómina Electrónica
Solicitable	Permite que el ítem pueda solicitarse desde la ficha del colaborador y aprobarse a través de un flujo de solicitud.
Término Vigencia	Permite establecer la fecha de término de vigencia para el devengo o descuento creado.
Beneficios	Permite establecer la asignación del ítem a través de beneficios.
Liquidación de contrato	Permite que el descuento se pueda asignar vía liquidación de contrato.
Auto Asignar	Establece la asignación automática del ítem al crear un nuevo empleado en la plataforma. Para que esta opción esté disponible, el ítem debe tener un monto a asignar "Igual para Todos".
Sobregiro	Permite que el ítem se considere en caso de sobregiro.
Receptor de Pago	Marcar esta opción permitirá realizar el pago del devengo o el descuento a un tercero.
Permitir Negativos	Permite que, en caso de que el valor del ítem sea negativo, se refleje en el comprobante. Si no está activo, se mostrará un error en caso de valores negativos en el ítem.
Descuento Tributable	Permite que el descuento se rebaje de la Base Tributable del trabajador.
Agrupación Certicado Ingresos y retenciones	En esta opción se asigna la naturaleza del ítem, para la agrupación en los certificados anuales de ingresos y retenciones.
Orden de Cálculo	Establece el orden para calcular el ítem, es decir, antes o después que un determinado concepto.
Orden en Comprobante	Establece el órden de aparición del ítem en el comprobante.
Descripción de Cálculo para Anexo Comprobante	La descripción ingresada en este campo aparecerá en el comprobante como un detalle o anexo para los colaboradores a quienes se les haya asignado este ítem. Este concepto se utiliza para proporcionar explicaciones detalladas de cálculos o conceptos específicos relacionados con ciertos ítems, lo que permite a los colaboradores comprender con mayor detalle el ítem contenido en su comprobante.

Proceso en plataforma Individual:

Para la creación de ítems deberás acceder al menú "Administrativo" dentro del módulo de "Ítems". A continuación, haz click en la opción "Devengos" o "Descuentos", según sea necesario. Luego, selecciona "Crear Nuevo Predefinido" para acceder a la interfaz de creación de tus propios Devengos o Descuentos.

Ingresa los campos principales del ítem los cuales son: Nombre, Código, Prestacional, Forma de Cálculo, Monto a Asignar, Moneda, Inicio de vigencia, Incluir en Cálculos, e indica la Cuenta Contable donde se agrupará el ítem.

Una vez configurado el ítem presiona "Guardar" para conservar los cambios.

Proceso en plataforma Masivo: 

En este importador los devengos y descuentos sólo podrán editarse de forma masiva, el proceso de creación depende netamente de la creación de forma individual, entonces, para la edición masiva de ítems dirígete desde "Información" selecciona el módulo de "Importadores" y luego "Importadores". En esta visual encontrarás el importador de "Estructura Items".

Al seleccionarlo, revisa detalladamente las instrucciones de carga y selecciona las casillas que deseas editar las cuales se detallan a continuación:

Una vez rellenado el template, sube el archivo desde "Subir Archivo" y espera a que se complete la carga.

Módulos Requeridos:

• Base: Gestión de personas esencial.
• Módulos: Software de nómina.

Fuentes de Información: 

Código del Trabajo, artículo 127 y 128. (Código Sustantivo del trabajo). 2011

https://www.ilo.org/dyn/travail/docs/1539/CodigoSustantivodelTrabajoColombia.pdf

Palabras Claves: 

Devengos, descuentos, importadores, estructura, ítems, crear, generar, bono, sueldo, remuneración, comprobante, asignar, anexo liquidación, detalle, Nómina electrónica, Libro de Remuneraciones, cuentas contables.

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