Objetivo: El siguiente artículo tiene como objetivo dar a conocer nuestro módulo de recobro de incapacidades, describiendo cómo se ingresa el registro de un pago de forma individual y de forma masiva, así como la gestión de eventos. De esta forma garantizamos un uso correcto de la funcionalidad.

Alcance / Limitaciones: Las acciones descritas en este artículo podrán ser ejecutadas por usuarios del sistema que cuenten con permisos de Modificación en Asistencia. En esta primera versión, los montos estimados a recuperar se deben ingresar de forma manual, es decir, no son calculados o actualizados por el sistema de forma automática. Además, la gestión de recobro, aplica solo para incapacidades de origen general y laboral, es decir, para esta primera versión no contemplamos licencia maternidad/paternidad.

Definiciones:

Incapacidad por enfermedad laboral o accidente: Se refiere a la condición de inhabilidad que resulta de la exposición a riesgos inherentes a la actividad laboral o al entorno en el que el trabajador se ve obligado a desempeñarse.

Incapacidad por enfermedad general: Es el estado de inhabilidad física o mental que le impide a una persona realizar sus labores durante un período determinado, originado por una enfermedad general o accidente común no relacionado con el trabajo.

Auxilio por Incapacidad: El auxilio por incapacidad se define como el reconocimiento de la prestación de tipo económico y pago de la misma que hacen las Entidades de Seguridad Social a sus afiliados cotizantes no pensionados, por todo el tiempo en que estén inhabilitados física o mentalmente para desempeñar en forma temporal su profesión u oficio habitual.

Sustento Legal y Aplicaciones:

En el panel lateral Administrativo - Asistencia - Incapacidades - Incapacidades, verás un listado de todas las incapacidades registradas a tus colaboradores. La información que se muestra para cada incapacidad es:

N° Incapacidad: folio de la incapacidad.
Empleado: nombre del empleado.
Número de Documento: Documento del empleado.
Tipo de Incapacidad: tipo de incapacidad, puede ser Incapacidad por enfermedad general o Incapacidad por enfermedad laboral o accidente.
Fecha Inicio: fecha de inicio de la incapacidad.
Fecha Término: fecha fin de la incapacidad.
Prórroga: Indica si el registro es una prórroga o no.
EPS: institución a la que se solicita el recobro de la incapacidad general.
ARL: institución a la que se solicita el recobro de la incapacidad laboral.
Monto a recuperar: monto estimado a recuperar por la incapacidad. Este monto no es calculado por el sistema, debe ser ingresado de forma manual al momento de crear la incapacidad.
Monto recuperado: monto que se ha recuperado por la incapacidad. Este se actualiza automáticamente cuando registras un pago.
Estado del Pago: estado en que se encuentra el recobro de cada incapacidad. Puede ser Pendiente, Parcial, Total, Irrecuperable. Esta información debes ingresarla de forma manual.

Al final, verás una columna de Acciones, que te permitirá:

Mostrar: al ingresar, verás el detalle de los datos de la incapacidad, además de tener la opción de Editar Incapacidad, registrar un Nuevo Evento, que te permitirá llevar un bitácora de tus eventos, como el envío de la solicitud de recobro, apelaciones, resoluciones, etc, permitiendo así un mejor control de tus incapacidades y un Nuevo Pago que hayas recibido de esa incapacidad en particular.

Editar: al ingresar, podrás modificar la información de la incapacidad que necesites, como el Monto Estimado a Recuperar y Estado del Pago.
Eliminar: a través de esta acción se eliminará la incapacidad tanto de esta tabla como de la ficha del colaborador.

Desde esta pestaña también podrás crear una incapacidad a través del botón Crear Incapacidad y Descargar un archivo con todas las incapacidades que tengas registradas en el sistema.

En la pestaña Pagos, verás un listado de todos los pagos que has registrado, con toda su información.

La última columna, llamada Acciones, te permitirá:

Mostrar: allí verás el detalle del pago y de las incapacidades asociadas a este. Tendrás la opción de Editar el pago y de Registrar nuevas incapacidades que estén consideradas dentro de este.

Eliminar: con esta acción, eliminarás el registro del pago recibido y las incapacidades asociadas a dicho pago, es decir, en la pestaña Incapacidades, esas incapacidades no registrarán un Monto Recuperado (no se eliminan las incapacidades, sino los pagos de estas)

Proceso en Plataforma Individual:

Para registrar un pago de forma individual, dirígete a la pestaña Pagos y haz clic en Crear Pago.

En la ventana que se abrirá tendrás que ingresar los siguientes datos:

Fecha de pago: dato obligatorio, es la fecha en que recibes el pago desde la institución de salud.
Institución: dato obligatorio, es la institución desde la cual recibes el pago.
Código de Transacción: dato opcional, es el código de la transacción que te entrega la institución o a través del cual identificas el pago.
Método de pago: dato opcional, es la forma en que recibiste el pago.
Banco: dato opcional, es el banco en el cual recibiste el pago.

Una vez ingresados esos datos, tienes que registrar cuáles son las incapacidades asociadas. Para eso, en la sección Incapacidades Pagadas haz clic en Registrar y selecciona Individualmente:

Se abrirá un modal en el que tendrás que ingresar los siguientes datos:

Empleado: se desplegará un listado desde el cual tienes que seleccionar al empleado con incapacidad
Incapacidad: se desplegará un listado con todas las incapacidades asociadas al empleado. Tienes que seleccionar aquella que corresponda con el pago que estás recibiendo.
Días: ingresa los días que corresponden al pago.
Monto: ingresa el monto que recibiste por esta incapacidad.

Finalmente, haz clic en Agregar.

De esta forma, habrás asociado correctamente una incapacidad al pago recibido. Puedes repetir este proceso las veces que sean necesarias para registrar todas las incapacidades asociadas a un pago.

Una vez que hayas registrado todas las incapacidades, haz clic en Guardar.

Así, habrás registrado tu primer pago de incapacidad en Buk, ¡felicidades!

Proceso en Plataforma Masivo:

Para registrar pagos de forma masiva, dirígete a la pestaña Pagos y haz clic en Crear Pago.

En la página que se abrirá tendrás que ingresar los siguientes datos:

Fecha de pago: dato obligatorio, es la fecha en que recibes el pago desde la institución de salud.
Institución: dato obligatorio, es la institución desde la cual recibes el pago.
Código de Transacción: dato opcional, es el código de la transacción que te entrega la institución o a través del cual identificas el pago.
Método de pago: dato opcional, es la forma en que recibiste el pago.
Banco: dato opcional, es el banco en el cual recibiste el pago.

Una vez ingresados esos datos, tienes que registrar cuáles son las incapacidades asociadas. Para eso, en la sección Incapacidades Pagadas haz clic en Registrar y selecciona Masivamente:

Se abrirá un modal desde el que podrás descargar un template, el cual debes completar según las instrucciones entregadas:

Cuando completes el template, haz clic en Seleccionar archivo para iniciar la carga.

Si la carga se completa correctamente, verás el mensaje Archivo importado exitosamente. De esta forma, habrás asociado correctamente una o más incapacidades al pago recibido.

Una vez que hayas registrado todas las incapacidades, haz clic en Guardar.

Importante mencionar, que hemos agregado nuevos campos al importador de Ausencias por Día ubicado en el menú lateral Información - Importadores - Importadores:

Número de Incapacidad.
Monto Estimado a Recuperar.
Estado del Pago.

Además, desde el panel lateral Información - Exportadores - Personalizados - Novedades, disponibilizamos las siguientes variables, que te permitirán realizar las revisiones que estimes necesarias:

ARL
EPS
Número de Incapacidad.
Estado del pago Incapacidad.
Monto Estimado a Recuperar Incapacidad.
Monto Pagado Incapacidad.

Módulos Requeridos:

Base: Esencial

Palabras Clave: incapacidad, recobro, pago, estado, evento.

Configuraciones Generales Necesarias o Asociadas:

Habilitar Gestión del Recupero de Incapacidades. Es obligatorio activar esta general para poder hacer uso del módulo.

Permitir Carga de Ausencias en Mes Cerrado. Esta general se debe activar para que puedas actualizar información de las incapacidades en períodos cerrados, tales como: Número de Incapacidad, Monto Estimado a Recuperar y Estado del Pago.

Para activar esta general, debes solicitar ayuda a nuestro equipo de Servicio al Cliente.

Definiciones:

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