Centro de datos - General - Usuarios – Colombia

Objetivo:

El objetivo principal del artículo es proporcionar una guía detallada sobre cómo gestionar y visualizar la información de los usuarios dentro de la plataforma LMS. Esto incluye la administración de perfiles, roles, y la sincronización con el sistema Buk, asegurando que los administradores y supervisores puedan manejar eficientemente la información de los colaboradores.

Alcance / Limitaciones:

El alcance del artículo abarca la gestión y visualización de usuarios en la plataforma LMS, incluyendo instrucciones para editar y eliminar perfiles, así como la sincronización con Buk. Se detalla la funcionalidad de roles y permisos asignados a diferentes tipos de usuarios, además de características como la carga masiva, filtros de búsqueda y exportación de datos. Este contenido es fundamental para administradores y usuarios que deseen maximizar el uso de la plataforma. Solo los usuarios que tengan rol "Superadmin", "Admin" y “Admin Limitado” pueden acceder a la información de los usuarios.

Proceso

Para poder visualizar los usuarios en la plataforma LMS deberás dirigirte a "Centro de Datos" y dar clic al apartado de "Usuarios".

Aquí podrás visualizar:

Nombre del colaborador
División: a la que pertenece el colaborador
Creación: fecha en la fue creado/sincronizado el perfil
Activo: si está activo o inactivo en la plataforma
Rol: tipo de perfil que le dieron al colaborador
Categorías de usuario
Acción:
- Suplantar al colaborador*
- Editar perfil
  - Cabe mencionar que si se desea agregar algún campo como: Departamento, unidad operativa, cargo, centro de costos u otro dato que no son básicos como el Nombre, Apellido o identificación, deben ser creados como categorías desde las Configuraciones Generales en la sección de "Categorías Customizadas" en el apartado de "Colaboradores", una vez creadas se visualizarán desde la vista "Perfil" para que puedas completar los campos.

En el apartado de "Cuenta" podrás configurar algunos datos necesarios para componer la cuenta, tales como nombre de usuario (corresponderá al número de identificación del usuario), email (donde le serán enviadas todas las notificaciones), local y timezone. Una vez completada la información no olvides "Guardar Cambios", de esta manera los datos quedarán guardados y registrados correctamente.

Eliminar perfil
Crear contraseña
- Podrás realizar cambios de contraseña a tus usuarios. Considera que esto será aplicable sólo en ambientes que tengan ingreso por URL y no olvides al finalizar "Guardar cambios" para completar la acción.

Solo perfiles “Super Admin” podrán suplantar a los colaboradores y podrán visualizar todas las acciones antes mencionadas. En cambio, roles “Admin” solo podrán editar, eliminar, crear contraseña y/o activar licencias, mientras que “Admin limitado” solo podrá ver a los usuarios, eliminarlos y/o crear contraseña.

También, en esta misma visual, vas a poder encontrar:

Carga masiva: para importar colaboradores de manera masiva completando una planilla (siguiendo el paso a paso que entrega la misma plataforma).
Sincronizar con BUK*
Filtros: para buscar a un colaborador de manera específica
Exportar: para descargar un Excel o CSV de los colaboradores (se podrán filtrar por “Activo”, “Inactivo”, “Todos” y/o por la “División”)
Activar licencias: para activar usuarios de manera manual y masiva en la plataforma (para hacerlo de manera masiva, se debe seleccionar y dejar los cuadros en azul)
Eliminar: de realizar esta acción, se debe considerar que toda reportería se pierde dentro de la plataforma.

*Sincronizar con BUK

Solo si cuentan con integración con BUK, podrán visualizar el icono de “Sincronizar con BUK”, lo que hace que la información cargada en la ficha del colaborador viaje al LMS para la creación de su perfil. Esta actualización se hace todos los días a las 9AM, sin embargo, se puede “forzar” dando clic al icono en cuestión.

La plataforma del LMS trae consigo la siguiente data desde BUK:

Identificador.
Nombre.
Apellido.
Email.
Jefatura.
Tramo SENCE.
Activo.
Imagen de perfil.
Departamento.
Cargo.
División.
Área.
Centro de costos.

Las fichas de los colaboradores deben estar activas en BUK, y debe coincidir el correo corporativo con el que aparece en el LMS, de lo contrario, la sincronización no se hará efectiva.

Tipos de perfiles LMS

Es importante tener claro qué roles puedes asignarle a los usuarios en la plataforma:

Super Admin: Es el usuario que tiene acceso a todo lo que ofrece la plataforma y podrá tener acceso a customizar todas las vistas dentro de la plataforma. Normalmente este rol lo posee la persona a cargo de la implementación u onboarding de la plataforma.

Administrador: Este tipo de usuarios puede tener acceso a muchas de las vistas de la plataforma que permitirán subir y editar cursos, configurar la vista del colaborador y revisar los avances respecto a todos los integrantes de la plataforma. A diferencia del Súper Admin, el Administrador sólo podrá editar su perfil y visualizar su progreso en las Configuraciones Generales, es decir, no podrá customizar la plataforma con respecto al diseño y los colores.

Administrador Limitado: Tiene todos los módulos disponibles pero de forma visual. Puede descargar informes e inscribir participantes, pero solo puede ver los cursos, no podrá crear ni editar cursos o formularios.

Jefe: El alcance de este rol se reduce a la facultad de ver el progreso personal y de su equipo que tenga asociado como subordinado. Este rol no puede customizar ni agregar cursos dentro de la plataforma.

Relator Externo: Corresponde a una persona que será relator en un webinar, que no es parte de una dotación pero que necesita acceso al LMS, y solo visualizará un “plan de relatoría”.

Estudiante: Los colaboradores con este rol solo podrán ver su progreso personal y los cursos obligatorios y opcionales que estén disponibles en su ambiente. Este rol no puede customizar ningún aspecto dentro de la plataforma.