Objetivo, alcance y limitaciones:
Este artículo tiene como objetivo guiar a los usuarios en el proceso de carga masiva de instancias y participantes en la plataforma E-learning, utilizando el importador disponible para facilitar la gestión de cursos e-learning, webinars y meetings. El alcance abarca la creación de instancias, la inscripción de participantes y la visualización de resultados a través de un historial de carga. Se proporciona información detallada sobre cómo descargar y completar las plantillas necesarias para ambos pasos del proceso. Solo los usuarios con roles administrador y superadministrador pueden ejecutar una carga masiva de instancias y participantes en cursos e-learning.
Proceso:
Para acceder al importador de instancias y participantes, primero debes dirigirte a la sección "Importadores" en el menú lateral izquierdo y seleccionar la opción "Instancias y participantes E-learning".
Este importador se realiza en dos pasos, cada uno con su respectiva plantilla Excel que contiene dos hojas: la primera para cargar la información básica, y la segunda para obtener los datos necesarios para completar la primera hoja.
Para facilitar el proceso, en la misma vista, podrás descargar una plantilla de ejemplo, que incluye todos los campos requeridos, su descripción, si son obligatorios o no, y un ejemplo concreto.
Paso 1: Crear instancias
1. Descargar la plantilla
Descarga la plantilla sin datos del primer paso. La plantilla tiene la siguiente estructura:
Hoja 1 - Creación de Instancia:
- Código del curso: Obtén el código de la hoja 2 llamada "Código curso".
- Nombre de la instancia: Solo aplica para instancias privadas, ya que las públicas o predeterminadas no pueden modificarse.
- Tipo de instancia: Selecciona entre pública o privada.
- Fecha de inicio: Si no se especifica, se completará con la fecha de creación del curso e-learning. Si es un webinar o meeting, es obligatorio agregar la fecha y hora.
- Fecha de término: Si no se especifica, el curso no tendrá fecha de término. Si es un webinar o meeting, es obligatorio agregar la fecha y hora.
- Indexar a planificación DNC: Campo opcional.
- Usuario host: Solo para webinars y meetings. Debes ingresar el identificador del usuario.
- Panelistas: Solo para webinars. Se deben ingresar los identificadores de los panelistas, separados por comas.
Hoja 2 - Código del curso:
Esta hoja contiene el código del curso al cual se le asignará la instancia. Asegúrate de sacar el código correspondiente para completar la carga.
2. Cargar el archivo
Después de completar la plantilla con la información, sube el archivo. El sistema comenzará a procesarlo y se mostrará el detalle en el historial de la carga.
3. Revisar el historial de carga
En el historial, podrás ver el estado de la carga. Si la respuesta es “Todas las instancias creadas”, significa que la carga fue exitosa. Si no, descarga el archivo de la columna "Respuesta", corrige los errores y vuelve a cargar el archivo.
Paso 2: Inscribir Participantes
1. Descargar la plantilla para inscripción
Descarga la plantilla sin datos del segundo paso. La plantilla tiene la siguiente estructura:
Hoja 1 - Inscripción:
- Identificador del participante: Ingrese el ID del participante.
- Código de la instancia: Busca este dato en la hoja 2.
- Inscripción: Especifica si la inscripción es requerida u opcional.
Hoja 2 - Código de la instancia:
En esta hoja, debes obtener el código de la instancia correspondiente para completar la inscripción.
2. Cargar el archivo de participantes
Después de completar la plantilla, sube el archivo de la misma forma que en el Paso 1. El sistema procesará la carga y actualizará el historial.
3. Revisar el historial de inscripción
Si la respuesta es “Todos los participantes inscritos”, la carga fue exitosa. Si no es así, descarga el archivo de la columna "Respuesta" para revisar y corregir los errores antes de volver a cargar el archivo.
Al seguir estos pasos, podrás realizar la carga masiva de instancias y participantes en la plataforma E-learning de manera eficiente. Recuerda siempre verificar el historial para asegurarte de que todos los datos se hayan cargado correctamente.
Palabras clave:
Importador de instancias y participantes, carga masiva, instancias e-learning, creación de instancia, inscripción de participantes, webinar, meeting, código del curso, errores de carga.
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