Objetivo, alcance y limitaciones:
Proporcionar a nuestros usuarios información detallada sobre la actualización en el proceso de cálculo de vacaciones anticipadas. El objetivo es garantizar una correcta gestión de la seguridad social, alineada con las mejores prácticas, y proporcionar mayor precisión y transparencia en la liquidación de nómina.
Esta actualización aplica a todos los usuarios de Buk Colombia que gestionen vacaciones anticipadas. Es especialmente relevante para los perfiles administradores encargados del cálculo y procesamiento de la nómina.
Configuraciones generales asociadas:
Considerar Fin De Semana Vacaciones Disfrutadas Colombia: Que permite procesar como vacaciones el sábado y domingo inmediatamente posteriores a la finalización de un periodo de vacaciones que termina un día viernes o un sábado (dependiendo de la jornada laboral de cada colaborador).
Permitir Vacaciones Segmentadas: que permite decidir si quiere anticipar el pago de sus vacaciones o no.
Definiciones:
Vacaciones Anticipadas: Son aquellas que se pagan en su totalidad al inicio del periodo correspondiente. Por ejemplo, si un colaborador toma vacaciones del 25 de septiembre al 10 de octubre, el pago completo se refleja en el comprobante de septiembre. No se trata de vacaciones pagadas en un periodo previo a su inicio, como pagar en febrero unas vacaciones que inician en abril.
Devengos Prestacionales: Son las percepciones salariales que forman parte del salario base o complementos asociados, como horas extras, pagas adicionales o bonificaciones. Estos conceptos impactan directamente en la base de cotización para la Seguridad Social.
Devengos no prestacionales: Son las percepciones no salariales que no se consideran salario, como gastos de transporte o compensaciones por herramientas. Su principal función es reembolsar gastos del trabajador, y no cotizan para la Seguridad Social.
Sustento Legal y Aplicaciones:
Código Sustantivo del Trabajo (CST), en sus artículos: 186, 187, 192. Que regulan todo lo relacionado a vacaciones, como; días a los que tiene derecho el colaborador, cuando se deben conceder y que remuneración considerar para su cálculo.
Proceso en la plataforma:
Por defecto, las vacaciones se pagan de forma anticipada. No obstante, si tienes activada la opción general “Permitir Vacaciones Segmentadas”, podrás optar por pagarlas de manera anticipada o segmentada, según lo requieras, es decir, cuando registras unas vacaciones desde la ficha del colaborador o de forma masiva a través del importador de “Registros de Vacaciones Tomadas”, y decides pagarlas de forma anticipada, entra en juego nuestra nueva lógica de cálculo.
Aquí te explicamos los detalles:
Ejemplo: Vacaciones del 21 de agosto al 20 de septiembre de 2024
Comportamiento Anterior:
Todos los días de vacaciones se pagaban como devengo prestacional bajo el concepto “Vacaciones Disfrutadas”, lo que afectaba directamente el Ingreso Base de Cotización (IBC) del mes en el que se anticipaba el pago y por ende, el cálculo de la seguridad social, fondo de solidaridad pensional y retención en la fuente se hacían considerando los días de vacaciones anticipadas.
Nuevo Comportamiento:
- Los días de vacaciones del periodo actual se registrarán como devengo prestacional, bajo el nombre “Vacaciones Disfrutadas”, garantizando su impacto en la base de cálculo de seguridad social, siempre por los días del periodo. Ejemplo: Valor en agosto: $6.916.667
- Los días de vacaciones correspondientes a periodos futuros se registrarán como devengo no prestacional, con el nombre “Pago Vacaciones Anticipadas”, evitando que estos días afecten la base de seguridad social, fondo de solidaridad pensional y retención en la fuente antes de tiempo. Este ítem no hace base a ley 1393. Ejemplo: Valor en agosto: $6.916.667
- En el periodo al que realmente corresponden, estos días serán recalculados automáticamente como devengo prestacional, asegurando su correcto impacto en la seguridad social. Ejemplo: Valor en septiembre $6.866.667.
- El devengo del anticipo será procesado como un “Otro Descuento” bajo el nombre “Descuento Vacaciones Anticipadas”, generando un efecto neto cero. Asegúrate que se refleje en el comprobante de pago de tu colaborador para evitar pagos duplicados. En caso de ser necesario actualiza el comprobante. Para el caso del ejemplo será de $6.916.667, ya que fue el valor de lo anticipado en el periodo anterior.
¿Por qué hay diferencias entre el devengo no prestacional anticipado y el devengo prestacional?
Esta diferencia se debe a las bases de cálculo utilizadas, ya que el comportamiento actual sigue la lógica heredada de las vacaciones segmentadas. Como las bases de cálculo pueden llegar a ser diferentes para cada periodo, los montos pueden llegar a variar. Por ejemplo, si el colaborador tiene un aumento salarial entre un período y otro. También puede ocurrir en casos de colaboradores con devengos prestacionales que deban ser promediados. Te lo explicamos a continuación:
- Días de agosto: Se calculan con el sueldo base de agosto más el promedio de devengos prestacionales con base a vacaciones disfrutadas desde agosto 2023 hasta julio 2024. Este promedio se determina con los días contratados hasta julio de 2024.
- Días de septiembre: Se calculan con el sueldo base de septiembre más el promedio de devengos prestacionales con base a vacaciones disfrutadas desde septiembre 2023 hasta agosto 2024. Este promedio se determina con los días contratados hasta agosto de 2024.
Resultado:
10 días de agosto: $6.916.667
10 días de septiembre: $6.868.667
Imágenes vacaciones segmentadas:
Consideraciones Importantes:
- Si tienes vacaciones anticipadas registradas antes de estos ajustes se mantendrá el comportamiento anterior, siempre y cuando el periodo esté cerrado.
- PILA: Para efectos de seguridad social, siempre reportamos en base a 30 días. Considerando los ejemplos dados anteriormente, tanto para agosto como para septiembre reportamos una línea de salario por 20 días y una línea de vacaciones por 10 días para un total de 30 días en cada mes.
-
Nómina Electrónica: Para efectos de nómina electrónica, los valores se reportan de la siguiente manera:
- El anticipo de agosto por $6.916.667 se registra en Devengados.Anticipos.0.Anticipo.
- El descuento de septiembre por $6.916.667 se reporta en Deducciones.Anticipos.0.Anticipo, asegurando la correcta conciliación de los valores anticipados y descontados.
Fuente de Información
Sustentos legales del Código Sustantivo del Trabajo (CST) y validaciones con nuestros consultores laborales.
Módulos Requeridos:
Base: Esencial.
Palabras Clave:
Vacaciones Anticipadas, Devengo Prestacional, Devengo No Prestacional, Seguridad Social, Anticipo, Descuento.
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