Workflow - Manual de Configuración y Uso

¿Qué es Workflow?

Workflow es el módulo de Buk que permite a tu empresa gestionar y automatizar procesos internos de RRHH de forma ordenada, con aprobaciones personalizadas y acciones que impactan directamente otros módulos de la plataforma.

En lugar de coordinar procesos por correo, chat o papel, Workflow centraliza todo en un único lugar: quién inicia, quién aprueba, qué información se captura y qué acción ocurre al final.

¿Para qué sirve?

1. Formalizar procesos internos — Establece flujos con pasos, responsables y formularios, eliminando la ambigüedad operativa.
2. Automatizar acciones repetitivas — Cuando se cumple una condición (por ejemplo, ingresa un colaborador), el sistema ejecuta automáticamente acciones como generar documentos, asignar cursos o crear tareas.
3. Dar trazabilidad — Cada solicitud queda registrada con su historial completo: quién aprobó, en qué fecha y con qué información.

¿Cómo funciona?

• Se crea una Plantilla que define el proceso.
• Se genera una Solicitud a partir de esa plantilla (manual o automáticamente).
• La solicitud avanza por las Etapas de aprobación configuradas.
• Al completarse todas las etapas, se ejecuta la Acción final.

Módulos requeridos

Para acceder a Workflow necesitas Plataforma Pro. Algunas acciones requieren módulos adicionales contratados.

¿Cómo acceder?

Administrativo → Workflow. Verás dos vistas: Solicitudes y Plantillas.

Nota: Este manual está enfocado exclusivamente en workflows que se inician manualmente. La configuración de workflows que se inician automáticamente ante eventos en la plataforma se detalla en el manual Automatizaciones - Manual de Configuración y Uso.

Importante: ruta actualizada

Desde abril 2026, la única ruta válida para gestionar plantillas y solicitudes de Workflow es Administrativo > Workflow > Plantillas y Administrativo > Workflow > Solicitudes. La ruta anterior Colaboradores > Solicitudes está deprecada: las solicitudes nuevas solo pueden crearse desde la ruta nueva.

Configuraciones generales necesarias

Si tienes Plataforma Pro y no vez Workflow, verifica con el equipo de SAC o Proyectos que esté activa la option "Habilitar Workflow" en tu configuración general. 

Conceptos Base de Workflow

Workflow: Como módulo, es un centralizador que permite tener visión general de los flujos y automatizaciones configuradas. Además, es el lugar donde se administran flujos que no pertenecen a ningún módulo o sección particular.

Plantilla de Workflow: Estructura que contiene un flujo de aprobación o ejecución de acciones en la plataforma. Puede incluir eventos, acciones, aprobaciones y estar restringida mediante permisos.

Solicitud: Ejecución de una plantilla particular que gatilla el flujo definido. Pueden ser iniciadas manualmente por un usuario o automáticamente a partir de un evento. Existen como el medio centralizado para que los colaboradores y líderes levanten y canalicen formalmente sus requerimientos operativos. Resuelven la necesidad de eliminar las peticiones informales perdidas en correos o chats, transformándolas en registros digitales estructurados y medibles.

• Constituyen la ejecución práctica y el caso vivo que transita por el diseño de un workflow.
• Inician cuando un usuario completa los campos necesarios en un formulario, o bien cuando el sistema las detona de manera automática

Etapas: Un workflow está compuesto por una serie de etapas consecutivas que se ejecutan y avanzan a medida que se cumplen las condiciones de aprobación y/o ejecución definidas.

Solicitante: Usuario que crea una solicitud a partir de una plantilla. Si el inicio es automático, el solicitante será registrado como "sistema".

Aprobador: Usuario encargado de aprobar o completar parte de la información iniciada por otra persona. 

Evento (disparador): El disparador, también conocido como evento de inicio, existe para detectar cambios en el ecosistema de la plataforma y poner en marcha un proceso de forma cien por ciento automática como por ejemplo, cuando llega un nuevo colaborador a la empresa. Estos están asociados al listado de plantillas ej: "Generar documento cuando se le crea el trabajo a un colaborador"

Reglas/filtros: Actúan como filtros lógicos y dependencias que el sistema evalúa antes de permitir que un flujo inicie o cambie de etapa.

• Permiten segmentar la activación de automatizaciones cruzando variables de los colaboradores, como áreas, cargos o características del contrato.
• Garantizan que nuestra plataforma distinga escenarios complejos, validando si una condición es verdadera antes de desencadenar un evento o avanzar a una etapa de revisión. Ej: Plantilla de generar documentos - Se genera un contrato exclusivamente cuando el nuevo colaborador pertenece al área de Administración y Finanzas.
  
  

Flujos de aprobación

El flujo de aprobación existe para establecer controles de validación estructurados en los requerimientos internos de tu organización. Resuelve el desafío de mantener la gobernanza, garantizando que ninguna solicitud crítica avance o impacte a la empresa sin recibir el visto bueno de las jefaturas o áreas responsables. Es una pieza angular para la estrategia operativa, ya que permite descentralizar la carga de trabajo manteniendo la seguridad, el orden y la transparencia en cada decisión tomada

Organiza secuencialmente las etapas y revisiones por las que debe transitar un requerimiento antes de concretarse.

• Asigna dinámicamente a los responsables de revisión, involucrando a supervisores directos, equipos de recursos humanos o cargos específicos en momentos clave.
  
  Aprobar / Devolver / Rechazar

Las tres respuestas posibles de un aprobador ante una etapa:

• Aprobar: La etapa se completa y la solicitud avanza a la siguiente etapa.
• Devolver: La solicitud regresa a una etapa anterior (o al solicitante) para que se corrija o complemente. El flujo no termina; puede volver a avanzar.
• Rechazar: El flujo termina definitivamente. No es posible retomar la solicitud; se deberá crear una nueva si es necesario.

⚠️  La diferencia clave: Devolver es reversible (permite corregir y reenviar). Rechazar es definitivo.

Período abierto

El mes de liquidación actualmente activo en nómina. Para que Workflow pueda ejecutar un movimiento (cambio de cargo, área, renta, etc.), el período correspondiente debe estar abierto. Si el período ya está cerrado, el movimiento no se puede programar. Si aún no se ha abierto, tampoco.

Si tienes dudas sobre qué período está abierto, consúltalo con el encargado de liquidación o en el módulo de Remuneraciones.

Acción final/gatillador

El gatillador o acción final existe para materializar el impacto final del flujo de trabajo de manera automática. Resuelve la fricción y el trabajo administrativo de ejecutar manualmente las resoluciones aprobadas, encargándose de concretar el cambio o la tarea operativa en el sistema una vez que todas las revisiones fueron exitosas. Es fundamental para tu estrategia operativa porque cierra el ciclo de gestión de forma impecable, ahorrando tiempo valioso y garantizando que todo lo que tu equipo aprueba se transforme en un hecho concreto dentro de la plataforma 

Opciones:

• Generar documento — Crea un documento a partir de una plantilla preconfigurada y lo asocia al colaborador.
• Generar tarea pendiente — Crea una tarea en el módulo de tareas de Buk asignada a uno o más usuarios.
• Agregar participante a encuesta libre — Inscribe al colaborador en una encuesta activa del módulo de Encuestas.
• Solicitar activos — Genera una solicitud de entrega de activos (equipos, implementos) al colaborador en el módulo de Activos.
• Inscribir en curso o ruta de aprendizaje — Matricula al colaborador en un curso o ruta del módulo de Capacitaciones.
• Asignar ítem de remuneración (haber, descuento, aporte, ítem informativo) — Agrega un ítem a la liquidación del colaborador.
• Enviar Request HTTP — Llama a una URL externa (webhook/API) con datos de la solicitud. Útil para integraciones con sistemas externos como ERP, plataformas de TI o servicios internos.
• Modificar datos de trabajo del colaborador (Alta, Baja, Movimiento) — Aplica directamente el cambio en la ficha del colaborador.

⚠️  Cada acción requiere el módulo correspondiente contratado y permisos habilitados.

 Tipos de Plantillas
En la plataforma existen seis tipos de plantillas disponibles, cada una diseñada para abordar necesidades específicas de gestión, para conocer más sobre estas, visita el artículo Tipos de plantilla en Workflow: cuándo usar Alta, Baja, Movimiento, Preingreso, Búsqueda o Flexible. Dentro de este artículo podrás ver también los permisos de perfiles que se necesita para configurar plantillas en workflow.
 

Alcance / Limitaciones

Para configurar plantillas, tu perfil debe tener el permiso de "Modificación" en Solicitudes. Puedes revisarlo desde Administración (⚙️) en la sección "Usuarios y perfiles".

Niveles de permiso

Para aprender más sobre los permisos en Workflow y sobre quién puede iniciar solicitudes y quién no, visita el artículo ¿Cómo funcionan los permisos en Workflow?

📄 Para perfiles que solo pueden iniciar o aprobar solicitudes, contamos con los artículos ¿Cómo iniciar solicitudes? y ¿Cómo aprobar solicitudes? que le puedes compartir a tus colaboradores.

Acceso y vistas del módulo de Workflow

Puedes ingresar a Workflow desde Administrativo > Workflow. 

Al hacerlo, verás dos opciones: la vista de Solicitudes  y la vista de Plantillas. 
Nota*: Anteriormente, el acceso era desde Colaboradores > Solicitudes, por lo que algunas imágenes pueden reflejar eso. Ese acceso aún está disponible, pero pre filtrado para solamente mostrar solicitudes de Alta, Movimiento, Baja, Búsqueda y Pre-Ingreso.

Vista de Solicitudes (Workflow -> Solicitudes)

Para aprender más sobre cómo utilizar la vista de solicitudes, consulta el artículo Vista de Solicitudes: ¿Cómo manejo una solicitud de Workflow? (iniciar, aprobar, rechazar, devolver, recuperar)

Configuración de la plantillas (Workflow -> Plantillas) 

Para configurar una plantilla, consulta con más detalle con el artículo Plantillas de Workflow - Manual de Configuración

Además, contamos con los siguientes artículos para ayudarte con la configuración completa de una plantilla de workflow (Variables, notificaciones, aprobadores, formulario, etc.)

Variables en plantillas de Workflow: cómo insertarlas, formatearlas y dónde usarlas

¿Cómo configuro las notificaciones de una plantilla de Workflow?

¿Cómo configuro los aprobadores de una plantilla de Workflow?

¿Cómo configuro el formulario de una plantilla de Workflow?

¿Qué son las dependencias en Workflow?
 

IMPORTANTE: 

- Recuerda ir guardando cada etapa que vayas configurando en el workflow para no perder el trabajo realizado.


- Considera que la etapa final de cada flujo dependerá del tipo de workflow que estes configurando.

💡 ¿Aún tienes dudas?
Si este artículo no responde completamente tu consulta o necesitas apoyo en un caso particular, nuestro equipo está disponible a través de los canales de atención:

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