Workflow - Manual de Configuración y Uso

Objetivo

Proporcionar a los administradores de solicitudes información detallada sobre los diversos tipos de workflows (solicitudes) que pueden configurar y usar en la plataforma.

Nota: Este manual está enfocado exclusivamente en workflows que se inician manualmente. La configuración de workflows que se inician automáticamente ante eventos en la plataforma se detalla en el manual Automatizaciones - Manual de Configuración y Uso.

Módulos requeridos

• Base: Plataforma Pro

• Algunos workflows requieren tener módulos adicionales contratados.

Configuraciones generales necesarias

Verifica con el equipo de SAC o Proyectos que esté activa la opción "Habilitar Workflow" en tu configuración general. Esto es requisito para comenzar a utilizar este módulo.

Conceptos Base de Workflow

Workflow: Como módulo, es un centralizador que permite tener visión general de los flujos y automatizaciones configuradas. Además, es el lugar donde se administran flujos que no pertenecen a ningún módulo o sección particular.

Plantilla de Workflow: Estructura que contiene un flujo de aprobación o ejecución de acciones en la plataforma. Puede incluir eventos, acciones, aprobaciones y estar restringida mediante permisos.

Solicitud: Ejecución de una plantilla particular que gatilla el flujo definido. Pueden ser iniciadas manualmente por un usuario o automáticamente a partir de un evento.

Etapas: Un workflow está compuesto por una serie de etapas consecutivas que se ejecutan y avanzan a medida que se cumplen las condiciones de aprobación y/o ejecución definidas.

Solicitante: Usuario que crea una solicitud a partir de una plantilla. Si el inicio es automático, el solicitante será registrado como "sistema".

Aprobador: Usuario encargado de aprobar o completar parte de la información iniciada por otra persona.

Acciones: Operaciones concretas que se ejecutan en otros módulos de la plataforma, gatilladas desde una solicitud de Workflow. Las acciones se configuran en las plantillas y solo pueden ser agregadas o editadas si el usuario cuenta con los permisos correspondientes.
Ejemplo: para configurar la acción de asignar ítems, el usuario debe tener permiso sobre el módulo de Ítems.

Tipos de Workflow
En la plataforma existen seis tipos de workflow disponibles, cada uno diseñado para abordar necesidades específicas de gestión:

• Búsqueda: Inicia un nuevo proceso de selección a partir de una solicitud. Al completarse, se crea automáticamente un proceso de reclutamiento en estado pendiente.

• Alta: Da de alta a un nuevo colaborador. El flujo genera la ficha del colaborador y puede incluir el envío automático de instrucciones para la creación de su contraseña.

• Pre-Ingreso: Recopila información previa del futuro colaborador mediante un formulario antes de su incorporación. Es importante definir correctamente los campos que el postulante deberá completar.

• Movimiento: Permite modificar datos laborales de un colaborador (renta, cargo, área, etc.). Al finalizar el flujo, las modificaciones se aplican automáticamente en su ficha.

• Baja: Gestiona el término de la relación laboral. Al completarse, la ficha del colaborador se inactiva. Se debe definir claramente quiénes podrán iniciar este tipo de solicitudes.

• Flexible: Configura flujos de aprobaciones o notificaciones internas sin afectar datos del colaborador. Sirve como constancia formal del proceso.
  📌 Nota: Algunos workflows de tipo flexible pueden iniciarse automáticamente mediante eventos en la plataforma. Su configuración se detalla en el manual de Automatizaciones.

Alcance / Limitaciones

Para configurar workflows, tu perfil debe tener el permiso de "Modificación" en Solicitudes. Puedes revisarlo desde Administración (⚙️) en la sección "Usuarios y perfiles".

Existen tres niveles de permiso para el módulo de Solicitudes:

• Modificación: Acceso completo. Permite crear, editar y eliminar plantillas, así como administrar todo el flujo.

• Lectura: Permite visualizar y operar workflows existentes, pero no permite crear ni eliminar plantillas.

• No: Solo permite iniciar solicitudes a partir de plantillas ya existentes.

📄 Para perfiles que solo pueden iniciar o aprobar solicitudes, contaremos a futuro con los artículos complementarios: ¿Cómo iniciar solicitudes? y ¿Cómo aprobar solicitudes?

Acceso y vistas del módulo de Workflow

Puedes ingresar al módulo desde Administrativo > Colaboradores > Solicitudes. 

Al hacerlo, verás dos vistas principales: la vista de Solicitudes (por defecto) y la vista de Plantillas (a la que accedes desde el botón de "Configuración" en la esquina superior derecha).

Vista de Solicitudes

Esta vista permite visualizar las solicitudes creadas en la plataforma. Según tu nivel de permiso (Modificación, Lectura o Sin acceso), verás distintas pestañas:

• Mis pendientes: Solicitudes que tú debes aprobar o responder.

• Mis solicitudes: Solicitudes que tú mismo iniciaste.

• Todas: Todas las solicitudes de la plataforma (disponible solo para perfiles con permiso de Modificación o Lectura).

📌 Para iniciar una solicitud, haz clic en el botón "Crear Solicitud" (esquina superior derecha). Ahí podrás seleccionar la plantilla que deseas utilizar y completar la información solicitada por el formulario correspondiente.

Columnas disponibles

Puedes personalizar la vista activando, desactivando o reordenando columnas desde el botón de configuración (esquina superior derecha). Las columnas disponibles son:

• ID

• Estado (Rechazada, En progreso, Aprobada, Error)

• Título

• Nombre de la plantilla

• Tipo de workflow

• Solicitante

• Colaborador afectado

• N° de documento

• Progreso

• Etapa actual

• Fecha de creación

• Fecha de actualización

• Fecha límite

• División

• Área

• Cargo

Acciones disponibles por solicitud:

• Ver detalle: Muestra el resumen completo de la solicitud y sus etapas.

• Responder: Permite aprobar, rechazar o devolver la solicitud si estás autorizado.

• Más opciones (⋮): Incluye:

  • Descargar reporte (si fue habilitado en la configuración de etapa).

  • Eliminar solicitud (solo disponible si el usuario tiene permisos).

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Vista de Plantillas

Para acceder, haz clic en el botón de Configuración en la esquina superior derecha de la vista de Solicitudes. Esta vista permite administrar todas las plantillas disponibles en la plataforma.

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Columnas disponibles

Desde el mismo botón de configuración, puedes personalizar qué columnas se visualizan. Las columnas disponibles son:

• ID

• Nombre de la plantilla

• Tipo de flujo

• Inicio

• Estado (Activo, Inactivo, Incompleto, Error)

• Acción

• N° de operaciones

• Fecha de actualización

Acciones disponibles:
Existen 3 acciones disponibles, ubicadas en el costado derecho de cada fila en la vista de plantillas:

1. Activar o desactivar plantillas
   Puedes activar o desactivar una plantilla directamente desde esta vista usando el interruptor de estado en la columna correspondiente.

• : Estará visible y disponible para que los colaboradores la utilicen al crear solicitudes.

  : Se ocultará del listado de opciones disponibles para los colaboradores, pero seguirá siendo visible para administradores desde la configuración.
  
   o : Al seleccionar el icono , podrás ver el detalle de del error de la solicitud.

📌 Importante: Desactivar una plantilla no afecta las solicitudes ya creadas con ella. Estas seguirán su curso normalmente.

2. Duplicar una plantilla
   Permite crear una versión alternativa sin modificar la original.

3. Eliminar una plantilla
   Solo posible si la plantilla no tiene procesos asociados.

Creación y edición de una plantilla

Una vez en la vista de Plantillas, puedes crear una nueva plantilla o editar una existente.

• Para crear una nueva, haz clic en el botón "Crear Plantilla".

• Para editar una plantilla existente, selecciónala desde la lista y haz clic sobre su nombre.

Durante la creación, deberás ingresar un nombre y seleccionar el tipo de flujo que deseas configurar.
📌 Para más detalles sobre los tipos disponibles, consulta la sección Conceptos Base de Workflow al comienzo de este artículo.

 

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Configuración de la plantilla 

Una vez creada la plantilla del proceso, se abrirá su configuración. A la izquierda verás las diferentes etapas que vienen por defecto según el tipo de flujo, y podrás agregar todas las etapas que necesites para que el proceso se adapte a tus políticas internas. A la derecha encontrarás las pestañas de configuración de cada etapa: permisos, formulario, dependencias y notificaciones.

Ten en cuenta que en la etapa inicial (etapa 1) y en la última etapa, las opciones de configuración pueden variar según el tipo de flujo seleccionado.

Además, considera que si una plantilla ya tiene solicitudes en curso o completadas asociadas, realizar cambios sobre ella puede modificar o interferir con esos procesos existentes. Para evitar impactos no deseados, te recomendamos duplicar la plantilla, realizar los cambios en la copia, y luego desactivar la original.

A continuación se detalla el funcionamiento de cada una de las posibles configuraciones de las etapas de una plantilla:

 

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Permisos

En esta sección podrás definir qué personas tendrán permiso para iniciar, aprobar, devolver o rechazar la etapa que estás configurando.

 

Puedes otorgar permisos de aprobación por: Área/cargo, Usuario específico, Administrador de solicitudes, Supervisor y el mismo Solicitante.

 

Consideraciones:

- Si estás utilizando aprobadores definidos por Área y Cargo, cuando una etapa del flujo sea devuelta, esta solo será visible para la persona que la aprobó previamente, en lugar de mostrarse a todos quienes cumplen con ese criterio. Esto permite que la solicitud regrese directamente a quien debe continuar con la gestión, evitando confusiones y manteniendo el orden del flujo.

- Ten en cuenta que cuando estes configurando los permisos de la primera etapa de un workflow, solo podrás filtrar los permisos para iniciar el flujo entre área/cargo o administradores de solicitudes.

- Al filtrar por usuario, tendrás la opción de limitar la aprobación de la etapa a usuario específicos de la plataforma.

 

Otras Configuraciones:

Además, podrás activar opciones adicionales:

• Permitir descarga de reporte de solicitud a quienes respondan esta etapa.

• Activar límite de permisos según configuración del usuario, con la finalidad de limitar las listas desplegables que a futuro aparecerán en el workflow, haciendo que correspondan a opciones validas dentro de los límites configurado en el usuario.

• Definir aprobador de área/cargo específico, con la finalidad de que la jefatura que pueda aprobar esta etapa corresponda al supervisor del solicitante.

Gestión de aprobaciones en caso de ausencia:

En etapas donde hay un único aprobador y su asignación es directa (es decir, por “suplente” o “lista de usuarios”), el suplente configurado podrá asumir automáticamente la aprobación de las solicitudes si la persona original está ausente (por ejemplo, por vacaciones o licencia).

Esta lógica no aplica si la etapa asigna aprobadores por área o cargo, incluso si en la práctica hay solo un usuario disponible. En esos casos, el suplente no asumirá la aprobación.

El suplente solo podrá gestionar las solicitudes asignadas al aprobador original, sin acceso a otras solicitudes o historiales.

Al activar una suplencia, si tienes el modulo de Workflow habilitado el suplente recibirá una notificación como la siguiente:

Esta funcionalidad permite mantener la continuidad en los flujos de trabajo, evitando bloqueos en procesos críticos y asegurando una gestión eficiente de solicitudes.

Por último, encontrarás en la esquina superior izquierda una casilla llamada "Permitir visualizar y operar solicitudes iniciadas por otros usuarios":
Al activarla, todos los colaboradores podrán ver las solicitudes iniciadas por otros. Sin embargo, solo podrán completar la primera operación si su área y cargo coinciden con los permisos definidos para esa etapa. Esta funcionalidad es útil cuando quieres otorgar visibilidad general sin comprometer la lógica de permisos establecida.

 

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Formulario

En esta sección deberás definir los campos que deben ser completados en cada etapa del flujo. Puedes marcar los campos como: Solo lectura, Editables opcionalmente o Editables obligatoriamente.

 

 

Algunos campos son obligatorios según el tipo de workflow. Puedes usar la opción "Agregar Campos Requeridos" para asegurarte de incluir todos los campos mínimos.

Puedes seleccionar campos desde el listado asociado al tipo de flujo o agregar campos libres personalizados (de tipo texto, numérico, archivo, lista, fecha o selección múltiple).

 

Nota:

- En workflows de tipo Alta, el campo "Tipo de documento" permite seleccionar la opción "Otro" para documentos de países no predefinidos.

Una vez configurados los campos, deberás indicar su estado en cada etapa. Algunos ya vendrán marcados como obligatorios por defecto.

 

 

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Dependencias

Aquí configuras la condición que debe cumplirse para que se inicie la etapa.

Por defecto, una etapa comienza al aprobarse la anterior, pero puedes modificar esta lógica para que el inicio dependa de otros estados: aprobado, rechazado, error o devuelto.

Para agregar una dependencia, elige la condición y haz clic en "Agregar Dependencia". Si una etapa tiene múltiples dependencias, solo comenzará cuando todas se cumplan.

Duplicar etapas

Para facilitar la construcción de flujos repetitivos, puedes duplicar una etapa ya configurada dentro de la plantilla. Esto replica toda su configuración: nombre, formulario, permisos, dependencias y notificaciones.

¿Cómo hacerlo?

1. Accede a Administrativo > Colaboradores > Solicitudes > Configuración.

2. Selecciona la plantilla.

3. Haz clic en la etapa que deseas duplicar.

4. Presiona "Duplicar Etapa".

¿Qué ocurre al duplicar?

• Si duplicas la etapa 1, la nueva etapa se convertirá en la etapa 2 y dependerá de la primera.

• Si duplicas la última etapa, la nueva se posicionará al final y dependerá de la anterior.

Consideraciones importantes

• Las dependencias se ajustan automáticamente tras duplicar o eliminar etapas.

• Al eliminar una etapa, las dependencias se reorganizan para mantener la coherencia del flujo.

   

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Notificaciones

La pestaña de notificaciones en Workflow te permite informar a los usuarios involucrados sobre el estado de las solicitudes, mejorando el control y la eficiencia de tus procesos. Existen dos tipos de notificaciones:

• Notificaciones Automáticas: Se configuran de manera general para toda la plantilla, enviando comunicaciones automáticas al solicitante y a los usuarios responsables según el avance del flujo.

• Notificaciones Manuales Personalizadas: Permiten configurar mensajes específicos por etapa, controlando el contenido, destinatarios y momento del envío.

¿Cómo configurar Notificaciones Automáticas?

1. Accede a la configuración de plantillas
   Ve a Administrativo > Colaboradores > Solicitudes y haz click en el botón Configuración. Tu perfil debe tener permiso de "Modificación" en Solicitudes.

2. Selecciona o crea una plantilla
   Dentro de las configuraciones, selecciona la plantilla (existente o nueva) que quieras configurar.

3. Activa o desactiva la opción "Notificaciones Automáticas"
   Dentro de la plantilla encontrarás una casilla de Notificaciones Automáticas, que puede estar habilitada por defecto. Puedes activarla o desactivarla según tus necesidades.

¿Qué ocurre al habilitar las notificaciones automáticas?

• Usuario que inicia la solicitud: recibirá notificaciones automáticamente cuando su solicitud sea aceptada o rechazada.

• Usuarios responsables de las etapas: recibirán notificaciones cuando una solicitud requiera su acción (aprobar, rechazar o devolver).

Tipos de notificaciones enviadas:

• Notificaciones Push en dispositivos móviles.

• Notificaciones por correo electrónico.

🔔 Importante:
Si habilitas notificaciones automáticas, se enviarán notificaciones a todos los usuarios asignados en la pestaña "Permisos" de cada etapa.
Si deseas que solo ciertos usuarios reciban notificaciones, deberás desactivar esta opción y configurar notificaciones manuales.

¿Cómo configurar Notificaciones Manuales Personalizadas?

1. Accede a la configuración de procesos
   Ve a Administrativo > Colaboradores > Solicitudes > Configuración.

2. Selecciona la plantilla y la etapa
   Dentro de la plantilla, selecciona la etapa a la que quieres agregar una notificación.

3. Agrega una notificación
   En la pestaña Notificaciones, haz clic en el botón Agregar Notificación.
   

4. Completa la configuración de la notificación:
   
   

   • Título: Nombre para identificar internamente la notificación.

   • Esta notificación será enviada cuando la etapa esté: Estado que activará la notificación (Solicitado, Esperando, Rechazado, Devuelto, Error).

   • Asunto: Asunto del correo electrónico.

   • Destinatario:

     • Dirección de email: Correo(s) manualmente indicados.

     • Encargado de la etapa: Usuario asignado como encargado.

     • Solicitante del proceso: Usuario que inició la solicitud.

     • Supervisor del colaborador afectado: Supervisor del colaborador.

   • Cuerpo del mensaje: Texto del correo, con posibilidad de personalizarlo y usar variables disponibles.

IMPORTANTE: 

- Recuerda ir guardando cada etapa que vayas configurando en el workflow para no perder el trabajo realizado.


- Considera que la etapa final de cada flujo dependerá del tipo de workflow que estes configurando.

 

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