Este manual reúne toda la información necesaria para que administradores gestionen correctamente los usuarios: crear y vincular usuarios, activar o desactivar accesos, editar configuraciones de usuario, visualizar información relevante y facilitar la activación inicial de las cuentas.
Acceso al módulo
Si cuentas con los permisos adecuados, para acceder al módulo, dirígete a Configuración (⚙️ en la esquina superior derecha) > Usuarios y Perfiles.
Desde esta vista podrás realizar todas las acciones relacionadas con la gestión de usuarios: crearlos, editarlos, activar/desactivar accesos, aplicar filtros, visualizar columnas y más.
La vista de usuarios se organiza en las siguientes pestañas:
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Todos: muestra todos los usuarios del sistema.
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Activos: usuarios con acceso habilitado a la plataforma.
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Desactivados: usuarios a quienes se les desactivó el acceso.
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Bloqueados: usuarios que, aunque están activos, no pueden ingresar debido a múltiples intentos fallidos de inicio de sesión
Columnas visibles
Por defecto, la vista muestra las siguientes columnas:
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Nombre
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Email
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Colaborador
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Número de documento
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Perfil
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Fecha de creación
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Fecha de sesión más reciente
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Estado del usuario
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Estado de la fecha
Además, puedes personalizar tu vista y agregar otras columnas opcionales desde el selector de columnas ubicado en la esquina superior derecha.
Entre las columnas que puedes activar se encuentran:
- ¿Es supervisor? Indica si el usuario tiene el rol de supervisor.
- ¿Es representante legal? Indica si el usuario está marcado como representante legal.
- Fecha de activación: Corresponde a la última vez en que se cambió el estado del usuario a Activo
Creación de Usuarios
Existen tres formas de crear usuarios en Buk:
1. Desde el módulo de Usuarios y Perfiles
Una vez dentro del módulo, haz clic en Crear Usuarios. Podrás crear usuarios de forma:
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Individual: selecciona un perfil y vincula al usuario con un colaborador existente (solo se mostrarán colaboradores sin usuario y con correo registrado).
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Por grupos: selecciona un perfil y marca a los colaboradores a quienes deseas crear usuario de forma masiva.
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Normal a todos: se crearán automáticamente usuarios con perfil normal para todos los colaboradores que no tengan usuario y cuenten con correo registrado.
Si seleccionas “Individualmente”, se desplegará la siguiente ventana donde deberás seleccionar el perfil del usuario. Puedes vincular el usuario a un empleado existente en la plataforma o a una persona externa:
Solo figurarán en la lista de empleados, aquellos que aún no cuenten con un usuario y tengan registrado un correo corporativo.
Si seleccionas “Por grupos”, se te habilitará una ventana para elegir el perfil y una tabla donde se indica los usuarios, seleccionas y luego haces clic en “Crear usuarios” de esta forma puedes agruparlos y crearles un usuario con el perfil que requieras.
Si seleccionas “Normal a todos”, se crearán automáticamente usuarios con Perfil Normal a todos los trabajadores que no tengan un usuario en la plataforma y que tengan un correo corporativo registrado:
2. Desde la ficha del colaborador
Dirígete a Ficha del Trabajador > Información General > Usuario y haz clic en el ícono de persona con el símbolo “+”.
3. Durante la creación del colaborador
Al crear una nueva ficha de colaborador, puedes marcar la casilla “Crear Usuario (Perfil Normal)” debajo del campo de correo corporativo para generar el usuario automáticamente.
Activación de la cuenta por parte del colaborador
Una vez creado el usuario, se enviará automáticamente un correo a su dirección registrada con el asunto: “Activa tu usuario en Buk”.
Instrucciones para el colaborador:
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Revisar su bandeja de entrada, spam o papelera.
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Hacer clic en “Activar cuenta” dentro del correo.
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Definir y confirmar una nueva contraseña.
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Acceder a Buk con su correo corporativo y la contraseña recién creada.
⚠️ Si no recibe el correo, debe contactar al equipo de Recursos Humanos o administrador correspondiente.
Edición de Usuarios
Para editar la configuración de un usuario, ubica al usuario deseado en la lista y haz clic en el ícono del lápiz o en los tres puntitos al final de la fila.
También puedes hacer clic en “Detalle de usuario” para visualizar su información completa.
Desde esta vista puedes:
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Asignar o modificar el perfil de usuario.
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Ver su nombre y correo.
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Limitar áreas y roles que puede visualizar.
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Limitar el acceso por juegos de datos: al activar esta opción, el usuario solo será visible para otros usuarios sin limitaciones por juegos de datos o que estén asignados a alguno de los mismos juegos seleccionados.
🔎 Nota: La edición de los datos del colaborador (como cargo, área, o información personal) se realiza directamente desde su ficha, no desde esta vista.
Activación/Desactivación de Usuarios
En las pestañas Activos y Desactivados puedes seleccionar uno o varios usuarios marcando la casilla de selección que aparece a la izquierda de cada fila. Luego, haz clic en la esquina superior derecha para realizar la acción.
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Desde la pestaña Activos puedes desactivar usuarios.
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Desde la pestaña Desactivados puedes activar usuarios.
Cada vez que realices una de estas acciones, se mostrará un modal de confirmación, donde podrás revisar los usuarios seleccionados antes de aplicar los cambios.
⚠️ Los usuarios bloqueados no pueden desbloquearse de forma masiva. Para ello, deberás ingresar a la pestaña "Bloqueados" y seleccionar la opción "Restablecer contraseña" para permitir un nuevo intento de acceso.
Usuarios bloqueados
Los usuarios bloqueados son aquellos cuya cuenta fue inhabilitada temporalmente por múltiples intentos fallidos de inicio de sesión. Es decir, no pueden ingresar a la plataforma hasta que restablezcan su acceso.
Para gestionarlos, dirígete a la pestaña “Bloqueados” dentro del módulo Usuarios y Perfiles.
Opciones disponibles como administrador:
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Editar: Haz clic en el ícono del lápiz para modificar la configuración del usuario.
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Eliminar: Usa el ícono del basurero para eliminar el usuario si ya no corresponde mantenerlo activo.
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Restablecer contraseña: Al hacer clic en este botón, se enviará automáticamente un correo al usuario con un enlace para definir una nueva contraseña y así desbloquearse.
Además, los propios usuarios pueden desbloquearse solicitando la recuperación de su contraseña desde la pantalla de inicio de sesión, utilizando una de estas alternativas:
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Opción "¿Olvidaste tu contraseña?", que les enviará un correo de recuperación.
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Opción para restablecer vía SMS, si la cuenta está asociada a un número celular.
- Siguiendo los pasos del correo automático para restablecer contraseña que se envía cuando un usuario se bloquea.
- Esperando 24 horas desde el bloqueo, ya los usuarios se desbloquean automáticamente pasado este periodo.
También contamos con los artículos de ayuda: ¿Cómo restablecer mi contraseña? y ¿Problemas con acceso a Buk? para orientar en estos procesos.
Recuerda, si necesitas ayuda puedes contactarnos a través de nuestros canales de atención.
¡Felices te ayudamos!
