Objetivo
Este artículo te guía para iniciar un proceso de Onboarding desde un proceso de Selección: avanzar a un candidato hasta la etapa de contratación, preparar su llegada de forma anticipada, revisar y ajustar tareas y correos, asignar responsables y plantillas, y finalmente activar el flujo de preingreso y alta.
Antes de empezar
Este flujo aplica si tu empresa tiene activo el módulo de Onboarding. Si no lo tienes activo, al mover un candidato a la etapa de contratación se iniciará directamente un proceso de Alta o Movimiento (sin las tareas ni el seguimiento de Onboarding). Si te interesa activarlo, contacta a tu ejecutivo Buk.
Además, el comportamiento varía según el tipo de candidato:
Candidato externo (una persona nueva para tu empresa): se crea un proceso de Onboarding automáticamente.
Candidato interno (un colaborador que cambia de cargo o área): se crea un proceso de Onboarding solo si ese colaborador todavía no tiene usuario en Buk. Si ya tiene acceso a la plataforma, el cambio de cargo se gestiona directamente con el proceso de movimiento, sin generar tareas de onboarding.
Paso 1: Mover al candidato a la etapa de contratación
Podrás iniciar los proceso de onboarding desde un proceso de selección y preparar la llegada de este nuevo colaborador de manera anticipada a través del pre-onboarding.
En el módulo de Selección, abre el proceso y arrastra la ficha del candidato hasta la etapa de “Contratados”.
Paso 2: Preparar el Onboarding
Al soltar la ficha en la etapa de contratación se abrirá la ventana "Preparar Onboarding" (este paso sólo aparece si el módulo de Onboarding está activo). Ahí debes:
Revisar los datos del candidato (nombre, correo, cargo, área, supervisor).
Seleccionar la fecha de ingreso del nuevo colaborador.
Hacer clic en Siguiente.
Paso 3: Ubicar el proceso creado
Dirígete a Administrativo > Onboarding > Procesos > Colaboradores sin Ficha > No iniciados. Ahí verás el proceso que se creó automáticamente. En la columna Acciones, haz clic en el ícono ▶ para iniciarlo.
El proceso permanecerá en "Colaboradores sin ficha" hasta que se complete el flujo de Alta (ver más abajo) y se cree la ficha del nuevo colaborador; desde ese momento pasará a listarse junto con el resto de los colaboradores.
Paso 4: Configurar el proceso antes de iniciarlo
Antes de iniciar el proceso, revisa los siguientes campos (llegan prellenados con la información del proceso de selección, pero puedes editarlos):
Datos del nuevo colaborador: nombre, correo, área, cargo y fecha de ingreso.
Encargado de Onboarding: la persona responsable de hacer seguimiento al proceso. Al asignarla, se habilita para ella el acceso a "Procesos" en el menú de Onboarding, desde donde podrá revisar el avance, crear nuevas tareas y correos. Además, se le notificará tanto al iniciar como al finalizar el onboarding.
Plantillas de procesos: puedes seleccionar una o más plantillas, que traen consigo tareas, correos y una plantilla de pre-ingreso ya configuradas con sus responsables.
Enviar recordatorio semanal: si lo activas, los responsables de tareas atrasadas o próximas a vencer (dentro de los siguientes 7 días) recibirán un recordatorio automático.
Haz clic en Continuar.
Paso 5: Revisar y ajustar las tareas
En la pestaña Tareas puedes revisar todas las tareas asociadas al proceso y sus responsables. Si usaste una plantilla, la Fecha Límite de cada tarea se calcula automáticamente según los días u horas que se hayan definido antes o después de la fecha de ingreso; puedes editar cualquier tarea desde la columna Acciones.
También puedes crear tareas nuevas con el botón Nueva Tarea, o incorporar tareas ya existentes desde la biblioteca con Seleccionar Tarea. Al crear una tarea en blanco, puedes definir:
Nombre (obligatorio): título de la tarea.
Descripción: instrucciones para que el responsable la desarrolle correctamente.
Plazo: en días o semanas, antes o después de la fecha de ingreso. Si la tarea no necesita fecha límite, puedes marcar la opción Sin plazo.
Prioridad: baja, media o alta.
Visible para el Nuevo Empleado: muestra la tarea al nuevo colaborador de forma informativa, aunque no sea su responsable y no pueda marcarla como terminada.
Responsables: una o más personas (puede ser el propio nuevo colaborador, su supervisor u otro colaborador). Solo los responsables pueden ver y marcar la tarea como terminada.
Videos de Youtube: hasta 3 links.
Archivos adjuntos: imágenes (máximo 5 MB) o documentos como PDF, Word, Excel, PowerPoint, CSV, texto, video (mov, webm, mp4) o comprimidos (zip, rar), con un máximo de 20 MB por archivo.
Paso 6: Revisar los correos e iniciar el proceso
En la pestaña Correos puedes revisar los correos que se enviarán durante el proceso (por ejemplo, el aviso de bienvenida al candidato). Cuando todo esté listo, haz clic en Iniciar para comenzar el proceso de Onboarding del nuevo colaborador.
Qué sucede después de iniciar el proceso
Flujo de Preingreso
Al iniciar el proceso de onboarding, se activa el flujo de preingreso, que en general consta de dos etapas (pueden variar según el país o la plantilla utilizada):
Envío del formulario al nuevo colaborador: se envía un formulario a su correo personal con los campos obligatorios para crear su ficha (puedes agregar atributos personalizados si lo necesitas). Al completarlo, el proceso avanza a la siguiente etapa.
Asignación de plantilla de Alta: se notifica a la persona definida para revisar la información entregada y seleccionar la plantilla de alta correspondiente. Al aprobar esta etapa, se inicia automáticamente el flujo de Alta.
Si el candidato no recibió o no pudo completar el formulario de preingreso, puedes reenviarlo desde el proceso.
Flujo de Alta
Una vez finalizado el preingreso, comienza el flujo de Alta, cuyo objetivo es crear automáticamente la ficha del nuevo colaborador. Esto le permitirá acceder a la plataforma, revisar su proceso de onboarding y gestionar sus tareas.
Módulos requeridos
Base: Gestión de personas
Módulos: Onboarding y Selección
Palabras Claves:
Onboarding, plantillas, tareas, preingreso, alta
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