El pre ingreso permite recopilar información de una persona antes de que ingrese formalmente a la empresa y antes de que exista su ficha creada en la plataforma.
A través de este flujo, la persona puede completar datos y adjuntar información de forma anticipada. Esto permite avanzar con la preparación de su incorporación y dejar listo parte del proceso antes de su primer día.
En este artículo encontrarás qué es el pre ingreso, cómo funciona, cómo configurarlo y qué consideraciones debes tener en cuenta al usarlo.
Qué es el pre ingreso
El pre ingreso es un flujo que permite solicitar información a una persona antes de crearla formalmente como colaborador en Buk.
Su objetivo es facilitar la recolección anticipada de datos y documentos para que, una vez completada la información requerida y realizadas las validaciones necesarias, se pueda avanzar con el alta correspondiente.
Además, el pre ingreso permite comenzar a preparar el onboarding antes del ingreso efectivo de la persona. Es decir, durante este período ya pueden quedar creadas las tareas y correos asociados a su proceso, aunque la ficha del colaborador todavía no exista.
Para qué sirve
El pre ingreso es un mecanismo opcional que te ayuda a:
- recopilar información antes del primer día
- solicitar documentos de forma anticipada
- validar datos antes de crear la ficha
- preparar el onboarding antes del ingreso formal
- reducir trabajo manual al momento de dar el alta
En la práctica, el pre ingreso funciona como una etapa previa al alta dentro del proceso de incorporación.
Cómo se conecta con onboarding
Dentro del módulo, el pre ingreso no funciona de forma aislada. Se relaciona con el proceso de onboarding y con la creación posterior de la ficha del colaborador.
La lógica general es esta:
- Se crea un proceso de onboarding para una persona
- Se asocia una plantilla de pre ingreso
- La persona completa la información solicitada
- Un responsable revisa y aprueba, si corresponde
- Se realiza el alta y se crea la ficha del colaborador
- El proceso de onboarding se liga a esta ficha y se continúa con las tareas y correos ya definidos
Esto permite que la incorporación no parta recién cuando la persona ya está creada en la plataforma, sino que pueda prepararse desde antes.
Plantilla de pre ingreso e instancia de pre ingreso
Antes de configurarlo, es importante distinguir entre estos dos conceptos:
Plantilla de pre ingreso
Es la configuración reutilizable del flujo. Sirve como base para definir qué información se solicitará, quién revisará la solicitud y qué condiciones deben cumplirse para avanzar. Para verlas, dirigete a Onboarding>Plantillas>Pre ingreso
Instancia de pre ingreso
Es el flujo de pre ingreso que se crea para una persona específica dentro de su proceso de onboarding. Para verlas, dirigite a Workflow>Solicitudes y filtra por pre ingreso.
Dónde se crea una plantilla de pre ingreso
Para crear y administrar plantillas de pre ingreso, dirígete a:
Administrativo > Onboarding > Plantillas o a Workflow > Plantillas. Luego:
- Completa el nombre, descripción y tipo
- Selecciona Pre ingreso
- Guarda los cambios
Una vez creada, podrás configurar las etapas del flujo.
Cómo funciona el flujo de pre ingreso
Al ver una plantilla de pre ingreso, veras que esta constituida por tres etapas:
1. Envío de formulario
En esta primera etapa defines la información que deberá completar la persona antes de su ingreso.
Aquí configuras los campos que se solicitarán y defines si cada uno será:
- solo lectura
- editable opcional
- editable obligatorio
Esta etapa permite que la persona cargue directamente su información antes del alta. Por eso, conviene pedir solo los datos que realmente necesitas en este momento y marcar como obligatorios solo los campos indispensables.
2. Validación y preparación del alta
Una vez que la persona responde el formulario, la información queda disponible para revisión.
En esta etapa puedes:
- validar los datos ingresados por el colaborador
- completar información adicional
- definir quién debe revisar o aprobar la solicitud
- configurar dependencias para avanzar
Si cuentas con Plataforma Pro, también es en esta etapa donde se puede asociar la plantilla de alta que se utilizará posteriormente. Esto te permite incorporar flujos personalizados de aprobación a través de Workflow.
Aquí es importante definir bien quién revisará la solicitud y qué condiciones deben cumplirse antes de continuar. También conviene activar notificaciones, para no perder visibilidad sobre cambios de estado o solicitudes pendientes.
3. Creación de la ficha
Cuando se cumplen las condiciones definidas y se aprueba la etapa anterior, se crea la ficha del colaborador con la información recopilada en el flujo.
En esta etapa también puedes tener dependencias adicionales que deban cumplirse antes de gatillar la creación de la ficha.
Esto confirma que el pre ingreso no reemplaza el alta, sino que ayuda a prepararla. Su valor está en que permite recopilar y validar información antes de ese momento, y además dejar avanzado el proceso de onboarding.
Qué pasa después de la creación de la ficha
Si la persona ya tenía un proceso de onboarding asociado mientras estaba sin ficha, una vez creada su ficha ese proceso deja de verse en la pestaña Colaboradores sin ficha y pasa a la pestaña Colaboradores.
Desde ese momento, el onboarding continúa su seguimiento desde la vista de colaboradores con ficha.
Consideraciones importantes del pre ingreso
Inicio masivo de pre ingresos
Actualmente el inicio masivo de pre ingresos se encuentra disponible si cuentas con el modulo de seleccion, dentro de Onboarding>Procesos>Colaboradores sin ficha>No iniciados. Esto permite crear varios procesos con pre ingreso asociado sin tener que configurarlos uno por uno, siempre y cuando se sigan las instrucciones indicadas en la plataforma.
Relación con Selección
Se se encuentra el módulo de Selección activado, cuando una persona pasa a estado contratado puede quedar disponible en Onboarding para continuar su proceso de incorporación.
Desde ahí, encontraras su onboarding en Onboarding>Procesos>Colaboradores sin ficha>No iniciados donde podrás asociarle un pre ingreso si corresponde.
No es posible iniciar un pre ingreso sin un proceso de onboarding
Actualmente el pre ingreso no se crea de manera independiente. Siempre debe estar asociado a un proceso de onboarding. En estos casos, recomendamos contar con procesos o plantillas simples, por ejemplo con una sola tarea y sin correos, cuando solo necesites utilizar el pre ingreso.
No es posible devolver un alta a pre ingreso
Una vez que el flujo avanzó hacia la etapa de alta, no es posible retrocederlo nuevamente a pre ingreso.
Si necesitas hacer correcciones, estas deben resolverse según las opciones disponibles en la etapa actual o mediante la gestión manual que corresponda. En caso de un error, recomendamos borrar el proceso y comenzar nuevamente.
Reenvío del pre ingreso
Recomendamos revisar el articulo ¿Como hacer seguimiento y reenviar un pre ingreso?
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