Perfiles - Manual de Configuración y Uso

Perfiles disponibles por defecto

Cuando comienzas a usar Buk, ya cuentas con los siguientes perfiles:

• Administrador: Tiene acceso total a la plataforma y puede editar todos los perfiles, excepto el suyo propio (este solo puede ser modificado por el Jefe de Proyectos). Al asignarle a alguien este perfil, todos los administradores serán notificados.

• RRHH: (personalizado)

• Consultivo: (personalizado)

• Perfil normal: Perfil base asignado a los colaboradores. Puede ser configurado para definir qué información verán.
  
  Para poder configurar los perfiles disponibles, debes tener permiso de Usuarios y Perfiles en "Si", bajo Configuración Sistema. Lo tendrás por defecto si eres Administrador.

Crear o editar perfiles personalizados

Para crear o editar perfiles:

1. Ve a Configuración (⚙️) > Usuarios y Perfiles > Perfiles.
2. Haz clic en el botón Crear Perfil de Usuario para generar uno nuevo, o selecciona el icono de lápiz para editar uno existente.
3. Asigna un nombre al perfil.
4. En la columna “Acción”, selecciona el permiso que deseas otorgar para cada opción

Definiciones:

Acciones disponibles

Al configurar un perfil, puedes definir estas acciones para cada módulo o tipo de información. Las acciones disponibles varían por agrupación, y son:

• No: Sin permiso para visualizar la información.

• Si: Con permiso de utilizar el módulo.

• Lectura: Puede visualizar información, excluyendo la información sensible.

• Lectura sensible: Puede visualizar toda la información, incluyendo datos sensibles relacionados con pagos (por ejemplo, sueldo base, gratificaciones, bonos, entre otros).

• Modificación: Puede visualizar y modificar información.

Estas acciones aplican a cada tipo de permiso que quieras otorgar. Por ejemplo, puedes darle permiso de solo lectura para ciertos módulos y de modificación para otros.

Para conocer en detalle qué permite cada combinación, puedes revisa la descripción que aparece debajo de cada uno. También puedes revisar los artículos del modulo correspondiente o el artículo Permisos - Manual de Configuración y Uso.

Una vez creado el perfil, podrás asignarlo a usuarios ya existentes o nuevos:

5. En la sección de Usuarios, puedes ver que perfil tiene cada usuario:

6. Para asignar un perfil a un usuario, haz clic en los 3 puntos al costado derecho de un usuario y selecciona "Editar". También lo puedes hacer al momento de crear un usuario nuevo. Luego, selecciona el perfil que le quieres asignar a ese usuario:

Configuración del perfil normal

El perfil normal es uno de los perfiles predefinidos en Buk, pensado para colaboradores que acceden a la plataforma con permisos limitados. Puedes personalizar qué información pueden ver en su ficha personal y qué acciones pueden realizar, incluyendo permisos adicionales si tienen personas a cargo.

Para configurarlo:

1. Ve a Configuración > Usuarios y Perfiles > Perfiles > Configuración de perfil normal.
   
2. La configuración se divide en dos pestañas principales, "Permisos" y "Ficha del Colaborador"

Pestaña "Permisos"

Define qué módulos y campos puede ver o editar el colaborador con perfil normal. Se divide en dos secciones:

• Permisos del colaborador: módulos del sidebar a los que tendrán acceso los usuarios con perfil normal.
• Permisos de supervisor: permisos adicionales para quienes tengan personas a cargo. Incluye:
  • Habilitar exportadores de nómina: usar los exportadores personalizados de "Nómina" y "Suplencia" de sus subordinados.
  • Habilitar exportador de vacaciones: usar el exportador personalizado de "Vacaciones" de sus subordinados.
  • Ver documentos: visualizar, generar y editar los documentos de sus subordinados.
  • Ver calendario de asistencias: ver asistencias y vacaciones de sus subordinados.
  • Ver encuestas de clima: ver los resultados de la encuesta de toda la organización.
  • Ver evaluaciones de desempeño: acceder a las evaluaciones de desempeño publicadas de sus subordinados.
  • Ver y gestionar colaboradores del equipo extendido: define si el supervisor ve solo a su equipo directo o también a los reportes de sus reportes. Es una configuración binaria (todo o nada) que aplica de forma transversal a todas las jefaturas de la organización. Ver Configuración visibilidad colaboradores indirectos para el perfil normal.

Pestaña "Ficha del Colaborador"

Define qué elementos estarán disponibles en la ficha personal del colaborador, en tres secciones: Pestañas de la ficha, campos de Información personal y más información y campos del resumen.

  1. Pestañas de la ficha Selecciona qué secciones estarán visibles para el colaborador dentro de su ficha, como "Capacitaciones", "Vacaciones", "Documentos", entre otras. Así adaptas la ficha a tus necesidades y ocultas lo que no sea relevante.

2. Campos de información personal Define qué campos específicos estarán visibles en el recuadro izquierdo de la ficha del colaborador. Por ejemplo: fecha de ingreso, previsión, dirección, entre otros.

Considera que para que esta información sea visible

Debe estar marcado el check de "Mostrar más información" en la configuración del perfil normal, esto habilita la información del menú lateral de la ficha del colaborador que comprende la información personal, previsional, académica y de atributos personalizados.

Por otra parte, puedes definir que campos son editables por el colaborador y cuales de esos campos editables están sujetos a flujo de aprobación:

3. Campos del resumen del colaborador Esta sección te permite configurar la vista resumen al ingresar a la ficha. Puedes adaptar completamente la visualización mostrando u ocultando la información que necesites.

• Busca o despliega la lista de campos disponibles (área, cargo, recinto, suplente, sueldo base, tipo de contrato, nacionalidad, saldo de vacaciones, horas extras, entre otros).
• Selecciona o deselecciona cada campo según lo que quieras mostrar u ocultar.
• Guarda los cambios; se reflejan de inmediato en la pestaña "Resumen" de la ficha.

Importante: que un campo esté marcado como visible en el resumen no garantiza que se muestre con su valor real. Los campos sensibles (por ejemplo, sueldo base) solo se mostrarán a quienes tengan el permiso correspondiente en nivel "Lectura sensible"; si el permiso está en "Lectura", el dato aparecerá oculto u ofuscado aunque esté seleccionado en el resumen. El nivel de permiso siempre prevalece sobre la selección de campos.

Otras configuraciones

La sección de Mostrar información adicional: Activa o desactiva bloques adicionales de la ficha o funciones especiales los cuales comprenden:

• Sección "Más información": Habilita el menú lateral del perfil normal
  
• Subir archivos: Permite a los colaboradores subir a su propia ficha documentos externos. Esto solo es posible si la pestaña de "Documentos" es visible para el colaborador.
• Grupo Familiar: Habilita la visualización del grupo familiar.
• Jornada Laboral: Muestra la jornada laboral desde el resumen de la ficha.
• Liquidaciones/Comprobantes históricos: Permite la visualización en la pestaña de Liquidaciones/Comprobantes de la ficha.
• Control de Asistencia: Permite que las personas vean sus marcas, turnos y reportes de asistencia.
• Autogestionar certificados: Habilita la generación de documentos de plantillas pre-configuradas en Buk en la misma ficha del colaborador.