¡Tu sistema de activos está por alcanzar su máximo potencial! 🎉En esta fase final, aprenderás a integrar tu sistema con la Gestión Documental, comencemos!
Documentos
La integración entre Gestión de Activos y Gestión Documental en Buk permite automatizar la generación de documentos (Recepción conforme, cláusulas de uso) al asignar un activo a un colaborador. Esta guía explica cómo configurarlo, tanto para clientes sin Gestión Documental como para quienes ya la usan.
Clientes SIN Gestión Documental
🔹 Plantilla Predeterminada "Recepción conforme"
- ¿Qué hace?:
- Es un documento estándar que confirma la entrega de un activo (ej: "El colaborador X recibió un computador en fecha Y").
- Cómo usarla:
- Ve a Gestión de Activos > Plantillas.
- Busca la plantilla "Recepción conforme" en el listado.
- Debes activarla para que se pueda visualizar desde el módulo de Gestión de Activo.
- Vincularla a un Producto:
- En Gestión de Activos > Productos
- Dentro de cada Producto, habilita la generación automática de documentos y luego selecciona la plantilla para que se genere automáticamente al asignar ese activo.
🔹 Flujo Automático
- Paso 1: Asignar un activo (ej: un teléfono móvil) desde:
- Al crear un activo y asignarlo en el momento
- Al cambiar de estado a asignado
- Al asignar un activo desde órdenes
- Paso 2: Buk genera el documento de recepción.
- Paso 3: El colaborador puede acceder a él en su ficha (Documentos > Carpeta "Activos") y descargar
- Paso 4: El administrador de Gestión de Activos podrá ver el documento generado desde el Historial de movimientos de cada activo.
2. Para Clientes CON Gestión Documental
🔹 Crear Plantillas Personalizadas: Puedes diseñar documentos avanzados vinculados a activos:
Ejemplos: Acuerdo de uso responsable de equipos, Términos de devolución de herramientas, Recepción de EPP (Equipo de Protección Personal).
🔹 Pasos para Configurarlo
- Crear la plantilla:
- Ve a Gestión Documental > Plantillas.
- Elige el tipo "Gestión de Activos" y diseña el documento (texto, campos variables, firmas).
- Selecciona en qué carpeta quieres que se guarde una vez que se genere; recomendamos usar la carpeta “Activos”
- Configura si el documento requiere firma del empleado
- Vincularla a un Producto:
- En Gestión de Activos > Productos
- Al crear / editar un producto habilita la generación automática de documentos y luego selecciona la plantilla para que se genere automáticamente al asignar ese activo.
🔹 Flujo Automático
- Paso 1: Asignar un activo (ej: un teléfono móvil) desde:
- Al crear un activo y asignarlo en el momento
- Al cambiar de estado a asignado
- Al asignar un activo desde órdenes
- Paso 2: Buk genera el documento de recepción.
- Paso 3: El colaborador puede acceder a él en su ficha (Documentos > Carpeta "Activos") y firmar de manera individual o masiva.
- Paso 4: El administrador de Gestión de Activos podrá ver el documento generado desde el Historial de movimientos de cada activo.
- Ventajas:
- Centralización: Todos los documentos de activos quedan en un mismo lugar.
- Rastreabilidad: Puedes auditar quién recibió qué y cuándo.
📌Configuración lista
¡Y listo! 🎉 Con estos pasos, has configurado y puesto en marcha el módulo de Gestión de Activos en Buk. Desde la solicitud automatizada hasta la asignación, documentación y notificaciones, todo está centralizado y optimizado para una gestión eficiente, transparente y sin errores de los activos por parte de tu equipo y colaboradores.
Ahora solo queda disfrutar de un flujo de trabajo integrado, con cada activo, documento y aprobación bajo control. ¿Necesitas ajustar algo? ¡Estamos aquí para ayudarte! 🚀
Recuerda, si necesitas ayuda puedes contactarnos a través de nuestros canales de atención.
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¡Felices te ayudamos!