Cómo crear una evaluación BukForms

Este artículo tiene como objetivo guiar paso a paso a los usuarios en la creación de evaluaciones tipo BukForms dentro del LMS. Esta funcionalidad está disponible para usuarios con roles súper administrador y administrador, y permite generar evaluaciones independientes de cursos, con su propia configuración, inscripción de participantes y reportería.

¿Qué es BukForms?

Son instrumentos evaluativos o encuestas autónomas dentro de la plataforma. No están ligados a cursos e-learning o presenciales, y requieren inscripción directa de participantes. Cuentan con su propio sistema de reportería.

Importante: Las evaluaciones creadas en BukForms son independientes y no se pueden agregar como parte de un curso e-learning. Si necesitas incluir una evaluación dentro de un curso, debes crearla directamente en la configuración del mismo.

¿Qué opciones de configuración avanzada tiene una evaluación en BukForms?

Las evaluaciones creadas en BukForms tienen opciones de configuración que van más allá de las preguntas y alternativas. Entender qué se puede configurar y qué no permite planificar mejor el diseño de la evaluación antes de publicarla.

Funcionamiento general

BukForms permite configurar el período en que una evaluación está disponible para responder, el número de intentos que puede realizar cada colaborador y el tiempo máximo para completarla. Estas opciones se configuran al crear o editar la evaluación, antes de publicarla.

• Fechas de apertura y cierre: permiten definir desde cuándo y hasta cuándo está disponible la evaluación. Fuera de ese rango, los colaboradores no pueden acceder a ella aunque tengan el enlace.
• Número de intentos: define cuántas veces puede responder la evaluación cada colaborador. Una vez agotados los intentos, el sistema no permite volver a ingresar.
• Tiempo límite: establece un máximo de tiempo para completar la evaluación desde que el colaborador la abre. Al agotarse el tiempo, la evaluación se cierra automáticamente y se registran las respuestas ingresadas hasta ese momento.

Alcance y límites

• Las preguntas de tipo selección única y selección múltiple se califican automáticamente. Las preguntas de texto abierto requieren revisión manual.
• Cuando se agota el tiempo límite, las preguntas sin responder cuentan como incorrectas. El sistema califica lo que el colaborador alcanzó a responder.
• El número de intentos aplica por colaborador. No es posible configurar intentos diferentes para distintos grupos dentro de la misma evaluación.
• Si se modifica el número de intentos después de que algunos colaboradores ya respondieron, el cambio aplica a los intentos restantes disponibles, no de forma retroactiva.

Nota: Las evaluaciones BukForms son independientes de los cursos. Para que sus resultados queden registrados dentro del módulo de Capacitaciones, la evaluación debe estar asociada a un curso como tópico.

Proceso

1. Creación del instrumento

Desde BukForms, en el menú lateral, selecciona la opción Evaluación. Visualizarás el listado de evaluaciones creadas, las cuales puedes editar o eliminar. 

Para crear una nueva, haz clic en Agregar nuevo y completa la sección de configuración general:

• Nombre del instrumento
• Activar encabezado personalizado (opcional)
• Agregar páginas para dividir preguntas (opcional)
• Agregar preguntas

2. Tipos de preguntas

Puedes agregar:

• Selección única (una alternavtiva correcta)
• Selección múltiple (varias respuestas correctas)
• Texto abierto: La calificación de las preguntas abiertas se realiza de forma manual, ya que el sistema no asigna puntajes ni calcula notas automáticamente para este tipo de respuestas.
• Párrafo informativo (sin respuesta)

En cada pregunta puedes:

• Editar el texto
• Adjuntar una imagen
• Marcar si es obligatoria
• Ingresar alternativas y definir correctas

3. Carga masiva de preguntas

• Haz clic en y luego, descarga la plantilla Excel.

• Complétala con las preguntas y alternativas.

• Carga el Excel en la plataforma y selecciona "Iniciar carga masiva". 

4. Opciones avanzadas

Desde esta vista puedes configurar:

• Tiempo de respuesta (en minutos)
• Porcentaje de aprobación
• Método de cálculo (penalización por error)
• Orden aleatorio de preguntas
• Adjuntar pauta de evaluación en PDF
• Recorregir evaluaciones si hay cambios

Una vez terminado, haz clic en Crear y Editar. 

Otras configuraciones

A continuación, se despliega una visual con diferentes pestañas, que permiten la gestión de participantes, configuración de fechas y correos de recordatorio y visualización de reporte (una vez que se hayan recibido respuestas por parte de los colaboradores).

1. Fechas y correos: Desde esta vista puedes:

• Configurar apertura y cierre de la evaluación
• Activar correos base y recordatorios
• Personalizar los correos enviados a participantes
• Habilitar respuestas anónimas con URL externa

2. Participantes: Desde esta pestaña, puedes: 

• Inscribir colaboradores:

  • De forma masiva (ingresando su identificador en formato columna)
  • De forma individual, asignando también a un evaluador (con el botón Agregar nuevo)

• Revisar información de los colaboradores y el estado de las evaluación:

  • Nombre y datos del evaluador y evaluado
  • Estado de la evaluación (pendiente, abierta o completada)
  • Fecha de envío del correo y de respuesta por parte del colaborador
  • Detalle de respuestas (haciendo clic en el ícono de ojo)
  • Resetear evaluaciones (eliminar reportería y reiniciar)
  • Generar link para aquellos participantes que no han respondido aún

3. Reportería: Desde la pestaña de reporte podrás visualizar y descargar los resultados generales de la evaluación y por pregunta, en formato PDF (con gráficos) o Excel.

¿Cómo acceder a la encuesta desde la vista del colaborador?

Los participantes verán las evaluaciones BukForms en el portal del colaborador bajo el menú "Mis evaluaciones”.

Importante: Las evaluaciones creadas en BukForms son independientes y no pueden ser asignadas como un tópico dentro de un curso e-learning. Si necesitas que una evaluación forme parte de un curso, esta debe ser creada directamente desde las herramientas de dicho curso.

Excepciones y consideraciones especiales

Excepciones y consideraciones especiales

A continuación, se abordan algunas situaciones comunes que pueden surgir durante la gestión de evaluaciones:

• Visibilidad de la evaluación: Si un colaborador reporta que no puede ver una evaluación en su portal, el primer paso es verificar que haya sido inscrito correctamente en la pestaña "Participantes". La visibilidad del instrumento depende directamente de esta inscripción.
• Segmentación de reportes por zona geográfica: Para obtener reportes segmentados por criterios específicos como sucursales o zonas, la recomendación es crear un BukForm independiente para cada segmento. De esta manera, cada evaluación generará su propia reportería, lo que facilita el análisis de resultados por grupo.

Relación y diferencias con otros elementos

• BukForms vs. evaluaciones nativas del LMS: las evaluaciones nativas del LMS no tienen configuración de tiempo límite. BukForms sí lo permite. Ambas pueden asociarse a cursos e-learning como tópicos.
• Fecha de cierre de BukForms vs. fecha de término de instancia: son configuraciones independientes. Un colaborador puede quedar sin acceso a la evaluación si vence la fecha de cierre de BukForms, aunque la instancia del curso siga vigente.

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