La vista de Plantillas es el lugar donde administras toda la configuración de los procesos (workflows) que estarán disponibles en tu plataforma. Desde aquí puedes crear nuevas plantillas, editar las existentes, duplicarlas, activarlas o desactivarlas, y revisar posibles errores o advertencias de configuración.
Esta vista está disponible en Administrativo > Workflow > Plantillas (o entrando desde Solicitudes y luego clic en Configuración). Para gestionar plantillas necesitas acceso con permiso de Modificación en el módulo de Workflow > Solicitudes y plantillas.
Acciones disponibles en la vista de Plantillas
1. Crear nuevas plantillas
Puedes crear una plantilla nueva haciendo clic en Crear Plantilla.
Al hacerlo, podrás:
Elegir un tipo de workflow (Flexible, Alta, Baja, Movimiento, Búsqueda o Pre-ingreso).
Empezar desde cero o usar una plantilla preconfigurada del catálogo.
Configurar sus etapas, formularios, aprobadores, dependencias y notificaciones una vez creada.
2. Editar una plantilla existente
Desde los 3 puntos (⋮) a la derecha de cada fila puedes seleccionar Editar.
Dentro de la edición podrás modificar:
Etapas del flujo.
Permisos para iniciar o aprobar.
Formularios y campos requeridos.
Dependencias entre etapas.
Notificaciones automáticas o personalizadas.
Acciones del gatillador (documentos, tareas pendientes, creación de usuario, etc.).
📌 Si la plantilla ya tiene solicitudes asociadas, se recomienda duplicarla antes de realizar cambios importantes.
3. Duplicar una plantilla
Disponible desde los 3 puntos (⋮).
Usa esta opción cuando:
Quieras generar una versión alternativa.
Necesites hacer cambios profundos sin modificar la plantilla original.
Quieras crear variaciones para distintas áreas o procesos.
La copia conserva todas las configuraciones: etapas, permisos, formularios y notificaciones.
4. Activar o inhabilitar plantillas
En la columna Estado, verás un interruptor para activar o desactivar cada plantilla.
Activa: disponible para iniciar solicitudes.
Inactiva: oculta para colaboradores, pero visible para administradores.
Error / Incompleta: indica que la plantilla no puede usarse hasta corregirla.
📌 Desactivar una plantilla no afecta las solicitudes que ya están en curso.
Además, estas acciones pueden hacerse de forma masiva seleccionando varias plantillas.
5. Eliminar una plantilla
Puedes eliminar una plantilla desde los 3 puntos (⋮), solo si:
No tiene solicitudes creadas (en curso o completadas).
Si la plantilla tiene procesos asociados, el sistema no permitirá eliminarla.
6. Revisar errores de configuración
En la columna de Estado verás un ícono (ℹ️) cuando exista algún error o advertencia.
Al hacer clic podrás revisar problemas como:
Etapas sin dependencias definidas.
Campos obligatorios faltantes según el tipo de workflow.
Notificaciones mal configuradas.
Permisos incompletos.
Corrige los puntos indicados y luego guarda la plantilla para dejarla operativa.
Columnas disponibles en la vista de Plantillas
Desde el botón de configuración puedes activar o desactivar columnas como:
ID
Nombre de la plantilla
Tipo de flujo
Inicio (Manual / Automático para flexibles)
Estado (Activa, Inactiva, Incompleta, Error)
Acción (documentos, tareas, etc.)
Número de operaciones
Fecha de actualización
Estas columnas ayudan a identificar rápidamente el estado de tus procesos y a gestionarlos de forma más ágil.
Acciones masivas
Puedes seleccionar varias plantillas para:
Activar / Desactivar
Duplicar
Eliminar (si ninguna tiene solicitudes asociadas)
En pestañas superiores también puedes filtrar por:
Activas
Inactivas
Incompletas
Con error
Todas