El módulo de Plantillas de Documentos te permite crear, editar y automatizar documentos laborales de manera estandarizada, segura y adaptable a las distintas realidades de tu organización.
Desde contratos hasta certificados, este módulo centraliza la generación documental, asegurando consistencia en el contenido y cumplimiento de los procesos internos de revisión y firma.

A continuación, te explicamos todas las capacidades que encontrarás dentro de una plantilla y cómo aprovecharlas al máximo.

🔹 Información general

En esta sección se definen los aspectos básicos de la plantilla, es decir, cómo se identifica y cómo se comporta al momento de generar documentos a partir de ella.

Parámetros:

Nombre:

Corresponde al identificador principal de la plantilla y será el nombre que aparecerá en los listados al momento de seleccionar una plantilla para generar documentos.

Te recomendamos utilizar nombres claros y consistentes, por ejemplo:

“Contrato individual a plazo fijo – Chile” o “Certificado de vacaciones acumuladas”.

Tipo

Define el rol o naturaleza laboral del documento que se generará, permitiendo que Buk lo clasifique correctamente dentro de los procesos y carpetas de cada colaborador.

Los tipos disponibles son:

Contrato
Anexo
Finiquito
Certificado
Carta de aviso
Anexo de asistencia
Gestión de activos

Cada tipo tiene variables disponibles y comportamientos específicos dentro de los flujos y reportes de la plataforma.

Formato

Permite definir el formato del archivo que se generará:

PDF: recomendado para documentos que requieran firma electrónica o resguardo legal (no modificables).
DOCX: útil cuando se desea editar manualmente el documento una vez generado.

⚠️ Importante: Solo los archivos PDF son válidos y asignables a procesos de firma , con el fin de garantizar su integridad y evitar modificaciones posteriores.

Carpeta

Define en qué carpeta dentro de la ficha del colaborador se almacenará el documento una vez completado el flujo de generación.

La ficha del colaborador actúa como una carpeta raíz (nivel 1), que puede contener tanto subcarpetas como documentos.

Por ejemplo:

Carpeta raíz: “Ficha del colaborador”
Subcarpeta: “Contratos”
Resultado final: el contrato firmado quedará guardado automáticamente en “Ficha del colaborador / Contratos”.

Opciones avanzadas

Las opciones avanzadas permiten configurar con mayor precisión el comportamiento de la plantilla y sus restricciones. Las opciones disponibles a configurar son las siguientes:

Nombre de archivos generados:
Te permite personalizar el nombre con el que se guardarán los documentos emitidos a partir de esta plantilla. Por defecto, Buk agrega una marca temporal de generación (fecha y hora) para evitar duplicidades, la cual puedes modificar si lo necesitas, siempre respetando la unicidad del nombre de archivo.
Empresas:
Si tu plataforma tiene configuradas varias empresas (razones sociales), puedes limitar el uso de la plantilla por esta entidad. De este modo, aseguras que cada empresa sólo tenga acceso a los documentos que le corresponden.
Limitar por juegos de datos:
Permite asignar la plantilla a un conjunto de reglas o condiciones específicas (por ejemplo, usuarios, tipo de contrato o área) para garantizar que solo se utilice en contextos válidos para esa plantilla.

✍️ Revisión y firma

Buk te permite definir flujos automáticos de revisión y/o firma, asegurando que los documentos sigan los controles adecuados para su emisión.

☑️ Esta plantilla requiere revisor

Con esta opción puedes establecer que el documento a emitir sea revisado por un usuario específico antes de proceder con la emisión del mismo, pudiendo ser aprobado o rechazado por el revisor designado.

Puedes asignar el rol de revisor mediante las siguientes dos opciones:

Supervisor: se define a partir de la configuración de la relación laboral del colaborador (trabajo), quedando configurado como un revisor dinámico el cual dependerá del colaborador al cual se le emita el documento.
Otro usuario: cualquier persona con ficha activa en la plataforma, la cual debe ser seleccionada manualmente.

🔸 Si la plantilla tiene revisión activada, el flujo de firma no comenzará hasta que el documento haya sido aprobado.

☑️ Esta plantilla requiere firma

Permite vincular la emisión de un documento a un flujo de firma, para lo cual puedes configurar hasta 3 firmantes por documento. Estos firmantes pueden cumplir uno de los siguientes roles:

Colaborador: Es la persona a la que se le emitirá el documento.
Supervisor: Se define a partir de la configuración de la relación laboral del colaborador (trabajo), quedando configurado como un revisor dinámico el cual dependerá del colaborador al cual se le emita el documento.
Representante legal: Usuario con poderes de representación configurados en los parámetros de la entidad "empresa".

Además, puedes:

Establecer orden para las firmas:
Esta opción te permite definir un orden de firma predeterminado, asegurando que las notificaciones y habilitaciones sigan una secuencia específica. De esta forma, los firmantes solo podrán firmar el documento una vez que el rol anterior en el orden establecido haya completado su firma, evitando que se firme en paralelo o de manera anticipada. Por ejemplo, primero el colaborador, luego el supervisor y finalmente el representante legal.

⚠️ Importante: Si no se define un orden, todos los firmantes recibirán la solicitud y podrán firmar el documento simultáneamente.

Incluir un código QR de validación:
Esta opción insertará el código QR de validación en cada hoja del documento a emitir, ubicándolo en la esquina inferior derecha.

🧩 Contenido

En esta sección se redacta y da forma al contenido del documento utilizando nuestro editor de texto, el cual te ofrece distintas herramientas para crear y personalizar tu documento.

A continuación se detallan algunas de las herramientas de creación o personalización existentes:

Generador de plantillas con Buk AI:
Si no sabes por dónde empezar, puedes pedirle ayuda a Buk AI para que cree una plantilla base según el tipo de documento que necesites. La IA generará el texto inicial e insertará automáticamente las variables dinámicas correspondientes. Esta herramienta es ideal para eliminar el problema del “lienzo en blanco” y ahorrar tiempo en la redacción.
Vista previa:
Permite simular la generación de un documento seleccionando un colaborador real. De esta forma puedes ver cómo se reemplazarán las variables dinámicas y validar que el formato sea correcto antes de generar el documento definitivo.
Márgenes:
Ajusta los márgenes del documento (espacio entre el texto y los bordes de la página).
Puedes elegir entre configuraciones predefinidas o establecer márgenes personalizados según tus necesidades.
Marca de agua:
Agrega una imagen difuminada que aparecerá en el centro de todas las páginas del documento.
Esto es útil para incluir elementos como “Borrador”, “Confidencial” o el logotipo de la empresa.
Variables dinámicas:
Permiten automatizar la personalización de los documentos reemplazando la información variable por los datos reales del colaborador al momento de generar el archivo. Estas variables pueden insertarse manualmente ({{nombre_de_variable}}) o seleccionarse desde el ícono { } en la barra de herramientas del editor. Cada variable puede configurarse según su tipo de dato (texto, número, fecha, etc.) y su formato (separadores, decimales, formato de fecha, entre otros).
Búsqueda inteligente con Buk AI:
Si no sabes qué variable necesitas, puedes usar el buscador conversacional integrado con Buk AI.
Solo tienes que describir qué información quieres incluir (por ejemplo: “Quiero agregar el RUT del colaborador”), y Buk AI te mostrará las variables disponibles que cumplen con esa descripción.

💡 Buenas prácticas recomendadas

Usa nombres de plantilla claros y consistentes para facilitar su búsqueda.
Antes de publicar una plantilla, haz una vista previa con datos reales.
Si el documento debe firmarse electrónicamente, asegúrate de que esté en formato PDF.
Mantén una versión controlada de tus plantillas para evitar errores o duplicaciones.
Aprovecha las variables dinámicas para reducir errores de digitación y mantener coherencia en los datos.
Cuando trabajes con flujos de firma, valida que los firmantes estén correctamente configurados en sus fichas.

🧭 En resumen

Las plantillas de documentos de Buk te permiten:

Estandarizar la creación de documentos laborales.
Incorporar procesos automáticos de revisión y firma.
Personalizar los documentos con variables dinámicas.
Controlar la ubicación, el formato y el flujo de cada documento.

En conjunto, estas capacidades aseguran una gestión documental más eficiente, segura y escalable para tu organización.

💡¿Aún tienes dudas?
Si este artículo no responde completamente tu consulta o necesitas apoyo en un caso particular, nuestro equipo está disponible a través de los canales de atención.

Chat | Teléfono | Correo

🎓 ¿Te interesa certificarte en Buk?
Te invitamos a realizar un curso de tu interés en Buk Academy, donde encontrarás contenidos guiados para profundizar en el uso de la plataforma y fortalecer tus conocimientos.