Los procesos son la parte central del módulo de Onboarding. Desde aquí puedes iniciar, revisar y gestionar el onboarding de personas con o sin ficha en Buk.
Cada proceso corresponde al onboarding de una persona específica y reúne las tareas, correos y, si corresponde, el pre ingreso asociado a su incorporación.
En este artículo encontrarás cómo se organiza la vista de procesos, qué significa cada pestaña y qué acciones puedes realizar en cada caso.
Qué es un proceso de onboarding
Un proceso de onboarding es la instancia del onboarding de una persona específica.
Cuando se crea un proceso, Buk toma la configuración previamente definida y la aplica a ese caso. A partir de eso, se generan las instancias de tareas, las instancias de correos y, si corresponde, el flujo de pre ingreso.
Esto significa que las plantillas son la base de configuración, mientras que el proceso es la ejecución concreta para una persona.
Dónde se gestionan los procesos
Para ingresar a la vista de procesos, dirígete a:
Administrativo > Onboarding > Procesos
Desde esta sección podrás hacer seguimiento al avance de los onboardings y realizar distintas acciones sobre ellos.
Cómo se organiza la vista de procesos
La vista de procesos se divide en dos grandes grupos:
- Colaboradores con ficha
- Colaboradores sin ficha
Esta separación te permite distinguir si la persona ya fue creada como colaborador en Buk o si todavía está en una etapa previa.
Colaboradores con ficha
En esta sección se administran los procesos de personas que ya tienen una ficha activa en Buk.
En curso
Aquí verás a los colaboradores con ficha que tienen un proceso de onboarding asignado y activo.
Desde la columna Acciones puedes:
- agregar tareas o correos al proceso
- finalizar el proceso
- cancelar el proceso
- mostrar el detalle
- editar información
- eliminar el registro
Sin onboarding
Aquí verás el listado de colaboradores con ficha que no tienen un proceso de onboarding asociado.
Esta vista es útil para identificar personas a las que aún no se les ha iniciado onboarding.
Finalizados
Aquí podrás revisar el histórico de personas con ficha que ya completaron o cerraron su proceso de onboarding.
Colaboradores sin ficha
En esta sección se administran los procesos de personas que aún no tienen ficha creada en la plataforma.
Esto ocurre, por ejemplo, cuando el onboarding fue iniciado antes del alta o cuando el proceso incluye un pre ingreso.
En curso
Aquí verás los procesos activos de personas sin ficha.
Desde esta sección puedes crear procesos de onboarding y realizar las mismas acciones de gestión disponibles para procesos en curso: finalizar, cancelar, editar, mostrar o eliminar.
No iniciados
Aquí se muestran las personas que todavía no comienzan su proceso de onboarding.
Por ejemplo, si utilizas Selección, una persona marcada como contratada puede aparecer en esta pestaña para que luego completes su configuración e inicies el proceso.
Finalizados
Aquí podrás revisar a las personas sin ficha cuyo proceso de onboarding ya fue cerrado.
Qué pasa cuando se crea la ficha
Si una persona tenía un proceso de onboarding asociado mientras estaba en la sección Colaboradores sin ficha, una vez creada su ficha ese proceso deja de verse ahí y pasa a la sección Colaboradores con ficha.
Desde ese momento, el onboarding continúa su seguimiento desde esa vista.
Acciones disponibles dentro de un proceso
Según el estado del proceso, podrás realizar distintas acciones.
Agregar tareas o correos
Permite sumar nuevas instancias de tareas o correos a un proceso ya creado.
Esto es útil cuando necesitas complementar el onboarding con elementos no contemplados originalmente.
Finalizar proceso
Sirve para cerrar manualmente un proceso de onboarding cuando ya terminó y no se espera más seguimiento.
Cancelar proceso
Sirve para detener un proceso que no llegará a término.
Al cancelar, el proceso se cierra dejando constancia de que quedó inconcluso. Este estado permite mantener trazabilidad sobre lo ocurrido.
Mostrar
Permite revisar el detalle del proceso, incluyendo sus tareas, correos y demás elementos asociados.
Editar
Permite modificar información del proceso según las opciones habilitadas en la plataforma.
Eliminar
Permite borrar el registro de forma irreversible.
Recomendamos usar esta acción con precaución, ya que no puede deshacerse.
Diferencia entre finalizar, cancelar y eliminar
Estas tres acciones no significan lo mismo:
- Finalizar: cierra un proceso que ya terminó
- Cancelar: cierra un proceso que no llegará a completarse
- Eliminar: borra el registro por completo de forma irreversible
Vista consolidada de tareas
Dentro de la sección Procesos también encontrarás una pestaña de Tareas.
Esta vista muestra de forma consolidada todas las tareas configuradas en los procesos de onboarding y facilita su seguimiento general.
Desde aquí podrás revisar:
- el listado de tareas activas
- cuántas veces una tarea específica está A tiempo
- cuántas veces está Atrasada
- cuántas veces está Finalizada
Consideraciones importantes
Una persona no puede tener dos procesos activos al mismo tiempo
Un colaborador no puede tener dos procesos de onboarding activos de manera simultánea.
Si necesitas iniciar uno nuevo, primero debes finalizar o cancelar el anterior.
Cancelar y eliminar son acciones irreversibles
Tanto la cancelación como la eliminación del proceso no pueden deshacerse.
El pre ingreso siempre va asociado a un proceso
Actualmente, el pre ingreso no se crea de manera independiente, sino siempre asociado a un proceso de onboarding.
Por eso, si solo necesitas usar pre ingreso, recomendamos contar con procesos o plantillas simples, por ejemplo con una sola tarea y sin correos.
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