Los campos libres en Workflow permiten registrar información adicional y personalizada dentro de un formulario de solicitud. Responden a la necesidad de adaptar los procesos a requerimientos específicos de cada organización, facilitando la captura de datos que no están contemplados en los campos estándar del sistema. Su importancia radica en ofrecer flexibilidad para documentar detalles relevantes en cada solicitud, sin modificar la estructura base del flujo.
Funcionamiento general
La lógica de los campos libres se basa en su capacidad para complementar la información recolectada en los formularios de solicitud, sin impactar el funcionamiento central del Workflow. En términos generales, su funcionamiento se define por: - Registro personalizado: los campos libres permiten ingresar datos adicionales que no forman parte de los campos predefinidos del sistema, adaptándose a necesidades puntuales de cada proceso. - Almacenamiento en el formulario: la información ingresada en estos campos queda registrada únicamente dentro del formulario de solicitud, asegurando que los datos se mantengan asociados a la instancia específica del flujo. - No replicación en el gatillador final: los datos de los campos libres no se trasladan ni afectan el gatillador final del Workflow, lo que significa que su alcance se limita al registro interno de la solicitud.
Alcance y límites
Corresponde utilizar campos libres cuando necesitas capturar información adicional que no está contemplada en los campos estándar del formulario de solicitud. Su uso es pertinente en situaciones donde la flexibilidad y la personalización de los datos son relevantes para el seguimiento o análisis interno del proceso. Los campos libres cubren únicamente la etapa de registro y documentación dentro del formulario de solicitud y no tienen impacto en las acciones automáticas o resultados definidos por el gatillador final. No es necesario utilizarlos cuando toda la información requerida ya está contemplada en los campos estándar del flujo.
Relación y diferencias con otros elementos
- El formulario de solicitud: que centraliza la recolección de información necesaria para iniciar y gestionar un proceso dentro del Workflow.
- El gatillador final: que define las acciones automáticas o resultados que se ejecutan al completar el flujo.
La diferencia principal entre los campos libres y otros elementos del Workflow radica en su alcance y propósito. Mientras el formulario de solicitud recopila toda la información relevante para el proceso y el gatillador final determina las acciones automáticas, los campos libres solo agregan datos personalizados para la instancia específica de la solicitud. No modifican ni amplían las acciones del flujo, ni se utilizan para condicionar el resultado final del proceso. Su función es exclusivamente documental y de registro interno dentro del formulario.