¿Qué es una solicitud de Workflow?
Una solicitud es la ejecución de una plantilla de Workflow. Mientras la plantilla define el proceso, la solicitud es el caso concreto que avanza por las etapas. Esta guía cubre las acciones más habituales: iniciar una solicitud, aprobarla, rechazarla, devolverla, recuperar una eliminada por error y revertir una rechazada.
Iniciar una solicitud
Ingresá a Administrativo > Workflow > Solicitudes y haz clic en Nueva solicitud. Elige la plantilla, completa el formulario inicial y envia. Si no ves la opción de iniciar, es porque no teines permisos sobre esa plantilla (revisa con un administrador).
⚠️ Importante: La ruta antigua Colaboradores > Solicitudes está deprecada desde abril 2026. La gestión de solicitudes ahora vive exclusivamente en Administrativo > Workflow > Solicitudes.
Aprobar, rechazar o devolver una solicitud
Si sos aprobador, la solicitud aparece en tu vista Mis pendientes y recibes una notificación por correo (si la plantilla la tiene configurada). Abre la solicitud, revisa el formulario y elige:
- Aprobar: la solicitud avanza a la siguiente etapa (o se ejecuta la acción final si era la última etapa).
- Rechazar: la solicitud queda cerrada con estado "Rechazada". No se ejecuta ninguna acción posterior. Es definitivo (con la excepción de revertir, ver más abajo).
- Devolver: la solicitud retrocede a una etapa anterior (la que vos elegís) con un comentario para que el solicitante o el aprobador anterior corrija lo que sea necesario. El flujo se reanuda desde esa etapa.
Ver detalle: Muestra el resumen completo de la solicitud y sus etapas. Más opciones (⋮): Incluye:
Descargar reporte (si fue habilitado en la configuración de etapa). También puedes descargar todas las solicitudes haciendo clic en el botón de descarga en la esquina superior derecha.
Eliminar solicitud (solo disponible si el usuario tiene permisos).
Al aprobar, rechazar o devolver podés incluir un comentario que queda registrado en el historial de la solicitud. Ver figura debajo para ver donde están los botones para realizar estas acciones.
Vista e inicio de Plantillas
📌 Para iniciar una solicitud, haz clic en el botón "Crear Solicitud" (esquina superior derecha). Ahí podrás seleccionar la plantilla que deseas utilizar y completar la información solicitada por el formulario correspondiente.
Este menú corresponde al listado de plantillas de solicitudes que tiene tu empresa.
Activar o desactivar plantillas
Puedes activar o desactivar una plantilla directamente desde esta vista usando el interruptor (el check) de estado en la columna correspondiente.
Estados de las plantillas de solicitudes
-> Estará visible y disponible para que los colaboradores la utilicen al crear solicitudes.
-> Se ocultará del listado de opciones disponibles para los colaboradores, pero seguirá siendo visible para administradores desde la configuración.
o
-> Al seleccionar el icono
, podrás ver el detalle de del error de la solicitud.
📌 Importante: Desactivar una plantilla no afecta las solicitudes ya creadas con ella. Estas seguirán su curso normalmente.
Duplicar una plantilla
Permite crear una versión alternativa sin modificar la original.Eliminar una plantilla
Solo posible si la plantilla no tiene procesos asociados.
Vista de Solicitudes e Historial
Esta vista permite visualizar las solicitudes creadas en la plataforma. Según tu nivel de permiso (Modificación, Lectura o Sin acceso), verás distintas pestañas.
Columnas disponibles
Puedes personalizar la vista activando, desactivando o reordenando columnas desde el botón de configuración (esquina superior derecha). Las columnas disponibles son:
ID
Estado (Rechazada, En progreso, Aprobada, Error)
Título
Nombre de la plantilla
Tipo de workflow
Solicitante
Colaborador afectado
N° de documento
Progreso
Etapa actual
Fecha de creación
Fecha de actualización
Fecha límite
División
Área
Cargo
Acciones masivas de solicitudes:
En la esquina superior izquierda, veras las siguientes opciones de acciones masivas:
- Botón descargar
: descarga un resumen de todas las solicitudes que se muestran. No descarga el detalle de cada una, si no que cada fila y sus respectivas columnas en formato excel.
Botón "Acciones":
- Descargar reportes masivamente (Max 25 reportes a la vez): Descarga el reporte individual (el detalle, en formato pdf) de cada solicitud de todas las solicitudes seleccionadas.
- Eliminar solicitudes: Elimina todas las solicitudes seleccionadas.
- Configuración: Te lleva a la configuración de plantillas.
Mis pendientes: Solicitudes que tú debes aprobar o responder.
Mis solicitudes: Solicitudes que tú mismo iniciaste.
Todas: Todas las solicitudes de la plataforma (disponible solo para perfiles con permiso de Modificación o Lectura) y sus estadísticas.
Puedes realizar las acciones antes descritas de manera masiva seleccionando varias plantillas simultáneamente usando los selectores a la izquierda de cada plantilla y luego haciendo clic en "Acciones". Para ayudarte a encontrarlas, puedes navegar por las pestañas superiores para encontrar tus plantillas activas, inactivas, con error, incompletas o todas.
Revertir una solicitud rechazada por error
Una solicitud rechazada no se puede "des-rechazar" directamente. Lo que podés hacer:
- Si tenés permisos de administrador de Workflow, en la vista de la solicitud aparece la acción Reabrir o Revertir rechazo. Eso devuelve la solicitud a la etapa donde fue rechazada para que se reapruebe.
- Si no aparece esa opción (porque la acción final ya se ejecutó parcialmente o la plantilla no lo permite), la única salida es iniciar una solicitud nueva con los mismos datos.
Recuperar una solicitud eliminada
Las solicitudes eliminadas no se borran inmediatamente: pasan a una papelera interna por 30 días. Para recuperarlas, un administrador con permisos puede ingresar a Administrativo > Workflow > Solicitudes > Eliminadas, filtrar por la solicitud y hacer clic en Recuperar. Pasados los 30 días se eliminan definitivamente y no hay forma de recuperarlas.
Casos comunes
- "Aprobé por error y necesito volver atrás": si la solicitud todavía no terminó, usá Devolver en la etapa siguiente. Si ya terminó y se ejecutó la acción final (ej. se creó la ficha), no hay forma de desarmar la acción automáticamente: hay que revertir manualmente desde el módulo correspondiente (ej. eliminar la ficha).
- "La solicitud está trabada en una etapa hace días": revisá quién es el aprobador (puede estar finiquitado, de vacaciones, o sin permisos correctos). Un admin de Workflow puede forzar la aprobación desde la vista de la solicitud.
- "No veo mis pendientes": confirmá que sos aprobador en alguna etapa activa. Si tu rol es solo "Solicitante" no tenés nada en Mis pendientes; las solicitudes que iniciaste vos están en Mis solicitudes.
- "Necesito reasignar una solicitud porque el aprobador renunció": no hay reasignación directa al aprobador, pero un admin puede forzar la aprobación en nombre del aprobador original. Para evitarlo a futuro, configurá aprobadores por rol/cargo en lugar de usuario específico.
- "Eliminamos una solicitud importante hace 2 meses": pasaron los 30 días de papelera; no es recuperable. Hay que iniciar una nueva con los datos disponibles.
Limitaciones
- No se pueden editar los datos del formulario una vez aprobada una etapa (excepto devolviendo).
- No existe la acción "Aprobar masivo" desde la vista de solicitudes; cada una se aprueba individualmente.
- Las acciones finales (crear ficha, asignar ítem, generar documento) se ejecutan solo cuando la solicitud termina aprobada; si la cancelás a mitad de camino no se ejecutan, ni siquiera parcialmente.