4. Requisitos

Requisitos Previos

Antes de comenzar a operar, asegúrate de cumplir con los siguientes accesos y permisos en Buk:

• Tener acceso activo al módulo de Salud y Seguridad en el Trabajo (SST).
• Tener asignado un perfil de usuario con permisos de Modificación para la sección Cumplimientos, Requisitos y Evidencias.

1. ¿Qué es un Requisito?

Un Requisito es la obligación concreta, específica y de carácter operativo que se desprende de un Cumplimiento macro. Define qué elemento, acción o documento en particular debes acreditar y a quién se le exige (que puede aplicar a un Colaborador o directamente a la Empresa).

• Ejemplo: Dentro del Cumplimiento macro "Entrega de EPP", los requisitos específicos serán "Casco de seguridad", "Botines de seguridad" o "Guantes de protección" (los cuales aplican a colaboradores). Por otro lado, dentro del Cumplimiento "Capacitaciones CPHS", el requisito correspondiente podría ser el "Plan anual de capacitaciones" (que aplica a la empresa).

2. ¿Cómo interpretar las columnas de tu panel de Requisitos?

Al ingresar a SST > Registro de Evidencias > Requisitos, verás una tabla general que muestra cuatro métricas clave para llevar el control en tiempo real del estado de tus obligaciones activas:

• N° de asignaciones: Indica la cantidad total de asignaciones activas y vigentes que tiene este Requisito (excluye de la métrica las asignaciones que ya fueron finalizadas).
• N° de asignaciones sin evidencias: De esas asignaciones activas, muestra cuántas de ellas nunca han tenido un documento o archivo de respaldo cargado en la plataforma.
• Evidencias vigentes: De esas asignaciones activas, indica cuántas cuentan con un respaldo cuya fecha de validez cubre el día de hoy.
• Evidencias vencidas: De esas asignaciones activas, muestra cuántas cuentan con una evidencia registrada, pero su fecha de término de validez ya expiró.

3. Creación y gestión manual de Requisitos

Si requieres configurar o modificar tus requisitos de forma individual y directa en la plataforma, sigue estos pasos:

Crear un Requisito desde cero

1. Ve a SST > Registro de Evidencias > Requisitos.
2. Haz clic en el botón principal "Crear Requisito" (ubicado en la esquina superior derecha).
3. Completa los campos del formulario de creación:
   1. General
      • Nombre del requisito (Obligatorio): Debe ser descriptivo y único dentro del mismo Cumplimiento (no puedes duplicar el nombre dentro de un mismo contenedor macro).
      • ¿A qué cumplimiento estará asociado? (Obligatorio): Selecciona el Cumplimiento macro correspondiente desde la lista desplegable.
      • Descripción (Opcional): Agrega detalles, alcances o información de apoyo sobre la obligación.
   2. Asignaciones
      • ¿A quién aplica este requisito? (Obligatorio): Selecciona si la obligación aplicará a Colaboradores o a Empresas.
   3. Notificaciones
      • Define las alertas automáticas para las evidencias cargadas bajo este requisito. Activa el interruptor, ingresa la cantidad de días de anticipación antes de la fecha de vencimiento y selecciona los destinatarios (puedes marcar Administrador, Colaborador o ambos).
      • Al activar esta configuración, se enviará un mail a los perfiles de usuario seleccionados, la evidencia
        cambiará de estado a "Por vencer", se creará una tarea pendiente en Buk para los destinatarios y se notificará semanalmente hasta que se cargue una evidencia.
4. Haz clic en "Crear requisito" para finalizar.

Editar un Requisito

1. Ve a SST > Registro de Evidencias > Requisitos (pestaña Requisitos).
2. Ubica la fila del requisito que deseas modificar y haz clic en la acción de editar (ícono de lápiz).
3. Actualiza los campos necesarios (nombre, descripción o la configuración de sus alertas de notificación).
4. Haz clic en "Guardar cambios".

Eliminar un Requisito

1. Ve a SST > Registro de Evidencias > Requisitos.
2. En la fila del requisito correspondiente, haz clic en el ícono del basurero (Eliminar).
3. Validación de seguridad: Este botón solo estará habilitado si el requisito no tiene ninguna evidencia cargada en sus asignaciones. Si cuenta con respaldos guardados, el sistema bloqueará la eliminación. Deberás borrar primero esas evidencias si deseas eliminar el requisito físicamente.
4. Confirma la acción para finalizar.

4. Carga masiva de Requisitos mediante importador

Para levantar o actualizar tu matriz de SST rápidamente, puedes crear múltiples requisitos a la vez utilizando plantillas de Excel.

Paso a Paso para Carga Masiva:

1. Puedes acceder al importador de dos formas en la plataforma:
   • Haciendo clic en el botón "Importador masivo" (o "Acciones > Importador masivo") dentro de la pestaña de Requisitos.
   • Yendo a Reportería > Importadores > pestaña Seguridad y Salud en el Trabajo > "Requisitos".
2. Descarga la plantilla oficial de importación (formato XLS o XLSX).
3. Observa la información que viene en la hoja "Instrucciones", luego completa los campos requeridos en la hoja "Requisitos":
   • Nombre del Cumplimiento: Debe ser el nombre exacto del cumplimiento creado previamente en tu plataforma al que pertenecerá el requisito (ej: "Entrega de EPP").
   • Nombre: El nombre único de tu nuevo requisito (ej: "Botines de seguridad").
   • Aplica a: Indica si aplica a Colaboradores o a Empresas.
   • Descripción: Detalle opcional sobre el alcance de la obligación.
   • Activar notificación: Selecciona Sí para activar la notificación o No para desactivarla. Si lo dejas vacío, se considerará como No.
   • Días de anticipación: Número de días antes del vencimiento para enviar la notificación. Requerido si la notificación está activa.
   • Notificar a: A quién enviar la notificación. Requerido si la notificación está activa.
      
4. Sube tu archivo en la misma sección de importación de la plataforma y espera la confirmación de carga de Buk.

5. Consideraciones Importantes

• Unicidad de Nombres: El nombre del Requisito debe ser único dentro de cada Cumplimiento; no puede repetirse dentro de un mismo grupo macro.
• Restricción del campo "Aplica a": Una vez que el Requisito tiene colaboradores o empresas asignados (vínculo activo), no es posible cambiar el campo "Aplica a" para resguardar la consistencia de los datos.
• Efecto Cascada: Al eliminar un Requisito libre de evidencias, todas sus asignaciones vigentes se eliminarán automáticamente en cascada (sin necesidad de finalizarlas o borrarlas una por una).
• Restricción de eliminación: Cuando un Requisito tiene evidencias asociadas, este no se puede eliminar. Para borrarlo hay que ir a eliminar las evidencias primero.

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