Aprende a planificar y estructurar cronológicamente tu proceso de onboarding para automatizar el momento exacto en que deben activarse las tareas en relación con la fecha de inicio del colaborador.
La plataforma te entrega la flexibilidad de planificar los tiempos de tus tareas en dos momentos específicos de la gestión.
1. Al crear o editar una Plantilla de Proceso:
Es el lugar principal de configuración por defecto. Aquí diseñas el flujo automático y temporal de tareas que se aplicará a un cargo o área específica de la organización.
Paso a paso:
Dirígete a Onboarding > Plantillas > Procesos y haz clic en crear plantilla o editar una plantilla de proceso ya creada.
Una vez tengas tareas agregadas en tu plantilla, en la tabla de tareas, selecciona "Planificar”.
2. En el detalle de un proceso activo (ya iniciado):
Si el onboarding de un colaborador con o sin ficha ya comenzó, puedes ingresar a modificar los tiempos de las tareas individuales desde la pestaña de seguimiento del colaborador.
Paso a Paso:
Ingresa a la pestaña Colaboradores > En curso o Colaboradores sin ficha > Iniciados.
Accede al detalle de seguimiento haciendo clic en el enlace de "ID Proceso" o en la acción (clic en los tres puntos) "Mostrar".
En la pestaña de Tareas, al final de la fila de la tarea que deseas modificar selecciona "Planificar".
Cómo configurar la planificación de una tarea
Independiente de si te encuentras en un proceso activo o en una plantilla de proceso, al hacer clic en “Planificar tarea”, la configuración funciona de la siguiente manera:
Paso 1: Activar la planificación
¿Qué verás en pantalla?: Los botones de opción "¿Quieres planificar la tarea?".
Tus opciones:
No: La tarea será atemporal. Estará disponible para realizarse y será visible sin candado desde el primer día en que se inicie el onboarding.
Sí: Habilita el programador del sistema para definir su momento de activación en el calendario.
Paso 2: Configurar el momento de activación (¿Cuándo?)
¿Qué verás en pantalla?: El campo "Con respecto al onboarding, ¿cuándo debe activarse esta tarea?".
Tus opciones en el desplegable:
Antes del inicio: Para tareas de pre-ingreso. Al seleccionarlo, se abrirán los campos "Cantidad" y "Período" (donde ingresas, por ejemplo, 3 y seleccionas días o semanas para que se active antes de que parta su onboarding).
El día de inicio: La tarea se activa de inmediato el Día 0 (la fecha de inicio del onboarding).
Después del inicio: Para hitos que ocurren más adelante. Al igual que en "Antes del inicio", ingresas la Cantidad y seleccionas el Período (Días, Semanas o Meses) de desfase temporal.
Paso 3: Definir el plazo para completarla (Opcional)
¿Qué verás en pantalla?: La sección "Plazo para completar la tarea".
Tus opciones:
No: La tarea no tendrá fecha límite de vencimiento.
Sí: Se desplegarán los campos "Cantidad" y "Período". Aquí configuras cuánto tiempo tiene el responsable para realizarla desde el día en que se activa (por ejemplo, 5 días o 1 semana). El sistema sumará este plazo a la fecha de activación para calcular automáticamente la Fecha límite (vencimiento).
Importante: Entendiendo las columnas de fecha en tu proceso
Cuando revises la tabla de tareas de un proceso de onboarding (ya sea en la vista previa o cuando el proceso ya esté activo), verás varias columnas de fechas. Esto es lo que representa cada una y cómo el sistema calcula tu calendario de forma automática:
Fecha de activación (¿Cuándo aparece?): Momento en que se activa la tarea, según el tiempo definido desde el inicio del flujo. Puedes programarla de forma muy sencilla:
Días antes: Para pendientes previos al ingreso (como enviar documentos antes del primer día).
El mismo día de inicio: La tarea aparece justo cuando arranca el proceso.
Días después: Para actividades que corresponden más adelante (como una inducción o una reunión de seguimiento).
Fecha programada (¿Cuándo se hace visible?): Fecha en que se activará la tarea y será visible para el colaborador. Se calcula sumando al inicio del flujo el tiempo configurado. Este es el día real del calendario en el que la tarea se desbloquea y se hace visible en el portal del colaborador o responsable.
Plazo (¿Cuánto tiempo tienen?): Tiempo que tienes para completar la tarea desde que se activa.
Fecha límite (¿Cuándo vence?): Último día disponible para completar la tarea. Se calcula sumando el plazo a la fecha programada.
💡 Ejemplo práctico de cálculo:
Si la Fecha de inicio del proceso de un colaborador es el 1 de julio y configuras una tarea con:
Fecha de activación: 2 días (después del inicio).
Plazo: 3 días.
El sistema calculará automáticamente:
Fecha programada: 3 de julio (1 de julio + 2 días).
Fecha límite (vencimiento): 6 de julio (3 de julio + 3 días).
¿Cuándo se puede o no Planificar una tarea en un proceso activo?
La opción de planificar o reprogramar una tarea dentro de un proceso activo (reprogramar en caso de haber sido planificada previamente desde plantilla) dependerá del tipo de tarea y su estado actual. Aquí se representa qué tipos y estados de tareas pueden ser planificadas en un proceso activo y cuales bloquean esta acción.
Tareas tipo Estándar:
Son tareas simples de control interno (ej. "Entregar credencial") que se marcan como hechas de manera manual.
SÍ se pueden planificar:
Programada: La tarea tiene fecha de activación futura y aún no está disponible para el responsable.
Pendiente: Ya llegó el día de activación. La tarea está visible en la lista (puede estar "A tiempo" o "Atrasada") esperando que el responsable la marque de forma manual.
NO se pueden planificar:
Completada: Ya fue marcada como completada. El historial se congela para mantener el registro real de cuándo se cumplió.
Cancelada: El administrador anuló manualmente la tarea del listado del colaborador
Tareas de Tipo Capacitación:
Tareas conectadas que envían al colaborador a realizar cursos dentro de la plataforma de capacitación.
SÍ se pueden planificar:
Programada: El curso está agendado para activarse en el futuro y la inscripción en el LMS aún no se ha ejecutado.
Pendiente: El colaborador ya está inscrito en el curso por el sistema, pero aún no ingresa ni inicia sus lecciones.
En curso: El colaborador ya ingresó a la capacitación y registra un avance parcial (por ejemplo, ya terminó el curso pero aún no completa una encuesta).
NO se pueden planificar:
Terminada: El colaborador finalizó y aprobó el curso con éxito.
No cumplida: El curso ya venció, expiró su tiempo de acceso o el colaborador lo reprobó. Para solucionar esto se puede eliminar, cancelar o editar la tarea.
Error: Ocurrió un fallo técnico en la integración (por ejemplo, no hay licencias disponibles para inscribir al colaborador). Se debe resolver el error antes de planificar.
Cancelada: La tarea de capacitación fue anulada por el administrador.
Tareas de Tipo Documento:
Tareas conectadas directamente al módulo de Documentos y Firma, donde el colaborador debe revisar o firmar un archivo desde el módulo de Onboarding (como su contrato o el reglamento interno).
SÍ se pueden planificar:
Programada: La tarea tiene fecha de activación futura. Esta es la única etapa que permite edición. Como aún no llega la fecha, el documento real no se ha generado en el módulo de Firma (solo se muestra un mensaje de aviso), por lo que puedes cambiar la fecha con total libertad.
NO se pueden planificar:
Pendiente: Se alcanzó la fecha de activación y el documento físico ya se generó automáticamente en el módulo de Firma.
En curso: El flujo de firmas ya se inició (por ejemplo, el representante de la empresa ya firmó, pero falta la firma del colaborador).
Terminada: El documento fue revisado, aprobado y firmado exitosamente por todas las partes.
No Cumplida: El proceso de firma se cerró de forma negativa. Esto ocurre, por ejemplo, si el colaborador rechaza activamente firmar el documento, si el documento caduca o si se elimina desde el módulo de Firma. Para volver a intentarlo, se debe eliminar o cancelar la tarea actual y crear una nueva.
Cancelada: El administrador anuló manualmente el seguimiento de la tarea desde Onboarding.
Error: Falló la generación automática del documento o hubo problemas de sincronización con el módulo de Firma.
Podrás ver el estado actual de las tareas de un proceso en la columna “Estado de la tarea”.
Consideraciones importantes
¿Cuándo ve y cuándo puede realizar el colaborador sus tareas? : Al iniciar el onboarding, el colaborador verá todas sus tareas de inmediato (incluso las futuras) para conocer su camino completo desde el primer día. Las tareas con fecha de activación futura aparecerán en gris y bloqueadas con un ícono de candado (estado "Programada"); el candado se abrirá automáticamente cambiando al estado activo de "Pendiente" recién al llegar su fecha programada.
Tareas Atemporales: Planificar las tareas es opcional. Si dejas el campo de planificación vacío, la tarea se considera "atemporal". Estas tareas no muestran fecha de calendario, se ubican al principio de la lista y se pueden realizar desde el primer día. No ingreses "0" si quieres que sea atemporal, ya que "0" significa "el día de inicio" y calculará esa fecha real en el calendario.
Estado "Programada" en el Portal: Cuando una tarea tiene una fecha de activación futura, el colaborador o encargado la verá en su portal bajo el estado "Programada" con un ícono de candado. No podrá interactuar con ella hasta que llegue el día de activación, evitando la sobrecarga de pendientes desde el primer día.
Ordenamiento cronológico de tareas: La pestaña de "Mis tareas" para supervisores y encargados se ordena de manera estrictamente cronológica por la fecha de activación real de las tareas de todos sus colaboradores, facilitando el seguimiento diario.
Reprogramación segura por cambio de fecha de inicio: Si modificas la fecha de inicio de un proceso que ya comenzó, el sistema recalculará en cascada las fechas de las tareas pendientes y correos no enviados. Lo que ya se completó, se canceló o se envió se congelará automáticamente para proteger la validez histórica de tu gestión.
Criterio de desempate visual: Si tienes varias tareas programadas para el mismo día (por ejemplo, el Día 0), el sistema aplicará los siguientes criterios consecutivos de ordenamiento en todas las vistas:
Día de activación relativo (Δt): De menor a mayor (las atemporales van al inicio).
Prioridad de la tarea: Alta → Media → Baja.
Actor: Las tareas que debe realizar el propio colaborador aparecen antes que las asignadas a encargados o administradores.
Nombre de la tarea: Orden alfabético ascendente.
ID técnico de la tarea.
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