Flujos - Manual de configuración y uso Buk Studio

Dentro de Buk Studio > Procesos vas a encontrar dos subtabs: Flujos y Agentes. Ambos te permiten automatizar trabajo, pero resuelven necesidades distintas:

¿Cuál debo elegir?

• Un Flujo sigue pasos definidos. Úsalo cuando el camino ya es conocido: etapas, responsables y condiciones fijas (lo que antes conocías como "template de Workflow"). Por ejemplo: una solicitud de vacaciones que pasa por jefatura y luego por RRHH.
• Un Agente interpreta y actúa. Úsalo cuando necesitas que algo revise información, genere reportes programados o haga seguimientos, y notifique a quien corresponda, en base a una instrucción que le entregas a Buk AI. Por ejemplo: un agente que todos los lunes revise tareas pendientes atrasadas y le avise a cada responsable. (Para revisar el cómo configurar un agente - revisa el artículo "Agentes - manual de configuración y uso")

Si no estás seguro de cuál te conviene, sigue esta regla simple: si puedes dibujar el proceso como una secuencia de pasos y aprobaciones, probablemente necesitas un Flujo. Si lo que necesitas es que algo "piense" sobre información y decida qué hacer o a quién avisar, probablemente necesitas un Agente.

A continuación, la guía paso a paso para crear cada uno.

¿Cómo creo mi primer Flujo en Buk Studio?

Un Flujo coordina una solicitud con etapas, aprobadores, formularios y reglas automáticas definidas de antemano. Esta guía te muestra, paso a paso, cómo crear uno desde cero.

Crea un flujo desde cero o a partir de un template de Buk Studio

Si el catálogo de Buk Studio ya tiene un template o caso de uso que se parece a lo que necesitas, parte desde ahí: te ahorra tiempo porque ya trae etapas, formulario y acción final preconfigurados, y solo tienes que ajustar lo específico de tu empresa (aprobadores, campos, notificaciones).

Crea el Flujo desde cero cuando tu proceso es propio de tu empresa y no calza con ningun template del catálogo, o cuando prefieres definir cada etapa desde el principio sin partir de una base. Un Flujo creado desde cero siempre es de tipo Flexible.

Elegir un template no te deja “atado” a su configuración: puedes editar cualquier parte después (agregar o quitar etapas, cambiar aprobadores, modificar el formulario), igual que si lo hubieras armado desde cero.

A continuación, realizaremos el paso a paso de ambos caminos: crear un flujo desde cero y crear un flujo desde un template de Buk Studio

Cómo crear un flujo desde cero

Caso de uso: Flujo que genera un documento automáticamente al crear el trabajo de un colaborador

Nota: Este caso de uso requiere tener el módulo de Documentos y Firma contratado, en el caso de que tu organización no cuente con este módulo, puedes probar con otra acción del catálogo.

Este caso de uso arma un Flujo desde cero que no espera a que nadie lo solicite: se dispara solo apenas se crea un trabajo nuevo para un colaborador, y su única acción es generar un documento (por ejemplo, un contrato o una carta de bienvenida).

¿Qué vamos a construir?

• Un Flujo de tipo Flexible (obligatorio: tanto el inicio por evento como la acción “Generar documento” solo están disponibles en este tipo).
• Inicio automático, por Evento de la plataforma: “Cuando se le crea un trabajo a un Colaborador”. Esto iniciará la solicitud cada vez que ocurra este evento en la plataforma.
• Acción final (gatillador): Generar documento.

Paso 1 — Crea el Flujo desde cero

1. Ve a Buk Studio > Procesos > Flujos y haz clic en Crear Flujo.
2. Selecciona Crear flujo desde cero.
3. Dale un nombre, por ejemplo “Generar documento al crear trabajo”, y selecciona el tipo Flexible.

Paso 2 — Define el inicio por evento de la plataforma

1. En la etapa inicial, ve a la pestaña Inicio.
2. Selecciona la opción Evento de la plataforma.
3. Elige el evento “Cuando se le crea un trabajo a un Colaborador”.

Paso 3 — Configura la acción final: Generar documento

1. En la etapa final (gatillador), selecciona la acción Generar documento.
2. Elige la plantilla de documento que quieres generar (por ejemplo, contrato de trabajo o carta de bienvenida).
3. Guarda.

Nota: si la plantilla de documento usa variables (por ejemplo {{empleado.nombre}}, {{empleado.fecha_ingreso}}), estas se completan automáticamente con los datos del colaborador y del trabajo que gatilló el Flujo.

Paso 4 — Configura los campos obligatorios en el tab de Formulario

4. En el tab de Formulario, haz click en el botón de “Agregar requeridos”, estos son los campos obligatorios para iniciar esta solicitud, por ejemplo: “Colaborador que recibe el documento”.
5. Guarda.

Paso 5 — Agrega una etapa de aprobación (opcional)

• Si quieres que alguien revise antes de que se genere el documento (por ejemplo, RRHH), agrega una etapa de aprobación entre el inicio y la acción final, y configura sus aprobadores igual que en cualquier otro Flujo.
• Si prefieres que el documento se genere de inmediato sin revisión, puedes dejar que la etapa final se ejecute apenas se cumple el evento de inicio, sin etapas intermedias.

Consideraciones

• El evento solo se gatilla hacia adelante: no genera documentos retroactivamente para trabajos que ya existían antes de activar el Flujo.
• Si el colaborador tiene más de un trabajo activo, revisa si necesitas filtrar por tipo de trabajo o condición adicional (esto se resolvería con una regla automática antes de la acción final, si el caso lo requiere).

Cómo crear un flujo desde un template

Paso 1 — Crea un Flujo a través de un template

1. Ve a Buk Studio > Flujos y Agentes > Flujos.
2. Haz clic en el botón Crear Flujo.
   
   
   
    

Si es la primera vez que entras al tab Flujos (sin flujos creados aún), vas a ver esta misma invitación a crear tu primer Flujo directamente en pantalla (tour guíado).

Paso 2 — Elige un template

Al hacer click en Crear Flujo se abre un catálogo de templates de Flujo con casos de uso ya armados.

• Elige el template que más se parezca al caso de uso que necesitas
• Si tu caso de uso no está en el catálogo, selecciona la opción para construir tu Flujo desde cero.

Paso 3 — Selecciona tu template dentro del Catálogo de Flujos

Para este caso, utilizaremos el template de flujo llamado “Generar tarea pendiente cuando se le crea un trabajo a un Colaborador”. Una vez hagas click en este botón, entrarás a la vista de configuración de templates de Buk Studio.




Nota importante: La vista de configuración puede cambiar levemente dependiendo del tipo de flujo que selecciones, para este caso, se está operando dentro de un template Flexible.

Dentro del tab de configuración del Inicio del flujo, verás que el inicio de la solicitud está configurado bajo la opción de “Evento de la plataforma”. Existen tres tipos de inicios de solicitud:

• Evento de la plataforma: la solicitud se inicia automáticamente cuando ocurre un evento definido, por ejemplo cualquier cambio en los datos de un colaborador; cuando se crea o modifica el trabajo de un colaborador, o se da de baja, etc. Disponible solo para Flujos de tipo Flexible. En este caso el template viene configurado con la opción de “Cuando se le crea un trabajo a un Colaborador”
• Inicio con un formulario (manual): la solicitud se inicia cuando alguien elige el botón de “Crear solicitud” y completa el formulario inicial. 
• Programado (recurrente): la solicitud se inicia automáticamente y según la periodicidad que definas (por ejemplo, cada 1 mes, a las 14:00 hrs).

Paso 3 — Configura la acción que tu flujo realizará una vez se ejecute

Haz click en la etapa de “Acción (Gatillador)” y agrega una acción final a tu flujo.
En el caso de que tu flujo sea una solicitud vuelve a la etapa de “Inicio de solicitud” y haz click en el tab de “Formulario”, aquí verás un botón de “Agregar campos requeridos” los cuáles son los campos necesarios a rellenar dentro de la solicitud para iniciar el flujo y poder gatillar esta acción final.
 

Paso 4 — Agrega todo lo que quieras que ocurra antes de ejecutar la acción final (Etapa IA o Etapa de aprobación manual)

Además de las etapas de aprobación manuales, puedes sumar una etapa de IA que interprete o extraiga información dentro de la solicitud (por ejemplo, leer un certificado médico adjunto y extraer sus datos).

Nota: Este paso es opcional: no necesitas configurar una etapa de IA para poder guardar y activar tu Flujo.

Una etapa de aprobación manual permite agregar un aprobador adicional en tus flujos. Por ejemplo, si quieres que la solicitud pase por la aprobación del gerente de Recursos humanos, o el jefe de área, puedes configurar múltiples etapas de aprobaciones manuales, dependiendo de la jerarquía de aprobación que requieras dentro de tu organización.

Paso 5 — Agrega una notificación manual a tu flujo

Además de las etapas de aprobación. Puedes configurar notificaciones manuales dirigidas específicamente a ciertos usuarios una vez se apruebe/rechaze una etapa o finalice el flujo. En Buk Studio, existen dos tipos de notificaciones: notificaciones automáticas y personalizadas (o manuales)

Notificaciones automáticas: las activas para todo el flujo. Buk avisa al solicitante cuando su solicitud se acepta o rechaza, y a los responsables cuando una etapa requiere su acción. Se envían por correo y notificación push. Todos los usuarios asignados en los permisos de la etapa reciben el aviso. Estas vienen encendidas por defecto dentro del ícono de campanita de “Notificaciones automáticas”.

Notificaciones personalizadas: las configuras en una etapa para definir cuándo se envían, a quiénes, el asunto y el contenido del correo. Por ejemplo, puedes avisar a una dirección específica cuando una solicitud se aprueba.

Paso 6 — Guarda tu Flujo

Cuando termines de configurar etapas, formulario, aprobadores, etc. haz clic en Guardar. Tu Flujo quedará disponible en Buk Studio > Flujos y Agentes > Flujos, listo para recibir solicitudes.

Si sales de la vista de configuración antes de terminar, el Flujo queda guardado como borrador en el listado de Flujos. Puedes retomarlo cuando quieras desde ahí; no necesitas empezar de nuevo.

Caso de uso: Flujo de aprobación de vacaciones con etapa de IA y reglas automáticas

Este caso de uso muestra cómo armar, de principio a fin, un Flujo que usa reglas automáticas para resolver un problema común: devolver automáticamente una solicitud de vacaciones cuando el colaborador avisa con muy poca anticipación.

¿Qué vamos a construir?

Un Flujo para solicitar vacaciones, en el que:

• El colaborador inicia la solicitud indicando la fecha de inicio y término de sus vacaciones.
• Una regla automática calcula la diferencia entre la fecha de inicio de las vacaciones y la fecha en que se ingresó la solicitud.
• Si esa diferencia es menor a 5 días, la regla devuelve la solicitud automáticamente, sin necesidad de que nadie la revise manualmente.
• Si avisó con 5 días o más de anticipación, la solicitud sigue su curso normal a una etapa de aprobación manual.
• Al aprobarse, la acción final del Flujo crea las vacaciones del colaborador.

Prerrequisito: para que la acción final funcione, el módulo de Vacaciones debe estar contratado y tu perfil debe tener permiso de “Modificación” en Flujos (dentro de Usuarios y Perfiles).

Paso 1 — Crea el Flujo desde cero

1. Ve a Buk Studio > Procesos > Flujos y haz clic en Crear Flujo.
2. Selecciona Crear flujo desde cero.
3. Dale un nombre a tu Flujo, por ejemplo “Solicitud de vacaciones”, y selecciona el tipo Flexible.

Paso 2 — Define el inicio de la solicitud

En la configuración de inicio de la primera etapa vas a ver tres opciones: inicio manual (a través de una solicitud), por evento de la plataforma, o programado. Para este caso de uso, selecciona “Crear a través de una solicitud”, de modo que cualquier colaborador pueda iniciar su propia solicitud de vacaciones cuando lo necesite.

Paso 3 — Configura la acción final del Flujo

Antes de armar el formulario, conviene dejar lista la acción que se ejecutará al aprobarse la solicitud:

1. En la etapa final (gatillador), busca y selecciona la acción Crear vacaciones.
2. Elige el tipo de vacaciones que va a solicitar el colaborador (por ejemplo, vacaciones legales).
3. Guarda.

Es normal que al guardar aparezca un error indicando que faltan campos obligatorios en el formulario: la acción “Crear vacaciones” necesita datos que todavía no hemos agregado. Lo resolvemos en el siguiente paso.

Paso 4 — Agrega los campos obligatorios del formulario

1. Ve a la etapa inicial y abre la pestaña Formulario.
2. Haz clic en Agregar requeridos.
3. Esto agrega automáticamente los tres campos obligatorios para esta acción: colaborador que recibe las vacaciones, fecha de inicio y fecha de término.
4. Guarda la etapa.

Paso 5 — Agrega una etapa de aprobación con una regla automática

1. Agrega una etapa de aprobación después de la etapa inicial.
2. Dentro de la etapa, ve a la pestaña Reglas automáticas.
3. Activa la acción Devolver automáticamente.
4. Abre el editor de fórmulas y configura la condición restando la fecha de inicio de las vacaciones menos la fecha de creación de la solicitud, por ejemplo: process.fecha_de_inicio - process.fecha_creacion < 5 — así, si la diferencia es menor a 5 días, la regla se activa y devuelve la solicitud automáticamente.
5. Guarda la regla.

Nota: los nombres técnicos exactos de “fecha de inicio de las vacaciones” y “fecha de creación de la solicitud” dentro del editor de fórmulas pueden variar según cómo se llame tu campo y lo que exponga el panel de variables de Solicitud ej: (process.*).

La acción final del Flujo (Crear vacaciones) ya quedó configurada en el Paso 3, así que no es necesario repetirla: se ejecutará automáticamente cuando esta etapa de aprobación manual sea aprobada.

Paso 6— Prueba el Flujo

1. Ve a Crear solicitud y selecciona tu Flujo (por ejemplo, “Solicitud de vacaciones”).
2. Completa el formulario con un colaborador de prueba y una fecha de inicio de vacaciones con menos de 5 días de anticipación (por ejemplo, si hoy es miércoles, selecciona el viernes de esa misma semana).
3. Envía la solicitud.

Paso 7 — Revisa el resultado en el historial

Revisa el historial de ejecución de la solicitud:

• Deberías ver que la regla automática “Devolver automáticamente” se activó, porque la resta entre la fecha de inicio y la fecha de creación de la solicitud dio menos de 5 días.
• Como resultado, la solicitud fue devuelta automáticamente al colaborador, sin que nadie tuviera que revisarla manualmente.

Para confirmar el comportamiento contrario, repite la prueba con una fecha de inicio de vacaciones con 5 días de anticipación o más: en ese caso, la solicitud no debería activar la regla automática y debería avanzar y crear la vacación del colaborador.