Garantizar que el nuevo colaborador cuente con sus herramientas de trabajo desde el primer día (como computador, celular, credencial de acceso o uniforme) es un pilar fundamental para una bienvenida exitosa. En Onboarding, puedes vincular tareas directamente con el módulo de Gestión de Activos, lo que te permite solicitar y monitorear el aprovisionamiento y entrega de equipos en tiempo real, sin necesidad de hacer coordinaciones o verificaciones manuales por fuera.
¿Qué son las tareas de tipo Activo?
Las tareas de tipo Activo son tareas que vinculan el proceso de Onboarding de un colaborador directamente con el módulo de Gestión de Activos de Buk.
A diferencia de las tareas estándar, donde la persona o el administrador debe marcar manualmente una casilla cuando se entrega un equipo, las tareas de tipo Activo generan automáticamente la solicitud de asignación en Gestión de Activos al activarse la tarea y actualizan su estado en Onboarding de manera automática e integrada a medida que el equipo encargado de activos procesa y aprueba cada entrega.
Estas tareas eliminan el doble trabajo operativo entregando visibilidad total sobre la preparación del equipamiento de ingreso y permitiendo un seguimiento centralizado desde el modulo de onboarding.
¿Dónde se pueden configurar las tareas tipo activo?
Puedes configurar e interactuar con estas tareas en tres partes distintas del módulo de Onboarding:
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En una Plantilla de Proceso: Al diseñar o editar tu plantilla de onboarding desde Administrativo > Onboarding > Plantillas > Procesos, en la pestaña Tareas, tienes dos opciones:
Crear tarea: Abre el formulario para diseñar una tarea única desde cero, seleccionando el tipo "Activo".
Agregar tarea: Te permite buscar e importar una plantilla de tarea reutilizable de tipo activo que ya tengas guardada en tu biblioteca.
En una Plantilla de Tarea: Si vas a solicitar el mismo equipamiento en múltiples procesos de onboarding (por ejemplo, "Entrega del computador de trabajo" o "Entrega de credenciales"), puedes crear la plantilla reutilizable en Administrativo > Onboarding > Plantillas > Tareas > Crear plantilla, definirla de tipo "Activo" y guardarla.
En un Proceso Activo: Si el onboarding de una persona ya comenzó y necesitas asignarle un activo específico que no estaba planificado en la plantilla original, puedes ingresar al seguimiento de su proceso, hacer clic en Crear tarea y seleccionar el tipo "Activo".
Paso a paso para configurar y crear una tarea tipo Activo
Para configurar de forma correcta la tarea, primero debes asegurarte de contar con los productos disponibles en el sistema.
Requisito previo:
Antes de crear la tarea en Onboarding, debes contar con el módulo de Gestión de Activos habilitado y tener configuradas las categorías y productos requeridos en el catálogo de dicho módulo (por ejemplo: Categoría Computadores > Producto Notebook Corporativo).
Para más detalle sobre como crear categorías y productos en el modulo de Gestión de Activos, puedes revisar el siguiente artículo: "Creación de categorías y productos".
Configuración de la tarea en Onboarding:
Una vez en la vista de creación de tarea (en una plantilla o en un proceso activo), sigue estos pasos:
Tipo de tarea: Selecciona la opción "Activo" en el menú desplegable.
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Conexión con Gestión de Activos: Al elegir "Activo", se habilitan los campos para agregar los productos requeridos:
Selecciona la Categoría y el Producto específico.
Si la tarea requiere solicitar más de un activo para la persona (por ejemplo: un notebook y unos audífonos), puedes agregar múltiples líneas de productos dentro de la misma tarea. (Nota: Cada línea representa una unidad; si necesitas solicitar 2 notebooks iguales, agrega 2 líneas de ese producto).
Rellena el resto de campos requeridos como su prioridad, el nombre de la tarea, su descripción y si requiere plazo para completarse o no. (En las tareas tipo activo, la persona asignada queda fijada por defecto en el Nuevo Colaborador).
Haz clic en Crear Tarea para guardar la tarea.
💡 Importante sobre la generación de la solicitud:
La solicitud de activos en el módulo de Gestión de Activos se gatilla únicamente cuando la tarea alcanza su fecha de activación en un proceso de onboarding y la persona cuenta con ficha de colaborador activa en Buk. Si la tarea se asigna a una persona en pre-ingreso que aún no tiene ficha creada, la tarea permanecerá en estado Programada hasta que el administrador cree la ficha y active el proceso.
Flujo de ejecución y gestión de solicitudes: ¿Cómo se ve y procesa la tarea activada?
Una vez que se inicia el proceso de onboarding y la tarea alcanza su fecha de activación, el flujo opera de manera integrada entre Onboarding y Gestión de Activos:
Generación automática de la solicitud:
Al activarse la tarea (y contar con la ficha del colaborador), Onboarding envía la orden y genera automáticamente las solicitudes correspondientes en el módulo de Gestión de Activos.-
Detalle de entrega en Onboarding (Vista de Administrador y Encargados):
El administrador y los encargados del proceso pueden hacer clic directamente en el detalle de la tarea dentro del seguimiento de Onboarding.
En este panel de detalle pueden visualizar el listado de activos solicitados y consultar el estado de entrega de cada activo individual.
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Aprobación o rechazo en Gestión de Activos:
En paralelo, el equipo responsable del inventario y herramientas gestiona las órdenes directamente en su módulo origen ingresando a Gestión de Activos > Órdenes > Asignaciones.
Desde esa vista, los gestores de activos revisan los elementos solicitados para el nuevo ingreso y pueden aceptar o rechazar cada activo individualmente (según disponibilidad de stock, validaciones técnicas o requerimientos del cargo).
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Sincronización en tiempo real:
A medida que el equipo procesa la solicitud, los cambios se reflejan automáticamente en Onboarding:Si todos los activos solicitados son aceptados y asignados, la tarea en Onboarding pasa automáticamente a estado Terminada.
Si algún activo es rechazado, el detalle de la tarea lo refleja para que el administrador pueda gestionar la excepción (por ejemplo, reponerlo mediante la opción Volver a generar).
¿Qué estados puede presentar una tarea tipo activo en un proceso?
A diferencia de un documento o encuesta individual, una tarea de tipo Activo gestiona una solicitud que puede contener varias líneas de productos. El estado de la tarea en Onboarding se calcula según el estado real de cada producto en Gestión de Activos:
Programada: La tarea tiene una fecha de activación futura o el colaborador aún no tiene ficha creada en la plataforma. La solicitud real no ha sido creada en Gestión de Activos.
Pendiente: La solicitud ya fue generada en Gestión de Activos y todos los productos solicitados se encuentran en espera de ser revisados y asignados por el equipo responsable.
En curso: La solicitud se encuentra en proceso. Ocurre cuando al menos un producto de la tarea ya fue aprobado/asignado y otros productos continúan en revisión o preparación. También está el caso en que todos los productos ya fueron asignados pero falta la firma del acta de asignación, si no se completan todas las firmas, la tarea no pasará a terminada.
Terminada: ¡Todos los productos solicitados en la tarea han sido aprobados y asignados exitosamente en el módulo de Gestión de Activos! (Si el producto exige la firma de un acta de entrega, la tarea pasará a terminada una vez se concrete la firma).
No cumplida: Se terminaron de revisar los productos de la solicitud y al menos uno de los activos solicitados fue rechazado en Gestión de Activos (y no ha sido repuesto).
Error: Ocurrió un fallo técnico en la creación o sincronización de la solicitud (por ejemplo, si se eliminó la categoría o producto del catálogo en Gestión de Activos). Este estado es visible únicamente para el administrador de Onboarding en sus paneles de seguimiento para su resolución.
Cancelada: El administrador detuvo el seguimiento de la tarea manualmente desde el panel de Onboarding. (Importante: Cancelar la tarea en Onboarding detiene el seguimiento del proceso, pero no revierte ni elimina las asignaciones de activos que ya hayan sido aprobadas en la ficha del colaborador en Gestión de Activos).
¿Cómo funciona la acción "Volver a generar" en tareas No cumplidas?
Cuando una tarea pasa al estado No cumplida debido al rechazo de algún activo (por ejemplo, por falta de stock de un modelo específico), el proceso de onboarding no se bloquea definitivamente.
El administrador de Onboarding puede gestionar la excepción siguiendo estos pasos:
Ingresa al detalle del proceso del colaborador y busca la tarea en No cumplida.
En la columna de acciones, haz clic en el botón Volver a generar.
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Se desplegará una vista que muestra el listado de productos que sufrieron rechazo:
Podrás seleccionar un producto de reemplazo para el/los activos rechazados.
Al confirmar, Onboarding creará una nueva solicitud en Gestión de Activos únicamente para los nuevos productos seleccionados, sin volver a solicitar los activos que ya habían sido aprobados previamente.
La tarea en Onboarding regresa automáticamente al estado En curso / Pendiente para realizar el seguimiento del nuevo intento.
Experiencia del colaborador respecto a los activos
Sin completado manual: El colaborador no cuenta con un botón de check ni puede marcar la tarea como terminada manualmente, evitando confirmaciones falsas.
Transparencia sobre productos aprobados: En la vista de la tarea, el colaborador solo visualizará los productos que ya hayan sido efectivamente aprobados y asignados por la empresa.
Firma de actas de entrega integrada: Si los activos asignados requieren la firma de un acta de recepción (documento de resguardo), el colaborador puede revisar y firmar electrónicamente el acta directamente desde la vista de la tarea en Onboarding, sin necesidad de navegar a otros módulos.
Casos de uso sugeridos
Equipos tecnológicos e informática: Solicitud de notebook, monitor, teclado, mouse o celular corporativo asignados al equipo de TI.
Credenciales y accesos físicos: Gestión e impresión de fotocheck, credencial de identificación, tarjeta de proximidad o llaves de acceso a oficinas y lockers.
Uniformes y Elementos de Protección Personal (EPP): Asignación de indumentaria corporativa, calzado de seguridad, casco o kit de EPP para personal operativo y de planta.
Kits de bienvenida y herramientas de trabajo: Entrega de kit de bienvenida corporativo, papelería, herramientas especializadas o herramientas técnicas del cargo.
Consideraciones Importantes
Módulo Requerido: Esta funcionalidad requiere contar con el módulo de Gestión de Activos contratado y activo en la plataforma, además de contar con al menos los permisos de lectura en este modulo y de administrador en onboarding (o que seas encargado de un proceso).
Independencia entre Plazo y Estado del Hito: El plazo en días de la tarea en Onboarding y la gestión de la solicitud en Gestión de Activos son independientes. Si el plazo se vence antes de que el equipo entregue los activos, la tarea se mostrará como Atrasada, pero seguirá En curso en Onboarding hasta que Gestión de Activos apruebe o rechace la entrega.
Evaluación de múltiples activos: Una sola tarea de activo puede incluir varios productos. La tarea en Onboarding se dará por Terminada únicamente cuando todos los productos incluidos en la solicitud hayan sido asignados y aprobados.
Eliminación o cancelación independiente: Eliminar o cancelar una tarea tipo activo dentro de Onboarding borra o detiene el seguimiento dentro del plan de bienvenida, pero no elimina ni altera los activos que ya fueron aprobados y registrados en la ficha del colaborador en Gestión de Activos.