En este artículo aprenderás a cargar de forma masiva tus cursos presenciales, sus instancias y sus participantes con plantillas Excel. Es la forma más rápida de subir tu plan anual, registrar capacitaciones hechas fuera de la plataforma o cargar la asistencia, las notas y los costos de muchas personas a la vez.
💡 En resumen: ve a Importadores y abre el importador de Cursos presenciales. En cada paso, descarga la plantilla sin datos, complétala y súbela: Paso 1 crea los cursos, Paso 2 las instancias y Paso 3 inscribe a los participantes con su asistencia, nota y costos. Revisa el historial de plantillas de cada paso para ver el resultado y corregir errores.
Antes de comenzar
- Permisos: necesitas el rol Administrador o Súper administrador (con Plataforma Buk, Cursos y contenidos y Planificación y gestión de participantes en Modificación).
-
Crea antes lo que la plantilla va a buscar:
- Los proveedores de capacitación (Centro de datos > General > Proveedores de capacitación).
- Los relatores, si los vas a asignar en las instancias.
- Los colaboradores que vas a inscribir.
- Usa siempre la plantilla descargada desde el importador. No cambies el nombre ni el orden de las columnas, y deja una sola hoja de datos.
- Cada columna indica si es (Obligatorio) u (Opcional). Algunas tienen una lista desplegable: elige el valor de la lista.
- Puedes cargar hasta 3000 cursos por plantilla.
Abre el importador
- En el menú lateral, haz clic en Importadores.
- Abre el importador de Cursos presenciales.
- Si es tu primera vez, descarga el Ejemplo de plantilla: explica cada campo que debes completar.
Los tres pasos son independientes: si los cursos ya existen, puedes ir directo al Paso 2; si las instancias ya existen, al Paso 3.
Paso 1: Crea los cursos
- Descarga la plantilla sin datos del Paso 1.
- Completa una fila por curso:
| Columna | Qué ingresar |
|---|---|
| Nombre Curso (Obligatorio) | El nombre del curso. |
| Proveedor (Obligatorio) | El nombre exacto de un proveedor ya creado. |
| Modalidad (Obligatorio) | Presencial, A distancia o E-Learning, desde la lista. |
| Objetivos (Opcional) | El propósito del curso. |
| Duración (hrs) (Obligatorio) | La duración en horas, por ejemplo 8 o 1,5. |
| Categorías personalizadas | Si tu empresa las usa, aparecen como columnas adicionales; algunas pueden ser obligatorias. |
- Si quieres actualizar cursos que ya existen, marca Reemplazar existente. Se actualizarán los cursos que tengan el mismo nombre con la información de la nueva plantilla.
- Selecciona el archivo y haz clic en Crear Cursos.
Paso 2: Crea las instancias
- Descarga la plantilla sin datos del Paso 2. Trae dos hojas: la de las instancias y Código curso, con el código de cada curso.
- Completa una fila por instancia:
| Columna | Qué ingresar |
|---|---|
| Código curso (Obligatorio) | El código del curso, desde la hoja Código curso. |
| Moneda (Obligatorio) | La moneda de los costos de la instancia, desde la lista. |
| Días (Opcional) | El día de la semana, desde la lista. |
| Lugar (Opcional) | Dónde se realiza. |
| Fecha inicio y Fecha Término (Obligatorio) | Fecha y hora, en formato DD-MM-AAAA HH:MM. |
| Relator (Opcional) | El nombre de un relator ya creado. |
| Duracion (hrs) por Relator (Opcional) | Las horas que dicta ese relator. Es obligatoria si indicas un relator. |
| Indexar a Plan de capacitación (Opcional) | La actividad del plan a la que corresponde. |
- Selecciona el archivo y haz clic en Crear Instancias.
⚠️ En este paso no puedes reemplazar información: cada fila crea una instancia nueva. Revisa bien los datos antes de cargar.
Paso 3: Inscribe a los participantes y registra sus resultados
Con la misma plantilla inscribes a las personas y, si ya tienes la información, cargas su asistencia, nota, aprobación y costos.
- Descarga la plantilla sin datos del Paso 3. Trae dos hojas: la de participantes y la de códigos de instancia, con el curso, la instancia, su código, su vigencia y sus fechas.
- Completa una fila por participante:
| Columna | Qué ingresar |
|---|---|
| Identificador Participante (Obligatorio) | RUT, DNI u otro identificador del colaborador. |
| Numero Instancia (Obligatorio) | El código de la instancia, desde la segunda hoja. |
| Aprobación Si/No (Opcional) | Si o No, desde la lista. |
| Porcentaje de asistencia (Opcional) | Un número de 0 a 100, por ejemplo 100. |
| Nota (Opcional) | La nota obtenida. |
| Comentarios (Opcional) | Observaciones. |
| Gasto empresa (Opcional) | Capacitación, Viáticos y Traslados, en columnas separadas. |
| Gasto SENCE (Opcional, Chile) | Capacitación, Viáticos y Traslados, si el curso usa franquicia SENCE. |
- Selecciona el archivo y haz clic en Inscribir participantes.
⚠️ Cada fila crea una inscripción nueva. No vuelvas a cargar a personas que ya están inscritas en la instancia.
Ejemplo de la hoja de participantes:
| Identificador Participante | Numero Instancia | Aprobación Si/No | Porcentaje de asistencia | Nota |
|---|---|---|---|---|
| 11222333-4 | 1520 | Si | 100 | 6,5 |
| 55666777-8 | 1520 | No | 50 | 3,8 |
| 99888777-6 | 1521 |
En este ejemplo, las dos primeras personas quedan inscritas con su resultado. La tercera queda inscrita en la instancia 1521, sin resultados todavía.
Formatos de fechas y horas
| Dato | Formato | Ejemplo |
|---|---|---|
| Fecha y hora de inicio o término | DD-MM-AAAA HH:MM (24 horas) | 05-11-2026 09:00 |
| También se acepta | DD/MM/AAAA HH:MM | 05/11/2026 18:30 |
| Duración del curso y horas del relator | Número de horas | 8 · 1,5 |
⚠️ La fecha debe incluir la hora. Si escribes solo «05-11-2026», verás: «Verificar el formato "DD-MM-YYYY HH:MM" o la fecha ingresada sea valida.».
Fórmulas útiles en Excel
Si tus datos vienen de otro sistema o reporte, estas fórmulas te ayudan a dejarlos en el formato de la plantilla:
| Necesitas | Fórmula | Ejemplo |
|---|---|---|
| Unir una fecha (A2) y una hora (B2) en el formato de la plantilla | =TEXTO(A2;"dd-mm-aaaa")&" "&TEXTO(B2;"hh:mm") |
05-11-2026 09:00 |
| Convertir minutos (A2) a horas | =A2/60 |
90 → 1,5 |
| Convertir una duración hh:mm (A2) a horas | =HORA(A2)+MINUTO(A2)/60 |
01:30 → 1,5 |
| Convertir una duración hh:mm (A2) a minutos | =HORA(A2)*60+MINUTO(A2) |
01:30 → 90 |
| Calcular el porcentaje de asistencia: sesiones asistidas (A2) sobre sesiones totales (B2) | =REDONDEAR(A2/B2*100;0) |
3 de 4 → 75 |
💡 Si tu Excel está en inglés, usa
TEXT,HOUR,MINUTEyROUND, y separa los argumentos con coma (,) en lugar de punto y coma (;). Copia los resultados y pégalos como valores en la plantilla.
Revisa el resultado en el historial
Cada paso tiene su propio Historial de plantillas, con:
- Fecha de carga y Usuario que la hizo.
- Estado: Pendiente, Validando, Validado, Cargando, Finalizada o Error.
- Resultado: por ejemplo, «Todos los cursos creados», «Una o mas instancias creadas» o «Ningún participante inscrito».
- Archivo cargado, para descargarlo.
- Respuesta, con el detalle de los errores. Si la carga tiene problemas, descarga el archivo feedback: indica en cada fila qué corregir.
Para corregir: abre el archivo feedback, corrige las filas con error, deja solo esas filas en tu plantilla y vuelve a cargarla.
Errores frecuentes
| Mensaje | Qué significa | Cómo corregirlo |
|---|---|---|
| «Columna "…" sin datos.» | Dejaste vacía una columna obligatoria. | Completa la columna en esa fila. |
| «Valor ingresado en columna "…" no es válido.» | El valor no está en la lista (por ejemplo, Modalidad o Días). | Elige el valor desde la lista desplegable. |
| «Valor "…" en columna "…" no registrado en sistema.» | El proveedor, relator, código o identificador no existe. | Revisa que esté creado y escrito igual. Copia los códigos desde la segunda hoja de la plantilla. |
| «…Verificar el formato "DD-MM-YYYY HH:MM"…» | La fecha no tiene el formato o no incluye la hora. | Escribe la fecha como 05-11-2026 09:00. |
| «La fecha de término debe ser superior a la fecha de inicio.» | Las fechas están invertidas. | Corrige la fecha de término. |
| «Si selecciona un relator, debe ingresar la cantidad de horas.» | Falta la duración del relator. | Completa Duracion (hrs) por Relator. |
| «Ya existe un curso con el mismo nombre y proveedor.» | El curso ya existe. | Cambia el nombre o marca Reemplazar existente para actualizarlo. |
| «El curso no existe para ser actualizado.» | Marcaste Reemplazar existente, pero no hay un curso con ese nombre. | Revisa el nombre o desmarca la opción. |
| «El largo de la columna … excede el máximo permitido…» | El texto es demasiado largo. | Acórtalo. |
| «El archivo contiene más de una hoja» | Agregaste hojas al archivo. | Deja solo la hoja de datos de la plantilla. |
Preguntas frecuentes
¿Puedo actualizar instancias o inscripciones con el importador?
No. Solo los cursos (con Reemplazar existente). Las instancias y las inscripciones se editan desde la instancia.
¿Dónde encuentro los códigos de cursos e instancias?
En la segunda hoja de las plantillas de los pasos 2 y 3. Descarga una plantilla nueva para tener los códigos actualizados.
¿Puedo cargar asistencia y notas de personas ya inscritas?
No con este importador: cada fila crea una inscripción nueva. Para actualizar los resultados de personas ya inscritas, usa la edición masiva de la instancia.
¿Qué fecha de aprobación queda registrada?
Si marcas Aprobación Si, se registra como fecha de aprobación la fecha de término de la instancia.
¿Qué pasa si mi nota usa otra escala?
Si tu división usa una escala distinta, la nota se ajusta automáticamente. Por ejemplo, un 5 en escala de 1 a 5 se transforma en un 10 en escala de 1 a 10.
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