Con la carga masiva de instancias y participantes, abres grupos de tus cursos e-learning, webinars y meetings e inscribes a muchas personas a la vez con plantillas Excel. Es ideal para lanzar un programa a toda la empresa, inscribir a un área completa o preparar varias fechas de un webinar, sin hacerlo uno por uno.
💡 En resumen: ve a Importadores y abre Instancias y participantes e-learning. En el Paso 1, descarga la plantilla sin datos, completa las instancias usando la hoja Código curso y haz clic en Crear instancias. En el Paso 2, descarga la otra plantilla, completa los participantes usando la hoja Código instancia y haz clic en Inscribir participantes. Revisa el historial de cada paso para ver el resultado.
Antes de comenzar
- Permisos: necesitas el rol Administrador o Súper administrador (con Plataforma Buk, Planificación y gestión de participantes en Modificación).
- Qué cursos puedes usar: cursos e-learning propios de tu empresa o de Bukplay, además de webinars y meetings.
- El curso debe tener material: para inscribir participantes, el curso debe tener su contenido publicado.
- Ten creados a los colaboradores que vas a inscribir y, para webinars o meetings, al usuario host.
- Usa siempre la plantilla descargada desde el importador, sin cambiar el nombre ni el orden de sus columnas. Cada columna indica si es Requerido u Opcional.
Abre el importador
- En el menú lateral, haz clic en Importadores.
- Abre Instancias y participantes e-learning.
- Si es tu primera vez, en Ejemplo de plantilla haz clic en Descargar Ejemplo: explica cada campo que debes completar.
Los dos pasos son independientes: si las instancias ya existen, puedes ir directo al Paso 2.
Paso 1: Crea las instancias
- En Paso 1: Creación instancias, haz clic en Descargar plantilla sin datos.
- En la hoja Paso 1 «Creación instancia», completa una fila por instancia:
| Columna | Qué ingresar |
|---|---|
| Código curso | El código del curso. Lo encuentras en la hoja Código curso, junto a su nombre. |
| Nombre instancia | El nombre del grupo, por ejemplo «Inducción marzo». |
| Tipo de instancia | Pública (cualquier colaborador puede entrar) o Privada (solo quienes inscribas). |
| Tipo de acceso y Moneda | Elige el valor de la lista. |
| Fecha de inicio y Fecha de término | Requeridas para webinars y meetings, con el formato DD-MM-YYYY HH:MM. Por ejemplo, 01-03-2026 09:00. |
| Indexar a planificación de capacitación (Opcional) | La actividad del plan de capacitación a la que se asocia la instancia. La encuentras en la hoja Plan de capacitación. |
| Usuario Host | Requerido para webinars y meetings. Debe ser un usuario Administrador o Colaborador. |
| Panelistas (Opcional) | Solo para webinars. |
- En Seleccionar archivo, elige la plantilla completa.
- Haz clic en Crear instancias.
⚠️ Un curso puede tener una sola instancia pública. Si intentas crear otra, verás «El curso ya contiene una instancia publica, no se puede crear otra».
Paso 2: Inscribe a los participantes
- En Paso 2: Inscripción de participantes, haz clic en Descargar plantilla sin datos. Descárgala después de crear las instancias, para que incluya sus códigos.
- En la hoja Paso 2 «Inscripción», completa una fila por persona y curso:
| Columna | Qué ingresar |
|---|---|
| Identificador participante | El RUT, DNI u otro identificador del colaborador. |
| Código instancia | El código de la instancia. Lo encuentras en la hoja Código instancia, junto al curso, el nombre, la vigencia y las fechas de cada instancia. |
| Inscripción | Requerida u opcional. |
- En Seleccionar archivo, elige la plantilla completa.
- Haz clic en Inscribir participantes.
Revisa el resultado
Bajo cada paso verás su historial (Historial de plantillas Paso 1 o Paso 2), con el estado de cada carga:
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Todas las instancias creadas / Todos los participantes inscritos | La carga se completó sin errores. |
| Una o más instancias creadas / Uno o más participantes inscritos | Se cargó una parte; algunas filas tienen errores. |
| Ninguna instancia creada / Ningún participante inscrito | No se cargó ninguna fila. |
Si hay errores, descarga el archivo de respuesta, corrige las filas indicadas y vuelve a cargarlo.
Errores frecuentes:
- «El participante ya se encuentra registrado en el curso»: la persona ya estaba inscrita.
- «No puede ser cargado, debido a que el curso no cuenta con los accesos necesarios»: la división de la persona no tiene acceso al curso.
- «No puede ser cargado, debido a que no tiene una licencia activa»: el curso requiere una licencia que la persona no tiene.
- «Excel sin datos para crear»: la plantilla está vacía.
Ejemplo
Quieres lanzar «Inducción 2026» en dos grupos, marzo y abril, con 80 personas:
- En el Paso 1 creas dos instancias privadas, «Inducción marzo» e «Inducción abril», con el código del curso que aparece en la hoja Código curso.
- Descargas la plantilla del Paso 2 y, en su hoja Código instancia, copias los códigos de las dos instancias.
- Completas 80 filas con el identificador de cada persona, el código de su instancia y Requerida.
- Al cargar, el historial muestra «Todos los participantes inscritos».
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar esta carga para cursos de Coursera, Udemy u otros proveedores externos?
No. Esta carga es para cursos e-learning propios, de Bukplay, webinars y meetings.
No encuentro el código de mi instancia en la plantilla del Paso 2, ¿por qué?
Descargaste la plantilla antes de crear la instancia. Descárgala de nuevo.
¿Esta carga envía el correo de inscripción a los participantes?
Sí, si el curso tiene los correos activados y la instancia está vigente.
Artículos relacionados
- Carga masiva de cursos e instancias presenciales
- ¿Cómo crear un curso tipo Meeting?
- ¿Por qué no puedo publicar un curso que ya cargué?
💡 ¿Necesitas más ayuda o quieres capacitarte?
Si el artículo no resolvió tu duda o buscas más formación, ingresa a nuestros Canales de Atención y Formación para:
- 📩 Canales de Contacto Directo: Encuentra el Chat, Teléfono y Correo disponible para tu país.
- 🎓 Visitar Buk Academy: Inscríbete en cursos y certificaciones.
👉 Ingresar a los Canales de Atención y Formación Buk