El objetivo del artículo es guiar a los usuarios a través del proceso de iniciar un proceso de onboarding desde el módulo de selección, detallando los pasos necesarios para avanzar a un candidato a la etapa de contratados, revisar y ajustar tareas, asignar responsables y plantillas, y finalmente, activar el flujo de preingreso y alta
Proceso en Plataforma:
Podrás iniciar los proceso de onboarding desde un proceso de selección y preparar la llegada de este nuevo colaborador de manera anticipada a través del pre-onboarding.
En el módulo de selección, puedes avanzar a un candidato a la etapa de "Contratados", lo que creará automáticamente el proceso de Onboarding. Para hacerlo, arrastra la ficha del candidato a la sección "Contratados".
Luego, selecciona la fecha de ingreso del nuevo empleado y haz clic en "Siguiente" para continuar.
Dirígete a la sección "Procesos" en el módulo Onboarding. Allí, verás que se ha creado automáticamente un proceso de Onboarding en estado pendiente. En la columna "Acciones" encontrarás la opción para iniciar el proceso.
Para iniciar el proceso, primero deberás revisar los campos del proceso, que estarán prellenados con la información recibida desde el proceso de selección. Sin embargo, podrás editarlos si es necesario. También podrás asignar al colaborador que será el "Encargado de Onboarding". A este empleado se le habilitará el botón 'Procesos' en el menú de Onboarding, desde donde podrá hacer seguimiento, crear nuevas tareas y correos. Además, se le notificará tanto el inicio como el término del onboarding.
Adicionalmente, puedes seleccionar plantillas de procesos que estarán vinculadas a las distintas tareas, cada una con sus respectivos encargados asignados. Estas plantillas también incluyen los correos y la plantilla de pre-ingreso correspondientes
Por último, puedes seleccionar la opción 'Enviar recordatorio semanal'. Al activarla, se enviará un recordatorio cada lunes en horario AM a los responsables de tareas si tienen tareas atrasadas o pendientes que deban completarse durante la semana en curso. Para continuar haz clic en "Siguiente"
Desde la pestaña "Tareas", podrás revisar las tareas asociadas al proceso junto con sus respectivos responsables. Si es necesario, puedes editarlas desde la columna "Acciones". También podrás verificar la "Fecha Límite" de cada tarea, la cual se calcula automáticamente si utilizaste una plantilla de proceso, basada en la cantidad de días que hayas establecido antes o después del inicio del proceso.
Además, tienes la opción de crear nuevas tareas en blanco utilizando "Nueva tarea"
Para crear tareas deberás completar la siguiente información:
- Nombre: Es el título de la tarea, este campo es obligatorio
- Descripción: Proporciona una descripción detallada para que el responsable de la tarea pueda desarrollarla adecuadamente
- Plazo: Puedes establecer el plazo en el que el responsable de la tarea deberá completarla, permitiéndote elegir si el plazo será en días o semanas antes o después de la fecha de ingreso.
- Prioridad: Define la importancia de la tarea, que puede ser baja, media o alta.
- Visible para el Nuevo Empleado: Si el nuevo empleado no es el responsable de la tarea, puedes elegir esta opción para que vea esta tarea de manera informativa, aunque no podrá completarla.
- Responsables: Selecciona al o los responsables de la tarea, pudiendo ser el nuevo empleado, su supervisor u otro empleado. Puedes elegir a más de una persona. Solo los responsables podrán ver y marcar la tarea como terminada.
- URLs Vídeos Youtube: Puedes agregar hasta 3 links de Youtube
- Subir archivos: Adjunta archivos e imágenes para agregar contenido a la tarea. El tamaño máximo de las imágenes es de 5 MB y los documentos permitidos son PDF, Doc, Ppt, Xlsx, con un tamaño máximo de 20 MB.
También puedes cargar tareas adicionales desde la biblioteca de tareas con la opción "Seleccionar tarea"
En la pestaña "Correos", podrás revisar los correos asociados al proceso. Para comenzar el proceso de Onboarding del nuevo colaborador, haz clic en "Iniciar"
Flujo de Preingreso:
Al iniciar el proceso de onboarding, se dará inicio al flujo de preingreso. El preingreso es un flujo de workflow que consta de dos etapas.
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Envío formulario al nuevo colaborador:
Este formulario incluye los campos obligatorios para la creación de su ficha, y puedes agregar atributos personalizados si es necesario. El formulario se enviará al correo personal del nuevo colaborador. Una vez que lo complete, se pasará a la segunda etapa del proceso. -
Asignar plantilla Alta:
Después de que el nuevo colaborador responda al formulario, se notificará a la persona definida en la segunda etapa para que revise la información y seleccione una plantilla de alta. Al aprobar esta etapa, se iniciará el workflow de alta.
Flujo de Alta:
Una vez finalizado el flujo de preingreso, comenzará el flujo de Alta, cuyo objetivo es la creación automática de la ficha del nuevo empleado. Esto permitirá que el empleado acceda a la plataforma, donde podrá revisar el proceso de onboarding y gestionar sus tareas.
Módulos Requeridos:
Base: Gestión de personas
Módulos: Onboarding y Selección
Palabras Claves:
Onboarding, plantillas, tareas, preingreso, alta
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