Los Juegos de Datos permiten generar combinaciones de restricciones para limitar el acceso de usuarios a los siguientes recursos: Empresas, Usuarios, Plantillas, Cargos e Ítems.
Esto significa que se pueden crear distintos conjuntos con dichos recursos y, posteriormente, limitar a cada usuario para que solo pueda visualizar y utilizar los conjuntos que le han sido asignados, quedando fuera de su alcance el resto de los juegos de datos.
Si deseas conocer cómo aplicar límites por área o cargo, revisa el artículo ¿Cómo funcionan los límites de área y cargo?
Acceso a la configuración
Podrás encontrar la configuración de Juegos de Datos en el menú de Administración >> Juego de datos.
Si no lo visualizas, puede deberse a dos motivos:
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Debes tener activado el permiso "Otros" en "Sí" para acceder a este módulo.
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El parámetro general "Habilitar juego de datos" puede estar desactivado.
En este último caso, comunícate con Servicio al Cliente, quienes podrán asistirte para activarlo.
Creación de un Juego de Datos
Lo primero es crear un Juego de Datos, asignándole un Nombre y una Descripción (opcional).
Puedes crear todos los juegos de datos que necesites, además de editarlos o eliminarlos en cualquier momento.
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Asignar un Juego de Datos a un usuario
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Ingresa a Configuración > Usuarios y Perfiles.
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Haz clic en Editar en el usuario que quieras limitar.
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En la ventana de edición, selecciona la casilla Limitar por Juego de Datos.
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Se desplegará una lista en la que podrás seleccionar uno o varios juegos de datos para asignar.
Asignar Juegos de Datos a Empresas
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Ve a Configuración > Empresas.
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Edita la empresa que quieras limitar.
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En la sección Juegos de Datos, marca la casilla Limitar por Juego de Datos.
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Selecciona el o los juegos de datos desde la lista desplegable.
Importante:
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Una empresa solo puede pertenecer a un juego de datos.
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Un juego de datos puede contener varias empresas.
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Un usuario con permisos de edición de empresa podrá editar todo (incluyendo variables), excepto la asignación de juegos de datos, que solo puede ser modificada por el perfil Administrador..
Asignar Juegos de Datos a Cargos
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Ingresa a Organización > Cargos.
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Crea un nuevo cargo o selecciona uno existente para editar.
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En la pestaña Editar, haz clic en Opciones avanzadas.
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Marca la casilla Limitar por Juego de Datos y selecciona el o los juegos de datos correspondientes.
Asignar Juegos de Datos a Ítems
(Puede aplicarse a Haberes, Descuentos y Otros: informativos y aporte empleador).
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Ve a Ítems > Haberes / Descuentos / Otros.
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Crea un nuevo ítem o selecciona uno existente y haz clic en Editar.
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En Opciones avanzadas, marca la casilla Limitar por Juegos de Datos.
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Selecciona el o los juegos de datos desde la lista disponible.
Asignar Juegos de Datos a Plantillas
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Ingresa a Configuración > Plantillas.
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Crea una nueva plantilla o edita una existente.
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En Opciones avanzadas, marca la casilla Limitar por Juegos de Datos.
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Selecciona el o los juegos de datos desde la lista.
Observación importante: la limitación en plantillas aplica solo al momento de generar el documento, no a la visibilidad de los documentos ya emitidos.
Consideraciones generales
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Los cargos, ítems, plantillas o empresas que pertenezcan a un juego de datos solo podrán ser asignados o gestionados por:
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Usuarios que tengan acceso al mismo juego de datos.
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Usuarios que no estén limitados por ningún juego de datos (acceso total).
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Los elementos que no pertenezcan a ningún juego de datos serán considerados públicos: cualquier usuario con permisos podrá verlos, aunque no editarlos.
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Los usuarios sin limitación de juegos de datos pueden crear, asignar y editar recursos, aunque estos estén restringidos por uno o más juegos de datos.
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Si un recurso está limitado por más de un juego de datos, solo podrán editarlo los usuarios con acceso a todos esos juegos, o los usuarios no limitados.
Ejemplo:
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Ejemplos
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Cargo 1: sin limitación → cualquier usuario con permisos de edición puede modificarlo.
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Cargo 2: limitado al juego de datos A → solo lo podrán editar usuarios con acceso al juego A, o usuarios sin limitación.
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Cargo 3: limitado a los juegos de datos A y B → solo lo podrán editar usuarios con acceso a ambos juegos, o usuarios sin limitación. Un usuario con acceso solo a A o solo a B no podrá editarlo.
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