Aprende a configurar el Canal de Denuncias en Buk para recibir y gestionar reportes de forma segura, confidencial y alineada con la normativa vigente. Este proceso debe ser realizado por un administrador con los permisos correspondientes.
Requisitos Previos
Tener contratado el Add-on Canal de Denuncias.
Contar con el permiso de Administrador del módulo, asignado desde la sección Usuarios y Perfiles.
Para crear acciones rápidas y publicar la URL desde el Portal de Buk, se requiere el módulo de Comunicaciones.
Configuración de accesos y permisos
Antes de iniciar, define quiénes gestionarán el canal. Ve a Configuración > Usuarios y Perfiles > Perfiles y busca la sección del módulo para asignar niveles:
Modificación: Permite gestionar, responder y administrar denuncias (requerido para el encargado del canal).
Lectura: Permite visualizar denuncias y estados sin realizar cambios.
No: El módulo no será visible.
-
Acceso al módulo
En el menú lateral, selecciona Desarrollo Organizacional, haz clic en Canal de Denuncias e ingresa a la pestaña Configuraciones.
-
Gestión de categorías (Tipos de Denuncia)
En la pestaña Tipos de Denuncias, puedes administrar qué opciones verá el usuario:
Mostrar u ocultar: Haz clic en el ícono del ojo en la columna Acciones. Si el ícono está tachado, la categoría quedará inactiva y no aparecerá en el formulario.
Crear nueva categoría: Haz clic en + Nuevo tipo de denuncia (esquina superior derecha) y asigna un nombre claro.
Consideraciones Importantes
Categorías por defecto: Buk incluye categorías estándar basadas en normativas legales. Te recomendamos revisarlas antes de ocultarlas.
Actualización inmediata: Cualquier cambio en la visibilidad o creación de categorías se reflejará en tiempo real en el link del Canal de Denuncias.
4. Obligatoriedad de campos
Para definir qué información es mandatoria por cada categoría:
En la pestaña Tipos de Denuncias, haz clic en Editar (ícono de lápiz) sobre la categoría elegida.
En Campos obligatorios, activa o desactiva los interruptores: Nombre y apellido, Email o Número de identificación.
Haz clic en Actualizar tipo de denuncia.
Consideraciones Importantes
Denuncias Anónimas: Si permites denuncias anónimas, asegúrate de que estos campos sean opcionales para no bloquear el envío del formulario.
Consistencia: Los cambios realizados solo afectarán al tipo de denuncia seleccionado, permitiéndote tener reglas distintas para cada caso.
5. Creación de atributos personalizados
Añade campos adicionales al formulario de denuncias para solicitar información específica que no esté incluida por defecto. Esta configuración permite adaptar la herramienta a los requerimientos de tu organización.
Para añadir información personalizada, sigue estos pasos:
-
En el menú principal, dirígete a Administración (o al ícono de engranaje) y selecciona Atributos Personalizados.
Haz clic en el botón + Nuevo atributo personalizado.
-
Completa los campos de configuración:
Entidad: Selecciona obligatoriamente Canal de denuncias.
Nombre: Escribe el título que verá el denunciante (ej: "Testigos").
Tipo de valor: Elige el formato de respuesta (Texto, Numérico, Lista desplegable, Fecha o Archivo).
Obligatorio: Activa el interruptor si necesitas que este campo sea mandatorio para enviar el reporte.
Haz clic en Guardar.
Consideraciones Importantes
Visibilidad inmediata: Una vez guardado, el nuevo campo aparecerá automáticamente al final del formulario de denuncias para todas las categorías.
Orden de los campos: Los atributos personalizados se muestran en el orden en que fueron creados. Te recomendamos planificar la estructura antes de guardarlos.
Privacidad: Evita solicitar datos sensibles que puedan comprometer el anonimato si tu canal permite denuncias anónimas.
6. Difusión y acceso al formulario
Una vez configurado el canal, el siguiente paso es compartir la URL con tus colaboradores y partes interesadas para que puedan ingresar sus denuncias.
Dentro del módulo, dirígete a la pestaña URL Formulario.
Haz clic en el botón Copiar URL.
Pega este enlace en tus canales de comunicación oficial (Intranet, correos corporativos o reglamentos internos).
Recomendación de acceso rápido: Para facilitar el ingreso de denuncias, te sugerimos crear una Acción Rápida en el Portal de Comunicaciones. De esta forma, el colaborador encontrará el acceso directo apenas inicie sesión en Buk.
Para poder hacer esto debes tener contratado el módulo de Comunicaciones y Reconocimientos de Buk
Consideraciones Importantes
Acceso externo: Recuerda que la URL es pública. Esto permite que personas externas a la organización (proveedores o clientes) también puedan presentar denuncias si así lo requiere tu política de compliance.
Privacidad: Asegúrate de que el enlace esté en un lugar visible pero que respete la discreción del usuario al acceder.
Siguiente paso
¿Ya recibiste una denuncia? Aprende cómo gestionarla y realizar el seguimiento en nuestro artículo: [Gestiona el Canal de Denuncias].
También puedes compartir con tu equipo el artículo: [¿Cómo ingresar una denuncia?].