¡Tu sistema de activos está casi listo! 🎉En esta fase, automatizarás y optimizarás el flujo completo de solicitudes, aprobaciones y movimientos, conectando todos los puntos para una gestión verdaderamente eficiente.
Paso 1: Entra a la sección de órdenes en la plataforma
🖇️(📑 Menú lateral > 📋Administrativo > 🖥️ Gestión de Activos > ⚙️ Órdenes)
En esta vista, visualizarás la lista de órdenes centralizadas que llegan por diferentes medios. En base a la “Fecha para asignar”, la tabla mostrará el Estado en el que se encuentra cada órden.
Paso 2: Aprende a usar las funcionalidades de la sección
⚙️ Órdenes > Pestaña “Pendientes”
- Crear órden
- Clic botón “Crear órden”
- Se abrirá un formulario que debes completar, en este podrás crear una órden por uno o más productos.
2. Asignar activos
- Clic en acción “Asignar”: Este botón estará activo sólo en caso de tener activos disponibles para asignar.
- Selección del activo y comentario de la asignación, luego clic en el botón “Asignar”
- Asignación inválida
3. Rechazar solicitudes
El administrador tiene la facultad de rechazar la solicitud enviándole un mail de notificación al solicitante con el motivo del rechazo.
- Clic en acción “Rechazar”
- El administrador puede dejar un comentario justificando el rechazo de la solicitud, posteriormente se le envía un mail notificando al solicitante el motivo.
4. Ver respaldo
El administrador podrá ver el adjunto que subió al momento de crear la solicitud
- Clic en la acción “ Ver respaldo”
- Podrá ver el documento de respaldo en caso de que exista
- Ejemplo: Caso que existe respaldo de la solicitud
- Ejemplo: Caso en que no existe el respaldo de la solicitud, botón inactivo.
⚙️ Órdenes > Pestaña “Historial”
- Ver historial de solicitudes
En esta pestaña se encuentran todas las solicitudes pasadas, indicando cómo fueron resueltas.
Paso 3: Aprende a integrar con Workflow
En Buk, puedes centralizar y automatizar las solicitudes de activos (equipos, dispositivos, etc.) mediante dos opciones:
- Usar la plantilla predeterminada (para clientes sin Workflow).
- Crear un Workflow personalizado (para clientes con Workflow Flexible).
A continuación, te explicamos paso a paso cómo configurar cada opción.
- Clientes SIN Workflow: Plantilla predeterminada
Si tu empresa no tiene Workflow, Buk incluye una plantilla preconfigurada llamada "Solicitud de Activo", que automatiza el proceso desde la solicitud hasta la asignación. Para comenzar, dirígete a:
📑 Menú lateral > 📋 Administrativo > ↘️Solicitudes > Selecciona la plantilla predeterminada llamada "Solicitud de Activo" en Buk.
Flujo automático:
- Inicio: Cualquier empleado puede enviar una solicitud.
- Aprobación: Su supervisor directo la revisa y aprueba.
- Asignación: La orden llega automáticamente al Admin de Gestión de Activos (en la pestaña Órdenes > Pendientes).
La solicitud predeterminada incluye datos básicos como: Producto solicitado para [empleado] y fecha para asignar.
2. Clientes CON Workflow: Opciones avanzadas
Si tu empresa ya usa Workflow Flexible, tienes dos alternativas:
📌 Opción A: Usar la Plantilla Predeterminada
Mismo flujo que clientes sin WF (solicitud → aprobación del supervisor → asignación).
Ideal si buscas simplicidad y no necesitas pasos adicionales.
📌 Opción B: Crear un Workflow Personalizado
Diseña un flujo adaptado a tus necesidades (ejemplo: aprobación múltiple por TI + Finanzas).
Pasos para Configurarlo:
- Crear una nueva plantilla de Workflow:
Menú lateral > 📋 Administrativo > ↘️ Solicitudes > "Configuración" > "Crear plantilla".
Crea una plantilla del tipo “flexible”
- Al momento de crear la plantilla, te aparecerán las etapas. Para este caso, debes comenzar en la etapa final del flujo flexible, añadir una acción y en base a los puntos de integración que elijas, se definen los campos que te dejarán añadir en la etapa de inicio de la solicitud.
- Final del flujo flexible / Añadir acción
- Añadir acción / Elegir punto de integración y acción a realizar
✨Recomendación: No olvides agregar alguna etapa de aprobación
Ahora, puedes ver y usar tu plantilla al hacer una solicitud desde el portal
Al hacerla, la verás en el centro de órdenes
Y ver un resumen de la solicitud
Para saber más sobre cómo funcionan los workflows, te invitamos a ir al Artículo aquí
Notificaciones
En el módulo de Gestión de Activos se mandan notificaciones en dos ocasiones:
- Cuando el administrador asigna un activo se le envía un mail al colaborador, pero se tiene en cuenta que se envíe un mail como máximo y que pueda ir a ver sus activos asignados en su ficha.
- Cuando el administrador rechaza una solicitud de activo, enviando el comentario que justifica ese rechazo.
📌Continúa aprendiendo de la Integración con Gestión Documental
¡Casi listo! 🎉 Con estos pasos ya tienes configurado y operativo el módulo de Gestión de Activos en Buk. Desde la solicitud automatizada hasta la asignación y notificaciones, todo queda centralizado y optimizado para que tu equipo y colaboradores gestionen los activos de forma eficiente, transparente y libre de errores.
Ahora solo queda disfrutar de un flujo de trabajo integrado, donde cada activo, documento y aprobación está bajo control. En el próximo artículo, aprenderás sobre la integración con el módulo de Documentos. ¿Necesitas ajustar algún detalle? ¡Estamos aquí para ayudarte! 🚀
👉 Ir a Fase 5: Integración con Documentos (enlace aquí)
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