Cuando manejas un gran volumen de recursos en tu empresa, registrar cada elemento uno por uno puede tomar mucho tiempo. Para facilitarte esta tarea, la plataforma cuenta con una herramienta de importación masiva que te permite cargar todo tu inventario en un solo paso utilizando una plantilla de Excel.
El objetivo de este procedimiento es poblar tu base de datos de manera rápida y eficiente, asegurando que cada activo quede correctamente registrado, categorizado o asignado a su respectivo colaborador de forma automatizada.
Paso a paso
Paso 1: Ingresa al importador y descarga la plantilla base
Para comenzar con este proceso, primero debes dirigirte al menú de navegación principal de la plataforma e ingresar a la siguiente ubicación:
Ruta: Reportería > Importadores > Importadores > Gestión de Activos (dentro de la pestaña Administrativo) > Activos
Una vez allí, verás que la plataforma desplegará una pantalla centralizada con las herramientas de carga disponibles. En esta sección, el primer paso consiste en seleccionar la opción para descargar la plantilla de Excel. Al pinchar en ella, el sistema generará un archivo limpio y estructurado con las columnas necesarias para que ingreses la información de tus activos de acuerdo a la configuración de tu portal.
Paso 2: Completa los datos obligatorios y condicionales en el Excel
A continuación, abre el documento descargado en tu computadora para comenzar a llenarlo. Es muy importante que completes los campos respetando las reglas de la plataforma para evitar errores en la carga de datos:
Id Producto y Estado: Ingresa el identificador del producto y el estado actual del activo (puedes apoyarte en las listas de referencia que ofrece el sistema).
Email del asignado: Si el estado del activo es "Asignado", debes registrar de manera obligatoria el correo del trabajador. Ten en cuenta que este campo es opcional si el estado es "Mantenimiento", y el sistema lo ignorará por completo en los demás estados.
Generar documento: Si el activo está asignado y necesitas que la plataforma cree su acta de entrega de forma automática, escribe la palabra "si" en esta columna (esta opción solo aplica para el estado asignado).
Cantidad, Código de Producto y Prueba: Rellena la casilla de cantidad utilizando valores numéricos, y las columnas de código de producto y prueba en formato de texto.
Atributos personalizados: Finalmente, asegúrate de completar las especificaciones adicionales que correspondan, cuidando que cada valor coincida exactamente con las alternativas válidas del sistema.
Paso 3: Sube el archivo completado a la plataforma
Una vez que hayas completado y revisado toda la información en tu hoja de cálculo, guarda los cambios en el archivo y regresa a la plataforma. En la misma ventana donde descargaste el formato, verás el espacio habilitado para la carga de datos. Ahora, selecciona tu archivo guardado y súbelo al sistema. Al realizar esta acción, la plataforma comenzará a procesar cada una de las filas del documento de manera automática.
Resultado esperado
Si realizaste el proceso correctamente, el sistema procesará la información e inscribirá de forma masiva todos los activos en tu inventario. Verás reflejados los nuevos elementos con sus respectivos estados en el panel general, y aquellos colaboradores que tenían un activo asignado verán el recurso vinculado de inmediato en sus perfiles individuales, junto con sus actas de entrega generadas si activaste esa opción.
Consideraciones adicionales
📌 Configuración previa de atributos: Te recomendamos crear primero todos los atributos personalizados en la plataforma antes de realizar la descarga. Esto permitirá que aparezcan automáticamente como columnas configuradas dentro del archivo Excel.
📌 Consistencia de nombres: Recuerda que para asegurar una carga exitosa, es fundamental que utilices exactamente los mismos nombres de categorías y productos que ya se encuentran creados en tu portal de Buk.