Si tu organización no cuenta con el módulo específico de Gestión Documental, la plataforma de todas formas te permite automatizar la creación de un comprobante o acta de recepción conforme al momento de entregar un recurso. Buk pone a tu disposición una plantilla tipo nativa que viene integrada por defecto en el sistema, lo que te facilitará mantener un respaldo firmado y ordenado de los recursos entregados a tu personal sin necesidad de contratar herramientas adicionales.
El objetivo de este procedimiento es guiarte primero en la localización de esta plantilla base y, posteriormente, en su vinculación con los productos de tu inventario para que el documento se emita de manera autónoma.
Paso a paso
Paso 1: Localiza la plantilla nativa en el sistema
Para comenzar con la configuración, es necesario verificar que el formato base se encuentre activo en tu portal. Inicia sesión con tu cuenta de administrador y dirígete a la siguiente ruta de navegación:
Ruta: Administración > Documentos y firmas > Plantillas
Una vez allí, verás la pantalla general donde se administran los formatos de la empresa. En esta sección, deberás buscar el filtro o campo llamado Tipo y seleccionar la opción Gestión de activos. Al realizar esta acción, verás que el sistema mostrará en la pantalla la plantilla preconfigurada de Recepción conforme. Al ser una opción nativa, quedará lista para que comiences a trabajar los recibos sobre tus activos de inmediato.
Paso 2: Vincula la plantilla al producto correspondiente
Para que el documento se genere de forma automática cada vez que entregues una herramienta, ahora debes asociar la plantilla directamente al catálogo de tus artículos. Dirígete al menú principal e ingresa a la siguiente ubicación:
Ruta: Administrativo > Gestión de Activos > Configuración
Una vez dentro de este panel, selecciona la pestaña titulada Productos para desplegar el listado completo de los recursos que tienes creados en la empresa. Busca el artículo específico que deseas automatizar y pincha en el lápiz azul de editar ubicado a un costado del registro. Esto permitirá que la plataforma te abra el formulario con las propiedades editables de ese producto.
Paso 3: Activa la generación automática de documentos
En este punto del formulario de edición, desplázate hacia la parte inferior de la pantalla hasta encontrar la sección llamada Opciones avanzadas y pincha en ella para desplegar los parámetros adicionales. A continuación, busca y marca la casilla que dice “Habilitar la generación automática de documentos”.
Al hacerlo, verás que el sistema abrirá un menú desplegable donde deberás seleccionar la opción Plantilla de recepción conforme de activo. Para terminar, guarda los cambios de la configuración general para que el sistema asimile la nueva regla de asignación.
Resultado esperado
Si realizaste el proceso correctamente, la vinculación entre el producto y el acta quedará guardada de forma permanente. De este momento en adelante, cada vez que asignes ese producto específico a un colaborador, el sistema procesará la instrucción en segundo plano y generará de manera automática el documento de recepción conforme con los datos correspondientes, agilizando el control de tu inventario.