El Reporte Personalizado te permite cruzar métricas de capacitación (avance, notas, aprobación, horas o costos) con datos de tus colaboradores y cursos (cargo, división, proveedor o categorías propias de tu empresa), y descargarlas en un solo archivo. En este artículo aprenderás a crearlo, guardarlo, descargarlo y a resolver los casos en que sale vacío o con datos inesperados.
💡 En resumen: ve a Reportes > General > Reporte Personalizado > Nuevo reporte, elige las métricas y cómo agruparlas, aplica los filtros, previsualiza y guarda. Luego haz clic en Descargar Reporte, elige un rango de fechas de máximo 12 meses y el formato. Recuerda que el rango se aplica a la fecha de inscripción.
Antes de comenzar
- Permisos: necesitas un perfil con acceso a los reportes de Capacitaciones (roles Súper administrador o Administrador).
- Alcance por divisiones: si tu empresa usa divisiones, el reporte solo incluye a los colaboradores de las divisiones a las que tienes acceso.
- Datos de la ficha: si tu empresa usa Plataforma Buk, para incluir datos personales o laborales del colaborador tu perfil también necesita permiso para ver esa información.
- Al menos una métrica: todo reporte debe tener al menos una métrica seleccionada.
Paso 1: Abre el Reporte Personalizado
- En el menú lateral, haz clic en Reportes y luego en General.
- Selecciona Reporte Personalizado.
Verás tres pestañas:
- Mis reportes: los reportes que guardaste y los reportes públicos de otros administradores.
- Nuevo reporte: para crear uno desde cero.
- Historial: cada descarga que generaste, con su estado.
Paso 2: Crea un nuevo reporte
- Haz clic en la pestaña Nuevo reporte.
- Selecciona las Métricas: son los datos numéricos que quieres medir.
- En Agrupar por, elige cómo quieres organizar esas métricas: por colaborador, curso, instancia, proveedor, división o tus categorías personalizadas.
- Usa Ordenar por para definir el orden de las filas.
- Aplica los Filtros para acotar la información: curso, instancia, proveedor, fechas de la instancia o identificador del colaborador.
A medida que eliges métricas y agrupaciones, se agregan como columnas en la parte inferior, para que veas cómo quedará el reporte.
Métricas más usadas:
| Tema | Métricas |
|---|---|
| Avance y resultados | Porcentaje de asistencia/avance, Nota, Aprobado, Porcentaje de aprobación |
| Horas | Horas totales realizadas, Duración, Número de instancias realizadas |
| Costos | Costo empresa total, Costo sence total, Costo total, Costo general, Costo total + prorrateo costo general, Tramo SENCE |
| Satisfacción e impacto | Satisfacción, Aprendizaje, Transferencia y sus promedios |
| Gamificación | Experiencia, Nivel, Total de medallas |
Agrupaciones más usadas: nombre, identificador, correo y división del colaborador; jefe actual; estado de aprobación; participante opcional u obligatorio; ruta de aprendizaje; nombre, código, categoría y modalidad del curso; instancia (fechas, vigencia y relatores); proveedor; código SENCE; fecha de inscripción y fecha de ingreso al curso.
💡 Métricas vs. agrupaciones: las métricas son los números (cuánto avanzó, qué nota sacó, cuánto costó). Las agrupaciones son las etiquetas con que ordenas esos números (quién, en qué curso, en qué área). Si quieres analizar por un dato propio de tu empresa, como «Área» o «Sucursal», agrégalo como categoría personalizada y úsalo en Agrupar por.
Ejemplo: para ver el porcentaje de aprobación de los cursos de Bukplay del último semestre:
- Métricas: Porcentaje de aprobación.
- Agrupar por: Proveedor y nombre del curso.
- Filtros: proveedor Bukplay.
- Al descargar: fecha de inscripción, con un rango de los últimos 6 meses.
Paso 3: Previsualiza
Haz clic en Previsualizar para ver la estructura y el orden de las columnas.
⚠️ La previsualización muestra datos de ejemplo, no reales («Los datos de esta vista no son reales y sirven solo para previsualizar el reporte»). Para saber si tu reporte tiene datos, debes descargarlo.
Paso 4: Guarda el reporte
- Haz clic en Guardar.
- Escribe un nombre para el reporte.
- Define su visibilidad con la opción Este reporte será público:
- Desactivada: solo tú puedes verlo y descargarlo.
- Activada: otros administradores también lo verán en Mis reportes y podrán descargarlo.
Un reporte guardado es una plantilla: cada vez que lo descargues, traerá los datos actualizados a ese momento.
Paso 5: Descarga el reporte
- Haz clic en Descargar Reporte.
- En Para este reporte deseas obtener los datos en base a, elige:
- Fecha de inscripción: incluye a quienes se inscribieron en cursos dentro del rango.
- Fecha de última actualización: incluye a quienes tuvieron actividad en los cursos dentro del rango.
- Elige el rango de fechas. Puedes usar un período predeterminado (Este mes, Mes anterior, Este trimestre, Trimestre anterior, Este año o Año anterior) o ingresar las fechas manualmente.
- Elige el formato: XLSX (Excel) o CSV.
- Haz clic en Descargar.
El archivo se genera en segundo plano. Puedes cerrar la ventana y descargarlo después desde la pestaña Historial.
⚠️ Ten en cuenta:
- El rango máximo es de 12 meses. Si eliges más, verás el mensaje «No se ha podido generar el reporte, asegurate que el rango de fechas seleccionado es válido».
- No es posible elegir fechas futuras.
- Los archivos CSV usan coma como separador y codificación UTF-8, para que se abran correctamente en Excel y otras herramientas.
Ejemplo de uso del rango: si un colaborador se inscribió en noviembre de 2025 y terminó el curso en marzo de 2026, no aparecerá en un reporte por fecha de inscripción con rango enero–junio de 2026. Para incluirlo, usa un rango que cubra su inscripción o elige Fecha de última actualización.
Gestiona tus reportes guardados
En Mis reportes, cada reporte tiene estas opciones:
- Descargar con la información actualizada.
- Editar sus métricas, agrupaciones o filtros.
- Desde Más acciones (⋮): Ver detalle (muestra qué información contiene) o Eliminar (solo si tú lo creaste).
Historial
La pestaña Historial muestra cada reporte que generaste, con:
- Estado de generación: completado o pendiente. Si una generación falla, usa Reintentar generación del reporte.
- Fecha de generación y rango de fechas usado (Fecha desde y Fecha hasta).
- La opción de descargar nuevamente el archivo.
ℹ️ Cada archivo del historial conserva los datos tal como estaban al generarlo. Para obtener información actualizada, descarga el reporte otra vez desde Mis reportes.
Si el reporte sale vacío o con datos inesperados
| Situación | Qué revisar |
|---|---|
| El reporte sale vacío | El rango se aplica a la fecha de inscripción. Revisa que haya inscripciones en ese período o usa Fecha de última actualización. |
| Faltan colaboradores | El reporte solo incluye las divisiones a las que tienes acceso. Revisa los permisos de tu perfil. |
| Un reporte guardado no trae datos | Puede tener filtros por fechas de inicio o término de la instancia que no coinciden con el rango de inscripción. Revisa los filtros. |
| Recibí un archivo antiguo | Si existe un reporte idéntico ya generado, el sistema ofrece Reutilizar reporte. Para obtener datos frescos, elige No, generar uno nuevo. |
| Algunas columnas están vacías | Combinaste métricas sin relación directa (por ejemplo, evaluación de impacto en cursos que no la tienen). No es un error: no hay datos para esa combinación. |
| Números inusualmente altos o filas duplicadas | Algunas combinaciones de métricas y agrupaciones pueden repetir filas o inflar sumas. Revisa qué estás combinando. |
| Aviso «Ya se está generando un reporte igual» | Espera y descárgalo desde Historial cuando esté listo. |
| Aviso de demora por período amplio o muchas agrupaciones | La generación tomará más tiempo. Si necesitas rapidez, divide el período (por ejemplo, por trimestre) o reduce las agrupaciones. |
| El reporte no se genera | Revisa que hayas elegido fechas y formato, que el rango no supere 12 meses y, si se te pide, que hayas seleccionado al menos una división. |
Cómo encontrar la combinación que deja el reporte vacío:
- Duplica tu reporte o crea uno nuevo con una sola métrica y una sola agrupación.
- Descárgalo y confirma que trae datos.
- Agrega las demás métricas, agrupaciones y filtros de a uno, descargando cada vez, hasta detectar cuál deja el resultado vacío.
Si necesitas más de 12 meses: genera un reporte por período (por ejemplo, uno por cada año o semestre) y combínalos en Excel.
Cómo interpretar los datos
| Avance | Aprobado | Nota | Qué significa |
|---|---|---|---|
| 100 % | Sí | 6,0 | Cumplió el curso. |
| 100 % | No | 3,2 | Completó el contenido, pero no alcanzó la nota mínima. |
| 45 % | — | — | Está en curso. |
| 0 % | — | — | Está inscrito, pero no ha comenzado. |
ℹ️ El reporte muestra el resultado vigente de cada colaborador. Para ver todos los intentos de una evaluación, abre el reporte del curso, entra al detalle del participante y revisa sus evaluaciones. Si el curso es parte de una ruta, ve a Reportes > General > Rutas de aprendizaje, abre la ruta y entra al curso.
Ejemplo de reporte típico — cumplimiento de cursos obligatorios del trimestre por área:
- Datos en base a: fecha de inscripción.
- Métricas: porcentaje de asistencia/avance, aprobado y nota.
- Agrupar por: nombre del colaborador, nombre del curso, participante opcional/obligatorio y tu categoría «Área».
- Filtro: los cursos normativos del período.
- Descarga: Trimestre anterior, en Excel.
En Excel, filtra «obligatorio» y revisa quiénes tienen avance menor a 100 % o no aprobaron: son tus pendientes del trimestre.
Si usas Plataforma Buk: informes de Capacitaciones en los exportadores
Si tu empresa usa Plataforma Buk, también puedes descargar informes prediseñados desde los exportadores de Capacitaciones:
| Informe | Qué muestra | Filtro obligatorio |
|---|---|---|
| Participantes | Inscritos, su información laboral, avance y resultados en cada curso | Un curso, una modalidad o un colaborador |
| Cursos | Datos de cada curso: proveedor, fechas, duración, valoración y participantes | — |
| Instancias | Instancias de cada curso: código, vigencia, tipo de acceso y fechas | — (si no eliges curso, se descargan todas) |
| Relatores | Relatores por módulo, con su tipo, proveedor, curso e instancia | — |
| Usuarios de capacitaciones | Usuarios inscritos, con indicadores de avance y datos personales y laborales | — |
| Rutas de aprendizaje | Configuración, vigencia, cantidad de cursos y avance general de cada ruta | — |
| Avance por ruta | Avance, aprobación, nota promedio y resultados por curso de cada participante | Una ruta |
🔑 Con el permiso de administración de Capacitaciones en Modificación puedes crear y descargar estos informes; con permiso de Lectura, solo descargar los que te corresponden. Para incluir datos de la ficha del colaborador, tu perfil necesita además permiso para ver esa información.
Preguntas frecuentes
¿Por qué mi reporte sale vacío si sé que hay colaboradores que terminaron el curso?
Porque el rango se aplica a la fecha de inscripción. Si se inscribieron antes del período elegido, no aparecen. Amplía el rango o usa Fecha de última actualización.
¿Puedo descargar más de 12 meses en un solo reporte?
No. Genera reportes por período y combínalos en Excel.
¿Puedo ver todos los intentos de una evaluación en el Reporte Personalizado?
No. El reporte muestra el resultado vigente. Los intentos se revisan en el detalle del participante, dentro del reporte del curso.
¿Otros administradores pueden ver mis reportes?
Solo si activaste Este reporte será público al guardarlo.
¿Por qué la previsualización muestra nombres que no existen?
Porque usa datos de ejemplo para mostrar la estructura. Los datos reales se ven al descargar.
Artículos relacionados
- ¿Cómo puedo generar un reporte personalizado en el LMS?
- Visualización y descarga de reporte de rutas de aprendizaje (Para clientes sin Plataforma Buk)
- Cómo descargar un reporte de cursos e-learning (Para clientes sin Plataforma Buk)
- Guía de Perfiles de Usuario Módulo de Capacitaciones (LMS)
💡 ¿Necesitas más ayuda o quieres capacitarte?
Si el artículo no resolvió tu duda o buscas más formación, ingresa a nuestros Canales de Atención y Formación para:
- 📩 Canales de Contacto Directo: Encuentra el Chat, Teléfono y Correo disponible para tu país.
- 🎓 Visitar Buk Academy: Inscríbete en cursos y certificaciones.
👉 Ingresar a los Canales de Atención y Formación Buk