En Onboarding puedes gestionar tanto las plantillas de tarea como las instancias de tarea ya creadas dentro de un proceso.
Es importante distinguirlas, porque no se administran desde el mismo lugar ni tienen el mismo efecto.
1. Gestión de plantillas de tarea
Las plantillas de tarea son configuraciones reutilizables. Sirven como base para usar una misma tarea en distintos procesos de onboarding.
Para administrarlas, dirígete a:
Administrativo > Onboarding > Plantillas > Tareas
Desde ahí puedes:
- crear nuevas plantillas de tarea
- editar plantillas existentes
- definir responsables, plazo, prioridad y visibilidad
- gestionar si una tarea es pública o privada
- eliminar plantillas que ya no necesites
Importante
Editar una plantilla de tarea no modifica las instancias de tarea que ya fueron generadas en procesos existentes.
Es decir, si una tarea ya fue creada dentro del onboarding de una persona, cualquier cambio posterior en la plantilla solo afectará usos futuros de esa plantilla, no las tareas ya instanciadas.
2. Gestión de tareas dentro de un proceso
Las tareas ya creadas dentro de un proceso se gestionan desde el detalle del onboarding de una persona.
Dirígete a:
Administrativo > Onboarding > Procesos
Busca el proceso que quieres revisar y haz clic en Mostrar en la columna Acciones.
En la pestaña Tareas podrás:
- revisar el estado de cada tarea
- ver quién es el responsable
- revisar fecha límite y prioridad
- editar la tarea
- enviar recordatorios
- marcarla como terminada
- cancelarla
- eliminarla
Esta es la vista más útil cuando necesitas gestionar las tareas de un onboarding específico.
3. Vista consolidada de tareas
Dentro de Onboarding > Procesos también encontrarás una vista de Tareas.
Esta vista permite hacer seguimiento general a las tareas del módulo y revisar su estado de forma consolidada.
Desde ahí podrás ver, por ejemplo, cuántas tareas están:
- A tiempo
- Atrasadas
- Terminadas
- Canceladas
4. Tareas en la ficha del colaborador
También puedes revisar las tareas desde la ficha del colaborador, dentro de su información de onboarding.
Esto permite consultar el contexto completo del proceso de esa persona y revisar las tareas asociadas a su incorporación.
¿Qué acciones puedes realizar sobre una tarea ya instanciada?
Editar
Permite modificar la información de esa tarea específica dentro del proceso.
Marcar como terminada
Sirve para indicar que la tarea ya fue completada.
Cancelar
Sirve para cerrar la tarea como cancelada cuando ya no corresponde ejecutarla. Una vez cancelada, no puede reabrirse.
Eliminar
Permite borrar la tarea de forma irreversible.
Enviar recordatorio
Permite volver a notificar a la persona responsable sobre una tarea pendiente.
¿Quién puede completar una tarea?
Solo los responsables de la tarea pueden marcarla como terminada.
El responsable puede ser:
- el nuevo colaborador
- el supervisor
- una persona específica
Consideración importante sobre plantillas e instancias
Recuerda esta diferencia:
- la plantilla de tarea es la configuración reutilizable
- la instancia de tarea es la tarea ya creada dentro de un proceso
Por eso, si editas una plantilla, no cambiarás las tareas ya existentes en procesos activos o anteriores. Para modificar esas tareas, debes entrar directamente al proceso donde fueron creadas.
Resumen
Las tareas del onboarding pueden gestionarse desde distintos lugares según lo que necesites hacer:
- desde Plantillas > Tareas, para administrar plantillas reutilizables
- desde Procesos > Mostrar > Tareas, para gestionar tareas ya creadas en un onboarding
- desde la vista consolidada de Tareas, para hacer seguimiento general
- desde la ficha del colaborador, para revisar sus tareas dentro del contexto de su onboarding
Y recuerda: cambiar una plantilla no modifica las tareas ya instanciadas en procesos existentes.