Puedes iniciar un proceso de onboarding de dos formas:
- desde Selección, si la persona fue contratada a través de ese módulo
- directamente desde Onboarding, creando el proceso manualmente
La forma de inicio cambia según si la persona ya tiene ficha creada o aún está sin ficha.
Si la persona proviene de Selección
Cuando una persona pasa a estado Contratado en Selección, puede quedar disponible en Onboarding para continuar su incorporación.
Para iniciar su proceso:
- Ve a Administrativo > Onboarding > Procesos
- Revisa la sección Colaboradores sin ficha
- Busca a la persona en la pestaña No iniciados
- Haz clic en Iniciar
- Completa o revisa la información del proceso
- Selecciona la o las plantillas de proceso
- Si corresponde, asocia una plantilla de pre ingreso
- Revisa las tareas y correos que se generarán
- Haz clic en Iniciar para activar el proceso
Si la persona no proviene de Selección
También puedes crear un proceso manualmente desde Onboarding.
Para hacerlo:
- Ve a Administrativo > Onboarding > Procesos
- Entra a la vista que corresponda:
- Colaboradores, si la persona ya tiene ficha
- Colaboradores sin ficha, si la persona aún no tiene ficha
- Haz clic en Crear proceso de onboarding
- Completa la información solicitada
- Selecciona la o las plantillas de proceso
- Si corresponde, asocia una plantilla de pre ingreso
- Revisa las tareas y correos del proceso
- Haz clic en Iniciar
Qué debes definir al iniciar un proceso
Al momento de iniciar el onboarding, podrás configurar elementos como:
- la persona o sus datos
- el encargado del proceso
- la o las plantillas de proceso
- la plantilla de pre ingreso, si aplica
- las tareas y correos que formarán parte del proceso
- el envío de recordatorios semanales, si corresponde
Qué pasa después de iniciarlo
Una vez iniciado el proceso:
- se crean las instancias de tareas
- se crean las instancias de correos
- se programa el envío de correos según su configuración
- se asocia el pre ingreso, si corresponde
- comienza el seguimiento del onboarding
Si el proceso fue creado para una persona sin ficha, podrás revisar sus tareas y correos en Onboarding, pero el seguimiento del pre ingreso y del alta se realiza en Workflow > Solicitudes.
Cuando se crea la ficha del colaborador, el proceso deja de verse en Colaboradores sin ficha y pasa a Colaboradores.
Consideraciones importantes
Debes iniciar el proceso desde la vista correcta
- Usa Colaboradores si la persona ya tiene ficha
- Usa Colaboradores sin ficha si la persona aún no tiene ficha
No puedes iniciar un pre ingreso por separado
Actualmente, el pre ingreso no se crea de manera independiente. Siempre debe estar asociado a un proceso de onboarding.
Una persona no puede tener más de un onboarding activo al mismo tiempo
Si la persona ya tiene un proceso activo, primero debes finalizarlo, cancelarlo o eliminarlo antes de crear uno nuevo.
Resumen
Para iniciar un proceso de onboarding, entra a Administrativo > Onboarding > Procesos y hazlo desde la vista que corresponda según si la persona tiene ficha o no.
Si proviene de Selección, normalmente la encontrarás en Colaboradores sin ficha > No iniciados.
Si no proviene de Selección, puedes crear el proceso manualmente desde Onboarding.
Una vez iniciado, podrás hacer seguimiento al proceso desde Onboarding y, si aplica, revisar el pre ingreso y el alta en Workflow > Solicitudes.