Puedes iniciar un proceso de onboarding sobre una persona que ya existe en Buk, por ejemplo en casos de reingreso, cambio de rol o promoción interna.
Para hacerlo, primero debes revisar si esa persona ya tiene ficha creada y si ya tiene o no un proceso de onboarding activo.
Paso 1. Revisa si la persona tiene ficha o no
Antes de iniciar el proceso, debes identificar en qué vista corresponde buscarla:
- si la persona ya tiene ficha creada, debes iniciar el proceso desde Colaboradores
- si la persona aún no tiene ficha, debes iniciar el proceso desde Colaboradores sin ficha
Esto es importante porque una persona no aparecerá en ambas vistas al mismo tiempo.
Paso 2. Ingresa a la vista correcta
Dirígete a:
Administrativo > Onboarding > Procesos
Luego entra a la vista que corresponda:
Colaboradores
Usa esta vista cuando la persona ya tiene ficha en Buk.
Esto aplica, por ejemplo, para:
- colaboradores existentes
- promociones internas
- cambios de cargo o rol
- reingresos que ya fueron creados nuevamente en la plataforma
Colaboradores sin ficha
Usa esta vista cuando la persona todavía no tiene ficha creada.
Esto aplica cuando el onboarding se iniciará antes del alta formal, por ejemplo si usarás un flujo con pre ingreso.
Paso 3. Haz clic en Crear proceso de onboarding
Una vez dentro de la vista correcta, selecciona Crear proceso de onboarding.
Paso 4. Completa la información del proceso
Al crear el proceso, podrás definir elementos como:
- la persona o sus datos
- la o las plantillas de proceso
- la plantilla de pre ingreso, si corresponde
- si quieres activar recordatorios semanales de tareas pendientes
- ajustes sobre tareas y correos antes de iniciar
Paso 5. Revisa los ítems y luego inicia el proceso
Antes de iniciar, revisa las tareas y correos que se generarán.
Si necesitas, puedes ajustar el proceso antes de activarlo.
Luego haz clic en Iniciar.
Consideraciones importantes
Un colaborador no puede tener más de un onboarding activo
Si la persona ya tiene un proceso de onboarding activo, primero debes:
- finalizarlo, si ya terminó
- cancelarlo, si no llegará a completarse
- eliminarlo, si necesitas borrar el registro de forma irreversible
Solo después de cerrar el proceso anterior podrás iniciar uno nuevo.
Si no encuentras a la persona, probablemente estás en la vista incorrecta
Si estás en Colaboradores y no aparece, revisa si todavía está sin ficha.
Si estás en Colaboradores sin ficha y no aparece, revisa si ya tiene ficha creada.
Si el proceso estaba sin ficha y luego se crea la ficha, cambia de vista
Si iniciaste el onboarding en Colaboradores sin ficha y después se concreta el pre ingreso y el alta, el proceso dejará de verse ahí y pasará a Colaboradores.
Los onboardings anteriores pueden revisarse desde la ficha
Si la persona ya tuvo onboardings anteriores, podrás revisar ese historial desde su ficha.
Resumen
Para iniciar un onboarding sobre un colaborador existente, un reingreso o una promoción interna:
- revisa si la persona tiene ficha o no
- entra a Colaboradores o Colaboradores sin ficha, según corresponda
- crea el proceso
- selecciona las plantillas y ajusta el contenido
- inicia el onboarding
Y recuerda: si la persona ya tiene un onboarding activo, primero debes cerrarlo antes de crear uno nuevo.