Si tienes contratado Bukplay E-Learning de la Tienda de Cursos, en tu factura de Buk vas a ver dos cobros distintos y separados relacionados con Capacitaciones:
La suscripción a Buk Capacitaciones (LMS) está incluida en la suscripción total de los módulos de Buk y se cobra por fichas activas.
Bukplay (tu catálogo de cursos/e-learning), que se cobra por usuario activo del LMS.
Estos dos números casi nunca son iguales, y eso es lo esperado, no es un error. Este artículo te explica qué es cada concepto, por qué pueden ser distintos y qué revisar si crees que hay una diferencia que no corresponde.
Los dos conceptos, en simple
Ficha activa → cobra tu suscripción a Buk Capacitaciones (LMS)
La ficha es el registro maestro de un colaborador dentro de tu organización: representa que la persona está vigente en tu empresa, con su información personal y laboral. Tener una ficha activa no implica automáticamente tener acceso a la plataforma Buk — son dos cosas independientes.
👉 Las fichas activas son las que se consideran para la facturación de la suscripción a Buk Capacitaciones (LMS).
Usuario activo del LMS → cobra Bukplay
Un usuario activo es cualquier persona que tiene un usuario creado en Buk (desde Usuarios y Perfiles), con acceso habilitado a la plataforma, sin importar el perfil (administrador, relator, perfil normal, etc.). Tener un usuario activo permite iniciar sesión y acceder al módulo de Capacitaciones (LMS).
Para que un colaborador pueda inscribirse en un curso como estudiante, además de tener el perfil de usuario, necesita tener una ficha asociada.
👉 Los usuarios activos del LMS son los que se consideran para la facturación de Bukplay, iindependientemente de si tienen o no una ficha.
¿Por qué el número de fichas y el número de usuarios no coinciden?
Es normal que estos dos números sean distintos. Algunas razones frecuentes:
Colaboradores multificha: Una persona en Buk puede tener N fichas activas (casos multiempresa, reingreso o contratos paralelos) y eso genera 1 usuario activo en el LMS. Por tanto, hay más fichas activas que usuarios activos en el LMS.
Colaboradores con ficha pero sin usuario en Buk: Si algunos colaboradores con ficha activa no tienen usuario creado para acceder a la plataforma Buk, esos colaboradores no tendrán usuario activo en el LMS. Esas fichas cuentan para la suscripción, pero no para Bukplay.
Ejemplo: si tu empresa tiene 500 fichas activas pero solo 200 personas con usuario creado en Buk, tu suscripción a Capacitaciones se calcula sobre las 500 fichas, y Bukplay se calcula sobre los 200 usuarios activos.
Un colaborador que dejó la empresa: si se desactivó la ficha de un colaborador pero no se desactivó su usuario en Buk, ese usuario sigue teniendo un usuario activo en el LMS y sigue contando para Bukplay hasta que se desactive explícitamente su usuario (ver más abajo cómo hacerlo).
¿Por qué la sincronización puede generar diferencias de unos días?
El LMS y la plataforma Buk se sincronizan todos los días.
Cuando creas un nuevo usuario en Buk, esto puede tardar hasta un día en verse reflejado en el LMS.
Cuando desactivas la ficha de un colaborador, su usuario en el LMS puede tardar algunos días (hasta 4-6 días hábiles) en reflejar esa desactivación. Si tu facturación se calcula justo en esa ventana, es posible que ese usuario alcance a contarse una vez más.
La factura muestra una foto de los usuarios activos
Tu factura no refleja lo que ves hoy en Usuarios y Perfiles o en el LMS.
Refleja una foto (corte) de tus usuarios activos, tomada entre el día 1 y el día 4 de cada mes, y cargada a tu factura el día 5.
Si revisas tus usuarios activos hoy y comparas con lo facturado, pueden no coincidir simplemente porque miraste en un momento distinto al del corte.
En la práctica: si quieres entender un cargo de Bukplay de un mes determinado, compara con cómo estaban tus usuarios entre el día 1 y el 4 de ese mes, no con el estado actual.
El primer mes de activación trae dos cobros
Al activar Bukplay, es normal ver dos cargos en tu primera factura: uno correspondiente al mes de activación y otro al mes en curso. A partir del segundo mes, el cobro es uno solo. Esto no es un cobro duplicado por error — es el ciclo normal de activación.
¿Cómo dejo de pagar Bukplay por un usuario?
⚠️ Desactivar solo la ficha del colaborador no es suficiente. Mientras su usuario en Buk siga activo, va a seguir contando para la facturación de Bukplay.
Para dejar de facturar a una persona en Bukplay, tienes que desactivar su usuario desde Usuarios y Perfiles en Buk Plataforma, además de desactivar (o mantener) su ficha según corresponda a la situación del colaborador.
¿Dónde reviso mis fichas y usuarios?
Fichas activas: menú Colaboradores.
Usuarios activos: puedes revisarlos de dos formas equivalentes:
Usuarios y Perfiles → Usuarios en Buk Plataforma.
Centro de datos → Usuarios, dentro del LMS (Capacitaciones).
Te recomendamos revisar periódicamente ambos listados para asegurar que la facturación refleje lo que realmente necesitas.
Resumen Ficha activaUsuario activo del LMS¿Qué es?Registro maestro del colaborador en tu organizaciónAcceso creado a la plataforma Buk / LMS¿Qué cobra?Suscripción a Buk Capacitaciones (LMS)Bukplay¿Requiere lo otro?No implica tener usuarioNo implica tener ficha¿Dónde se revisa?ColaboradoresUsuarios y Perfiles / Centro de datos del LMS
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