Puedes hacer seguimiento y actualizar los planes de acción de tus colaboradores desde sus fichas individuales, el módulo "Planes de acción" o de forma masiva usando importadores. Solo los supervisores directos y administradores pueden editar planes de acción, actualizar su estado y avance, además de adjuntar evidencias y archivos de respaldo.”
Paso a paso
Para hacer seguimiento y actualizar planes de acción desde la ficha del colaborador:
- Usa el buscador en el menú superior para encontrar la ficha del colaborador.
- Ingresa a la pestaña "Talento" y selecciona "Planes de acción".
- Visualiza el total de planes, su avance promedio y el estado de cada uno.
- Para editar un plan, cambiar su estado o agregar avance, haz clic en "Editar" en la columna "Acciones".
- Modifica la información y haz clic en "Guardar". El avance promedio y el estado se actualizarán automáticamente.
Para hacer seguimiento desde el módulo general:
- En la barra lateral izquierda, selecciona "Talento" y luego "Planes de acción".
- Revisa todos los planes de acción creados y monitorea su progreso.
- Usa los filtros de las columnas para una visualización más precisa.
- Para editar un plan, cambiar su estado o agregar avance, haz clic en "Editar" en la columna "Acciones".
Para actualizar planes de acción de forma masiva:
- Ve a "Información" en la barra lateral izquierda y haz clic en "Importadores".
- Dentro de "Talento", selecciona el modificador de "Planes de acción".
- Selecciona los campos a actualizar y descarga el template Excel con el botón "Descargar Template".
- En el template descargado, edita la información en el archivo (no modifiques la columna "Identificador interno").
- Guarda el archivo y cárgalo en la plataforma.
Consideraciones o Limitaciones
- Permisos de edición: Solo los supervisores directos y administradores pueden crear, editar y actualizar planes de acción. Los colaboradores únicamente pueden visualizar los planes que tengan asignados en su ficha, sin permisos para crearlos, modificarlos ni registrar avances. La gestión de los planes de acción y sus avances es responsabilidad de líderes (supervisores directos) y administradores.
- Uso del importador o modificador masivo: Al utilizar el template en Excel para importaciones o modificaciones masivas, es fundamental que no modifiques la columna "Identificador interno", ya que esto puede generar errores en la lectura de la información por parte del sistema.
- Carga de evidencias y archivos adjuntos:
- Los administradores y supervisores pueden respaldar el cumplimiento de los Planes de Acción adjuntando hasta 10 archivos directamente desde las vistas de creación o edición del plan. Se soportan distintos formatos de archivo y los documentos cargados quedarán disponibles en una sección específica dentro del plan.
- Ten en cuenta que los colaboradores no pueden editar planes de acción, por lo que tampoco pueden cargar archivos adjuntos. Además, si un Plan de Acción es eliminado, sus archivos adjuntos también se eliminarán automáticamente.
- Además, desde la tabla de Planes de Acción es posible descargar los archivos adjuntos de forma individual o masiva. En ambos casos, el sistema descargará un archivo .zip con todos los documentos asociados al plan seleccionado.
Preguntas Frecuentes
¿Qué ocurre con los planes de acción si cambia el supervisor directo?
Si el supervisor directo de un colaborador cambia:
- El nuevo supervisor tendrá acceso y permisos para gestionar los planes de acción existentes.
- El supervisor anterior perderá la capacidad de editar o actualizar esos planes.
Recomendación: Revisa los planes activos tras un cambio de supervisor para asegurar la continuidad del seguimiento.