Dentro del editor de plantillas puedes definir cada parte del flujo que seguirá una solicitud: cómo se inicia, qué información se solicita, quién aprueba cada etapa, qué dependencias deben cumplirse, qué notificaciones se envían y qué acción final ejecutará la plataforma.

A continuación encontrarás una descripción de todas las opciones configurables:

1. Tipo de inicio de la solicitud

La configuración del inicio se encuentra solo en la primera etapa y determina cómo comenzará una solicitud. Actualmente existen 2 tipos de inicio:

1.1 Inicio Manual (Formulario)

Este es el modo predeterminado para la mayoría de las plantillas. La solicitud se inicia cuando un usuario elige la plantilla y completa el formulario inicial.

En este modo puedes configurar:

• Quiénes pueden iniciar la solicitud (ver sección Permisos).

• Formulario de la etapa 1 (campos visibles, editables u obligatorios).

• Notificaciones iniciales asociadas a esta etapa.

Consideraciones:

• Si cambias el inicio desde "Formulario" a "Evento de la plataforma", todas las configuraciones de formulario de la etapa inicial se desactivarán.

• Si vuelves desde "Evento" a "Formulario", deberás configurar nuevamente los campos, ya que no se recuperan.

1.2 Inicio Automático (Evento de la plataforma)

Disponible únicamente para plantillas de tipo Flexibles.

Cuando seleccionas “Evento de la plataforma”, la solicitud se iniciará automáticamente cuando ocurra el evento seleccionado.
Eventos disponibles incluyen:

• Cuando se le crea un trabajo a un Colaborador. Se gatilla cuando se crea un trabajo y se le asigna a un colaborador.

• Cuando se termina el trabajo de un Colaborador: Se gatilla cuando se termina un trabajo. Si es con fecha de termino, se gatilla cuando se inicia el proceso, no en la fecha de termino.
• Cuando se modifica el trabajo de un Colaborador. Se gatilla al modificar un campo del trabajo del Colaborador. Puedes filtrar para que solo se ejecute si cambia cualquier combinación de estos campos:

2. Formulario

En cada etapa (excepto la etapa inicial si la plantilla inicia por evento), puedes definir los campos de información que deben completarse.

2.1 Tipos de campos disponibles

• Texto

• Número

• Fecha

• Archivo

• Lista desplegable

• Selección múltiple

• Campos específicos según el tipo de flujo

  • Alta: nombre legal, cargo, tipo de documento, etc.

  • Movimiento: renta, área, cargo, supervisor, etc.

  • Baja: fecha de término, tipo de baja, motivo, etc.

2.2 Estados de los campos

Cada campo puede configurarse como:

• Solo lectura → se muestra pero no se puede editar.

• Editable opcional → el usuario puede modificarlo si lo necesita.

• Editable obligatorio → el usuario debe completarlo para avanzar.

2.3 Campos obligatorios por tipo de flujo

Algunos tipos de workflow requieren campos mínimos. Ejemplos:

• Alta → Tipo de documento, País, Datos básicos del colaborador.

• Baja → Fecha de término y motivo.

• Movimiento → Los campos que se modificarán.

Puedes usar la opción “Agregar campos requeridos” para incluir automáticamente todos los campos mínimos.

2.4 Consideraciones importantes:

• Si eliminas un campo obligatorio sin agregarlo nuevamente, la plantilla quedará en estado Incompleta.

• Si la plantilla ya tiene solicitudes en curso, cambiar o eliminar campos puede alterar el comportamiento de esas solicitudes.
  → En estos casos se recomienda duplicar la plantilla y luego desactivar la original.

• Los comentarios ingresados en formularios estarán visibles desde la vista Ver Detalle de la solicitud.

3. Permisos y aprobadores

Cada etapa puede tener distintas reglas de permisos sobre quién puede iniciarla, aprobarla, devolverla o rechazarla.

3.1 ¿Quiénes pueden iniciar o aprobar solicitudes?

Dependiendo del tipo de plantilla, tendrás estas opciones disponibles:

• Área y Cargo

• Lista de usuarios específicos

• Administradores de solicitudes

• Todos los colaboradores

• Perfil de usuario

• Encargado de onboarding (solo Pre-ingreso)

• Nuevo colaborador vía correo personal (solo Pre-ingreso)

3.2 Suplencias (Aprobador alterno)

Si el aprobador principal está ausente (vacaciones o licencia):

• El suplente asume automáticamente las solicitudes.

• Solo puede gestionar solicitudes del aprobador original.

• No puede ver otras solicitudes del proceso.

3.3 Otras configuraciones de Etapas

• Permitir visualizar y operar solicitudes iniciadas por otros usuarios: Todos podrán ver solicitudes ajenas, pero solo podrán operar la primera etapa si cumplen los requisitos de área/cargo definidos en la etapa inicial.
  Útil para flujos en áreas rotativas o equipos colaborativos.

• Limitar áreas según el perfil del aprobador de esta etapa: Te recomendamos mantenerlo activo, ya que permite respetar los limites de área del usuario que completa la etapa. Al desactivarlo, el usuario verá usuarios de áreas a las que esta limitado.

3.4 Otras configuraciones de la plantilla

• Permitir descarga de reporte de solicitud a usuarios que respondan esta etapa: Puedes decidir si solo quienes responden una etapa pueden descargar su reporte PDF.

• Notificaciones Automáticas: El solicitante recibirá una notificación cuando se apruebe o rechace la solicitud. Además, notificaremos a todos los responsables de las etapas que deben responder. Si hay varios aprobadores en los permisos, cada uno recibirá la notificación.

4. Dependencias entre etapas

Las dependencias determinan cuándo inicia cada etapa.
Aparecen solo desde la segunda etapa en adelante.

Estados disponibles que pueden gatillar el inicio:

• Aprobada

• Rechazada

• Devuelta

• Error

Comportamientos importantes:

• Si eliminas una etapa, las dependencias se reorganizan automáticamente para mantener coherencia.

• Si duplicas una etapa, la nueva etapa se insertará inmediatamente después con dependencias correctas según su posición.

5. Notificaciones

Puedes usar notificaciones automáticas, notificaciones manuales por etapa o combinaciones según tus necesidades.

5.1 Notificaciones Automáticas

Cuando están activadas:

• El solicitante recibe notificaciones cuando su solicitud avanza, es rechazada o es devuelta.

• Los aprobadores reciben notificaciones cuando deben actuar en una etapa.

Las notificaciones automáticas incluyen:

• Correo electrónico

• Notificaciones push en dispositivos móviles

Limitaciones:

• Se enviarán notificaciones a todos los aprobadores definidos en la pestaña Permisos.
  → Si quieres enviar notificaciones solo a ciertos usuarios, debes desactivar las automáticas y usar únicamente las manuales.

5.2 Notificaciones Manuales Personalizadas

En cada etapa puedes agregar notificaciones propias, con control total sobre:

• Estado que activa la notificación:

  • Solicitado

  • Esperando

  • Rechazado

  • Devuelto

  • Error

• Destinatarios:

  • Email manual

  • Solicitante

  • Encargado de la etapa

  • Supervisor del colaborador afectado

• Asunto y mensaje del correo

• Variables dinámicas

Consideraciones:

• Si configuras una notificación con destinatarios inexistentes o sin asunto, la plantilla quedará en estado Error.

• Las notificaciones manuales se envían incluso si las automáticas están desactivadas.

6. Duplicar etapas

Puedes duplicar cualquier etapa para acelerar la creación del flujo.

Comportamientos:

• Si duplicas la primera etapa, la nueva se convertirá en la etapa 2.

• Si duplicas la última etapa, la nueva se ubicará al final.

• La etapa duplicada hereda:

  • Nombre

  • Formulario

  • Aprobadores

  • Dependencias

  • Notificaciones

Consideraciones:

• Siempre revisa dependencias y permisos después de duplicar.

• Duplicar etapas no duplica acciones del gatillador.

7. Gatillador (etapa final)

La etapa final ejecuta la operación final del flujo.
La acción disponible depende del tipo de plantilla.

7.1 Plantillas de Alta

Puedes activar la opción Crear usuario automáticamente, que generará el acceso a Buk del nuevo colaborador.

7.2 Plantillas Flexibles

Puedes seleccionar una de las siguientes acciones:

• Generar documento

• Generar tarea pendiente

• Agregar participante a encuesta libre

• Solicitar activos (solo en flujos de alta)

• Inscribir en curso

Consideraciones importantes:

• Actualmente la plataforma solo permite una acción por plantilla Flexible.
  Si necesitas múltiples acciones:
  → Duplica la plantilla y configura acciones adicionales en cada una.

• Cada acción requiere:

  • Módulo correspondiente contratado

  • Permiso específico habilitado para el administrador

• Los campos de las acciones pueden editarse posteriormente en la solicitud (en el caso de tareas pendientes).

7.3 Limitaciones generales del gatillador

• No puedes configurar dependencias en la etapa final.

• La etapa final siempre se ejecuta cuando toda la solicitud es aprobada en su totalidad.

• Si la plantilla inicia por evento, la etapa final seguirá existiendo pero sin formulario inicial.