Dentro del editor de plantillas puedes definir cada parte del flujo que seguirá una solicitud: cómo se inicia, qué información se solicita, quién aprueba cada etapa, qué dependencias deben cumplirse, qué notificaciones se envían y qué acción final ejecutará la plataforma. Para crear una plantilla, debes ingresar a Administrativo -> Workflow -> Plantillas -> hacer click en Crear Plantilla. Aquí tendrás una vista del listado de plantillas en workflow. Para consultar más información sobre este listado, revisa el artículo Tipos de plantilla en Workflow: cuándo usar Alta, Baja, Movimiento, Preingreso, Búsqueda o Flexible

A continuación encontrarás una descripción de todas las opciones configurables:

1. Tipo de inicio de la solicitud

La configuración del inicio se encuentra solo en la primera etapa y determina cómo comenzará una solicitud. Actualmente existen 2 tipos de inicio:

1.1 Inicio Manual (Formulario)

Este es el modo predeterminado para la mayoría de las plantillas. La solicitud se inicia cuando un usuario elige la plantilla y completa el formulario inicial.

En este modo puedes configurar:

Quiénes pueden iniciar la solicitud (ver sección Permisos).
Formulario de la etapa 1 (campos visibles, editables u obligatorios).
Notificaciones iniciales asociadas a esta etapa.

Consideraciones:

Si cambias el inicio desde "Formulario" a "Evento de la plataforma", todas las configuraciones de formulario de la etapa inicial se desactivarán.
Si vuelves desde "Evento" a "Formulario", deberás configurar nuevamente los campos, ya que no se recuperan.

1.2 Inicio Automático (Evento de la plataforma)

Disponible únicamente para plantillas de tipo Flexibles.

Cuando seleccionas “Evento de la plataforma”, la solicitud se iniciará automáticamente cuando ocurra el evento seleccionado.
Eventos disponibles incluyen:

Cuando se modifica los datos datos personales de un Colaborador: Se gatilla cuando se le modifican los datos del individuo. Ejemplo de caso de uso: Se modifica algun atributo del colaborador y es necesario generarles nuevamente un documento, ej: cuando los apellidos del colaborador se cambian
o se modifica la cuenta bancaria de este.
Cuando se le crea un trabajo a un Colaborador. Se gatilla cuando se crea un trabajo y se le asigna a un colaborador.
Cuando se termina el trabajo de un Colaborador: Se gatilla cuando se termina un trabajo. Si es con fecha de termino, se gatilla cuando se inicia el proceso, no en la fecha de termino.
Cuando se modifica el trabajo de un Colaborador. Se gatilla al modificar un campo del trabajo del Colaborador. Puedes filtrar para que solo se ejecute si cambian ciertos campos (ver punto 2.1).

2. Formulario

En cada etapa (excepto la etapa inicial si la plantilla inicia por evento), puedes definir los campos de información que deben completarse.

Formulario

En esta sección deberás definir los campos que deben ser completados en cada etapa del flujo. Puedes marcar los campos como: Solo lectura, Editables opcionalmente o Editables obligatoriamente.

Algunos campos son obligatorios según el tipo de workflow. Puedes usar la opción "Agregar Campos Requeridos" para asegurarte de incluir todos los campos mínimos.

Puedes seleccionar campos desde el listado asociado al tipo de flujo o agregar campos libres personalizados (de tipo texto, numérico, archivo, lista, fecha o selección múltiple).

Nota:

- En workflows de tipo Alta, el campo "Tipo de documento" permite seleccionar la opción "Otro" para documentos de países no predefinidos.

- Una vez configurados los campos, deberás indicar su estado en cada etapa. Algunos ya vendrán marcados como obligatorios por defecto.

- Los comentarios que se agreguen en un formulario al completar/aprobar una solicitud podrán ser vistos desde el botón "ver detalle" del menú de solicitudes, bien dentro del mismo formulario.

2.1 Tipos de campos disponibles

Texto
Número
Fecha
Archivo
Lista desplegable
Selección múltiple
Campos específicos según el tipo de flujo
- Alta: nombre legal, cargo, tipo de documento, etc.
- Movimiento: renta, área, cargo, supervisor, etc.
- Baja: fecha de término, tipo de baja, motivo, etc.

2.2 Estados de los campos

Cada campo puede configurarse como:

Solo lectura → se muestra pero no se puede editar.
Editable opcional → el usuario puede modificarlo si lo necesita.
Editable obligatorio → el usuario debe completarlo para avanzar.

2.3 Campos obligatorios por tipo de flujo

Algunos tipos de workflow requieren campos mínimos. Ejemplos:

Alta → Tipo de documento, País, Datos básicos del colaborador.
Baja → Fecha de término y motivo.
Movimiento → Los campos que se modificarán.

Puedes usar la opción “Agregar campos requeridos” para incluir automáticamente todos los campos mínimos.

2.4 Consideraciones importantes:

Si eliminas un campo obligatorio sin agregarlo nuevamente, la plantilla quedará en estado Incompleta.
Si la plantilla ya tiene solicitudes en curso, cambiar o eliminar campos puede alterar el comportamiento de esas solicitudes.
→ En estos casos se recomienda duplicar la plantilla y luego desactivar la original.
Los comentarios ingresados en formularios estarán visibles desde la vista Ver Detalle de la solicitud.

3. Permisos y aprobadores

Cada etapa puede tener distintas reglas de permisos sobre quién puede iniciarla, aprobarla, devolverla o rechazarla.

3.1 ¿Quiénes pueden iniciar o aprobar solicitudes?

Dependiendo del tipo de plantilla, tendrás estas opciones disponibles:

Área y Cargo
Lista de usuarios específicos
Administradores de solicitudes
Todos los colaboradores
Perfil de usuario
Encargado de onboarding (solo Pre-ingreso)
Nuevo colaborador vía correo personal (solo Pre-ingreso)

3.2 Suplencias (Aprobador alterno)

Si el aprobador principal está ausente (vacaciones o licencia):

El suplente asume automáticamente las solicitudes.
Solo puede gestionar solicitudes del aprobador original.
No puede ver otras solicitudes del proceso.

3.3 Otras configuraciones de Etapas

Permitir visualizar y operar solicitudes iniciadas por otros usuarios: Todos podrán ver solicitudes ajenas, pero solo podrán operar la primera etapa si cumplen los requisitos de área/cargo definidos en la etapa inicial.
Útil para flujos en áreas rotativas o equipos colaborativos.
Limitar áreas según el perfil del aprobador de esta etapa: Te recomendamos mantenerlo activo, ya que permite respetar los limites de área del usuario que completa la etapa. Al desactivarlo, el usuario verá usuarios de áreas a las que esta limitado.

3.4 Otras configuraciones de la plantilla

Permitir descarga de reporte de solicitud a usuarios que respondan esta etapa: Puedes decidir si solo quienes responden una etapa pueden descargar su reporte PDF.
Notificaciones Automáticas: El solicitante recibirá una notificación cuando se apruebe o rechace la solicitud. Además, notificaremos a todos los responsables de las etapas que deben responder. Si hay varios aprobadores en los permisos, cada uno recibirá la notificación.

Gestión de aprobaciones en caso de ausencia/suplencia:
En etapas donde hay un único aprobador y su asignación es directa (es decir, por “suplente” o “lista de usuarios”), el suplente configurado podrá asumir automáticamente la aprobación de las solicitudes si la persona original está ausente (por ejemplo, por vacaciones o licencia).
Esta lógica no aplica si la etapa asigna aprobadores por área o cargo, incluso si en la práctica hay solo un usuario disponible. En esos casos, el suplente no asumirá la aprobación.
El suplente solo podrá gestionar las solicitudes asignadas al aprobador original, sin acceso a otras solicitudes o historiales.
Al activar una suplencia, si tienes el modulo de Workflow habilitado, el suplente recibirá una notificación como la siguiente:

Esta funcionalidad permite mantener la continuidad en los flujos de trabajo, evitando bloqueos en procesos críticos y asegurando una gestión eficiente de solicitudes.
Por último, encontrarás en la esquina superior izquierda una casilla llamada "Permitir visualizar y operar solicitudes iniciadas por otros usuarios":

Al activarla, todos los colaboradores podrán ver las solicitudes iniciadas por otros. Sin embargo, solo podrán completar la primera operación si su área y cargo coinciden con los permisos definidos para esa etapa. Esta funcionalidad es útil cuando quieres otorgar visibilidad general sin comprometer la lógica de permisos establecida.
También veras el campo descripción, donde le puedes incluir una descripción a la plantilla. Asegúrate de activar la columna "descripción" en la vista de plantillas para poder verla.

4. Dependencias entre etapas

Las dependencias determinan cuándo inicia cada etapa.
Aparecen solo desde la segunda etapa en adelante.

Estados disponibles que pueden gatillar el inicio:

Aprobada
Rechazada
Devuelta
Error

Comportamientos importantes:

Si eliminas una etapa, las dependencias se reorganizan automáticamente para mantener coherencia.
Si duplicas una etapa, la nueva etapa se insertará inmediatamente después con dependencias correctas según su posición.

5. Notificaciones

Puedes usar notificaciones automáticas, notificaciones manuales por etapa o combinaciones según tus necesidades.

5.1 Notificaciones Automáticas

Cuando están activadas:

El solicitante recibe notificaciones cuando su solicitud avanza, es rechazada o es devuelta.
Los aprobadores reciben notificaciones cuando deben actuar en una etapa.

Las notificaciones automáticas incluyen:

Correo electrónico
Notificaciones push en dispositivos móviles

Limitaciones:

Se enviarán notificaciones a todos los aprobadores definidos en la pestaña Permisos.
→ Si quieres enviar notificaciones solo a ciertos usuarios, debes desactivar las automáticas y usar únicamente las manuales.

5.2 Notificaciones Manuales Personalizadas

En cada etapa puedes agregar notificaciones propias, con control total sobre:

Estado que activa la notificación:
- Solicitado
- Esperando
- Rechazado
- Devuelto
- Error
Destinatarios:
- Email manual
- Solicitante
- Encargado de la etapa
- Supervisor del colaborador afectado
Asunto y mensaje del correo
Variables dinámicas

Consideraciones:

Si configuras una notificación con destinatarios inexistentes o sin asunto, la plantilla quedará en estado Error.
Las notificaciones manuales se envían incluso si las automáticas están desactivadas.

6. Duplicar etapas

Puedes duplicar cualquier etapa para acelerar la creación del flujo.

Comportamientos:

Si duplicas la primera etapa, la nueva se convertirá en la etapa 2.
Si duplicas la última etapa, la nueva se ubicará al final.
La etapa duplicada hereda:
- Nombre
- Formulario
- Aprobadores
- Dependencias
- Notificaciones

¿Cómo hacerlo?

Accede a Administrativo > Colaboradores > Solicitudes > Configuración.
Selecciona la plantilla.
Haz clic en la etapa que deseas duplicar.
Presiona "Duplicar Etapa".

Consideraciones:

Siempre revisa dependencias y permisos después de duplicar.
Duplicar etapas no duplica acciones del gatillador.

¿Qué ocurre al duplicar?

Si duplicas la etapa 1, la nueva etapa se convertirá en la etapa 2 y dependerá de la primera.
Si duplicas la última etapa, la nueva se posicionará al final y dependerá de la anterior.

Consideraciones importantes

Las dependencias se ajustan automáticamente tras duplicar o eliminar etapas.
Al eliminar una etapa, las dependencias se reorganizan para mantener la coherencia del flujo.

7. Gatillador (etapa final)

La etapa final ejecuta la operación final del flujo.
La acción disponible depende del tipo de plantilla.

7.1 Plantillas de Alta

Puedes activar la opción Crear usuario automáticamente, que generará el acceso a Buk del nuevo colaborador.

7.2 Plantillas Flexibles

Para una automatización, puedes seleccionar una de las siguientes acciones:

Generar documento
Generar tarea pendiente
Agregar participante a encuesta libre
Solicitar activos (solo en flujos de alta)
Inscribir en curso
Enviar Request HTTP

para una solicitud manual, también encontraras otras acciones:

Asignar un haber
Asignar un ítem informativo
Asignar un descuento
Asignar un aporte

Consideraciones importantes:

Actualmente la plataforma solo permite una acción por plantilla Flexible.
Si necesitas múltiples acciones:
→ Duplica la plantilla y configura acciones adicionales en cada una.
Cada acción requiere:
- Módulo correspondiente contratado
- Permiso específico habilitado para el administrador
Los campos de las acciones pueden editarse posteriormente en la solicitud (en el caso de tareas pendientes).

7.3 Plantillas de Baja

En plantillas de baja, la etapa final permite ejecutar acciones asociadas al cierre del ciclo del colaborador.
Estas acciones suelen utilizarse para gestionar procesos administrativos de salida, coordinación interna o integraciones con sistemas externos, según los módulos contratados y permisos habilitados.

7.4 Plantillas de Movimiento

En plantillas de movimiento, la etapa final ejecuta acciones asociadas a cambios en la información laboral del colaborador, como modificaciones de cargo, área u otras condiciones contractuales.
Permite acompañar estos cambios con procesos administrativos o integraciones necesarias.

7.5 Plantillas de Pre-ingreso

En plantillas de pre-ingreso, la etapa final se utiliza para preparar la incorporación del colaborador antes de su fecha de inicio.
Está pensada para adelantar gestiones internas, coordinaciones entre áreas y configuraciones previas al alta.

7.6 Plantillas de Búsqueda

En plantillas de búsqueda, la etapa final permite ejecutar acciones una vez finalizado el proceso asociado a la búsqueda.
Se utiliza principalmente para el cierre operativo del proceso y su seguimiento interno o externo.

7.7 Limitaciones generales del gatillador

No puedes configurar dependencias en la etapa final.
La etapa final siempre se ejecuta cuando toda la solicitud es aprobada en su totalidad.
Si la plantilla inicia por evento, la etapa final seguirá existiendo pero sin formulario inicial.