Aprende como configurar nuevos tipos de permisos y a registrarlos en la plataforma, ya sea de forma individual o masiva. Ten en cuente que este proceso debe ser realizado por usuarios con perfil de Administrador o con permisos de edición.
Requisitos Previos
- Permisos de Administrador en la plataforma Buk Gestión de Personas.
- Módulo de Gestión de Personas Pro activo.
Contenido - Paso a Paso
1. Cómo crear un tipo de permiso - Antes de asignar un permiso, debes definir sus características en la configuración del sistema:
- Ve a Administrativo > Asistencia > Configuraciones > Ausencias.
- Haz clic en Crear Tipo de Ausencia.
- Define si el permiso será con o sin goce de sueldo.
- Selecciona si el colaborador podrá solicitarlo directamente desde su perfil o si es de uso exclusivo del administrador.
- Elige el método de cálculo de la duración, que define cómo se contarán los días del permiso o ausencia:
Días corridos: cuenta todos los días del calendario, incluyendo fines de semana y feriados.
Días hábiles: excluye del conteo los fines de semana y los feriados.
Días laborales: cuenta solo los días en que el colaborador debía trabajar según su jornada.
Al solicitar este tipo de permiso o ausencia, el sistema calculará automáticamente la fecha de término según el método definido, sin necesidad de sumar manualmente los días no laborables.
Consideraciones del método de cálculo:
Si no seleccionas un método, el tipo seguirá calculando en días corridos, igual que antes.
Esta opción aplica a permisos y ausencias. Las licencias no la incluyen, ya que su cálculo está definido por normativa legal.
Los permisos y ausencias ya creados no se recalculan. Si cambias el método de cálculo de un tipo, solo afectará a las nuevas solicitudes; las solicitudes existentes mantienen la duración con la que fueron registradas.
Un tipo que ya tenga solicitudes creadas o esté asignado a un beneficio no podrá cambiar su método de cálculo, para mantener la consistencia de lo ya registrado.
Si el rango de fechas no tiene suficientes días válidos para el método elegido (por ejemplo, un permiso de días hábiles solicitado en un fin de semana), el sistema mostrará un mensaje de error al momento de solicitar. Esto es esperado: debes ajustar el rango de fechas.
⚠️ Importante: la importación masiva, mediante beneficios y API siguen operando siempre en días corridos. Si cargas permisos o ausencias por esas vías, ingresa la duración en días corridos, aunque el tipo esté configurado en días hábiles o laborales.
Recuerda que también puedes configurar el flujo de aprobación de permisos desde la configuración de Ausencias, desde la siguiente ruta:
2. Cómo cargar permisos de forma masiva Usa esta opción para registrar ausencias de múltiples colaboradores al mismo tiempo:
- Ingresa a Reportería > Importadores > Importadores.
- Selecciona la categoría Asistencia y luego Ausencias por Día.
- Descarga el template y completa los campos obligatorios: número de documento, código de ficha, tipo de permiso (código del permiso), fecha de inicio y duración.
-
Carga el archivo completado para finalizar el registro.
Cargar atributos personalizados en el importador
Si tu empresa tiene atributos personalizados configurados para ausencias, ahora puedes completarlos de forma masiva directamente en el importador de Ausencias por Día, en lugar de llenarlos uno por uno desde el formulario web.
Cómo funciona
- Las columnas aparecen automáticamente. Al descargar el template, los atributos personalizados configurados para ausencias se agregan como columnas adicionales al final del Excel, una columna por atributo. Si tu empresa no tiene atributos configurados, el template se ve igual que antes.
- Se completan como cualquier otra columna. Escribe el valor de cada atributo en su columna y sube el archivo. El sistema asigna los valores a la ausencia correspondiente de cada fila.
- Solo ves los atributos a los que tienes acceso. En el template aparecen únicamente los atributos que tu rol puede ver. Si un atributo es sensible y tu rol no tiene acceso, no se muestra como columna.
Consideraciones importantes
- Tipos de atributo admitidos: texto, numérico, lista y fecha. Los atributos de tipo archivo no se pueden importar y se siguen gestionando desde el formulario web.
- Atributos obligatorios: si un atributo obligatorio queda vacío en una fila, esa fila no se cargará y se reportará el error, sin afectar al resto de las filas del archivo. Si el atributo obligatorio tiene un valor por defecto configurado, el sistema lo aplicará cuando la celda venga vacía.
- Atributos de tipo lista: el valor que escribas en la celda debe coincidir exactamente con una de las opciones definidas para ese atributo. Si escribes un valor que no está en la lista, esa fila fallará la validación.
3. Cómo cargar un permiso de forma individual Si necesitas registrar la ausencia de un colaborador específico:
- Entra a la ficha del colaborador.
- Dirígete a la pestaña Asistencia.
- Haz clic en Registrar Ausencia y selecciona Permisos.
-
Completa la información solicitada en el formulario y guarda los cambios.
Consideraciones Importantes
- Las celdas del importador masivo que no apliquen a tu gestión pueden quedar en blanco.
- Asegúrate de que el código del permiso en el importador coincida exactamente con el creado en la configuración.
- las Ausencias de tipo Permiso, no afectan la nomina, si deseas que afecte la nomina debes crearlo como Licencias.
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