Categoría: Cambios de Estado y Documentación (Pestaña Administrativo)
Objetivo: Explicar las implicaciones y el procedimiento para eliminar una ficha de colaborador creada por error o dada de baja cuando existen documentos firmados digitalmente en la plataforma.
Ubicación de Documentos Firmados:
Con la nueva reestructuración de la ficha, todos los contratos, anexos, certificados y liquidaciones firmadas se encuentran centralizados en la pestaña Administrativo, dentro de la subpestaña Documentos.
Al eliminar la ficha de un colaborador en Buk, ya no es necesario eliminar previamente sus documentos firmados digitalmente, puesto que la plataforma no los elimina de forma permanente. Para resguardar la validez jurídica e institucional de la empresa, estos archivos pasan automáticamente a un estado de archivado y quedan siempre disponibles en la nueva pestaña "Archivados" del módulo de Documentos y Firma.
Qué sucede al eliminar la ficha:
- Los documentos firmados del colaborador se archivan de forma automática.
- Conservan su contenido, las firmas completadas y la trazabilidad.
- Siguen siendo válidos y verificables mediante su código QR.
- Quedan accesibles solo para usuarios con permisos de administrador del módulo Documentos y Firma, desde la pestaña Archivados.
Paso a Paso para Borrar la Ficha:
- Ingresa a la Ficha del colaborador y verifica sus antecedentes en la pestaña Administrativo → Documentos.
- Si la ficha fue creada en el mes abierto y cumple los requisitos de eliminación, dirígete a la pestaña Trabajo.
- Despliega el menú de Acciones (esquina superior derecha) y selecciona Eliminar Ficha / Borrar Colaborador (o realiza el borrado masivo desde Administrativo → Colaboradores → Acciones → Eliminar).
Confirma el mensaje de advertencia. La ficha se borrará de la vista activa y sus documentos firmados pasarán a la sección de Archivados en el módulo de Documentos y Firma.
Consideraciones importantes:
- Solo los documentos firmados se archivan. Los documentos pendientes de firma se descartan y no se conservan.
- Una vez archivado, un documento puede descargarse o eliminarse de forma definitiva desde la pestaña Archivados, pero no puede editarse ni reactivarse.
- Los documentos archivados no aparecen en reportes, exportaciones ni flujos de Workflow.
- Nuestra recomendación sigue siendo no eliminar documentos salvo que sea estrictamente necesario. La pestaña Archivados te permite conservarlos sin mantener la ficha activa.
Para más detalle sobre la pestaña Archivados y las acciones disponibles, revisa: ¿Qué son los documentos archivados y dónde encontrarlos?
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