El flujo de rechazo de firma de documentos en Buk es una funcionalidad diseñada para permitir a los firmantes manifestar formalmente su negativa a firmar un documento directamente dentro de la plataforma. Este proceso garantiza una trazabilidad completa del rechazo y centraliza la comunicación con el equipo de administración.
Antes del desarrollo de esta funcionalidad, cuando un colaborador no estaba de acuerdo con un documento presentado, debía gestionar la coordinación de manera externa con el administrador para solicitar su eliminación o regeneración. Esto ocasionaba la pérdida de trazabilidad en el ciclo de vida del archivo o provocaba que el documento permaneciera de manera indefinida en estado pendiente de firma.
Con la implementación del rechazo de firma:
Gestión directa: El firmante puede rechazar el documento desde el mismo flujo de firma sin necesidad de recurrir a canales externos.
Identificación y trazabilidad: El administrador puede identificar claramente qué documentos fueron rechazados y por quién, diferenciando mediante el ícono de "X" aquellos documentos pendientes por olvido de los que han sido rechazados explícitamente.
Evidencia visual: El documento rechazado recibe automáticamente una marca de agua con la palabra "RECHAZADO" visible en el archivo PDF, sirviendo como evidencia.
Automatización del flujo: Todas las acciones posteriores al rechazo —tales como la notificación a otros firmantes que hayan completado su flujo, la cancelación de solicitudes de firma pendientes y el ocultamiento del documento— se ejecutan de forma totalmente automática.
Paso a paso
1. Proceso de ejecución individual para el firmante
Si eres la persona designada para firmar un documento y necesitas manifestar formalmente tu rechazo, debes seguir este procedimiento dentro de la plataforma:
Paso 1: Acceso al documento
Para comenzar, dirígete al documento que requiere tu acción. Puedes acceder a él mediante cualquiera de las siguientes tres vías:
Ingresando a la pestaña de Documentos ubicada dentro de tu propia ficha personal.
Accediendo desde tu bandeja de Mis firmas pendientes.
Haciendo clic en el enlace contenido en el correo electrónico de notificación recibido.
Paso 2: Apertura del modal de firma
Una vez ubicado el documento, haz clic en la opción Firma electrónica (identificada con el ícono de una pluma y un papel). Al hacerlo, el sistema desplegará automáticamente una ventana modal en pantalla con las opciones Cancelar, Rechazar y Firmar.
Paso 3: Revisión previa del contenido
Antes de tomar una decisión, se recomienda encarecidamente revisar de forma detallada y completa el contenido del documento presentado.
Paso 4: Confirmación del rechazo
Si decides no firmar, presiona el botón Rechazar. A continuación, el sistema mostrará una ventana de confirmación con el siguiente mensaje de advertencia:
"Rechazarás el documento. Esta acción no se puede deshacer. ¿Deseas continuar)"
En esta instancia dispones de dos alternativas:
Si deseas confirmar el rechazo, selecciona Rechazar.
Si no deseas continuar con el rechazo, selecciona Cancelar, lo cual te retornará inmediatamente al modal inicial de firma.
2. Proceso de visualización y gestión para el administrador
Para los administradores, equipos de RRHH o gestores documentales que necesiten auditar o verificar el estado de los documentos rechazados, el procedimiento es el siguiente:
Paso 1: Ingreso al índice de documentos
Para iniciar la revisión, dirígete al menú principal del sistema y sigue esta ruta:
Ruta:
Documentos → Todos los documentos
Paso 2: Identificación del estado de rechazo
Una vez en el listado central de documentos, revisa las columnas denominadas Firma del colaborador o Firma de la empresa para verificar e identificar los archivos que presentan el estado Rechazado.
Paso 3: Aplicación de filtros de búsqueda
Si deseas acotar el listado para visualizar únicamente este tipo de registros, puedes filtrar el listado seleccionando el estado de firma Rechazado.
Paso 4: Gestión posterior del documento
Toma en cuenta que los documentos rechazados no son editables. Si se requiere continuar con el proceso documental, el administrador deberá generar un documento completamente nuevo.
Resultado esperado
Una vez ejecutado el rechazo por parte del firmante:
El sistema registrará de manera automatizada la IP, la fecha y la hora exacta de la acción.
Se cancelarán automáticamente todas las solicitudes de firma que se encontraban pendientes.
El archivo PDF aplicará y mostrará una marca de agua diagonal con la palabra "RECHAZADO".
Se enviarán las notificaciones correspondientes a los demás firmantes que hayan completado previamente el flujo, y el archivo se ocultará del acceso del colaborador, moviéndose automáticamente a la carpeta "Rechazados".
Consideraciones adicionales
A quién va dirigido
Este procedimiento y sus funcionalidades están diseñados para:
Colaboradores con documentos pendientes de firma que necesiten rechazar uno o más documentos.
Representantes legales, supervisores y otros firmantes de la empresa que deban actuar sobre documentos.
Administradores, equipos de RRHH y gestores documentales que requieran visualizar, filtrar o auditar los documentos rechazados desde el índice de documentos.
Limitaciones y restricciones
El proceso de rechazo de firma está sujeto a las siguientes condiciones:
Solo flujo individual: El rechazo solo está disponible en el flujo de firma individual. No se puede rechazar documentos desde el flujo de firma masiva.
Excepciones: No se puede rechazar la firma de certificados de vacaciones. Otros documentos (contratos, anexos, finiquitos, etc.) sí lo admiten.
Irreversibilidad: El rechazo es un estado terminal e irreversible. Una vez rechazado, no se puede volver a solicitar firma ni regenerar sobre el mismo registro.
Orden de firma: Si el documento tiene un orden establecido, el rechazo de cualquier firmante termina el flujo completo para todos los firmantes pendientes.
Acceso del colaborador: El colaborador no tiene acceso al documento rechazado desde su ficha; este se mueve automáticamente a una carpeta oculta llamada "Rechazados".
Glosario y definiciones clave
Firmante: Persona designada para firmar (colaborador, RRLL, supervisor u otro).
Flujo de firma individual: Proceso donde se revisa un documento puntual.
Estado terminal: Estado final del documento ("Firmado" o "Rechazado") que no permite más transiciones.
Marca de agua "RECHAZADO": Texto diagonal impreso en el PDF tras el rechazo.
Carpeta "Rechazados": Espacio oculto para el colaborador donde se almacenan estos archivos.
Casos de uso habituales
Error en el contenido: El colaborador detecta un monto o cláusula errónea y rechaza para notificar al administrador.
Desacuerdo legal: Un representante legal no acepta los términos de un documento generado.
Detención de escalamiento: Un supervisor rechaza un documento en un flujo por turnos antes de que llegue al siguiente nivel.
Módulos requeridos
Plan: Plataforma Esencial o Plataforma Pro.
Módulo: Gestión Documental y Firma Electrónica.
Configuraciones y permisos necesarios
Para rechazar: Ser firmante activo del documento.
Para visualizar: Perfil Administrador o Gestor Documental con acceso al índice.