La firma electrónica responde a la necesidad de validar documentos laborales de manera ágil, segura y conforme a la normativa vigente. Permite formalizar acuerdos y respaldar procesos internos sin depender de firmas manuscritas, facilitando la gestión documental y reduciendo tiempos administrativos. Su importancia radica en que otorga validez legal a documentos clave, como liquidaciones de sueldo, y asegura la trazabilidad de las aprobaciones dentro del sistema.
Funcionamiento general
La lógica de la firma electrónica en Buk se basa en la autenticación y validación digital de documentos laborales. En términos generales, su funcionamiento se define por:
Identificación del firmante: la firma electrónica asocia de forma inequívoca la identidad del colaborador o responsable que valida el documento, garantizando que solo personas autorizadas puedan firmar.
Integridad del documento: asegura que el contenido del documento firmado no ha sido alterado después de la firma, resguardando la autenticidad y la confianza en la información.
Validez legal: cumple con los requisitos normativos para que la firma electrónica tenga el mismo valor jurídico que una firma manuscrita en los documentos laborales.
Trazabilidad: permite registrar y auditar el momento y la identidad de quien realizó la firma, facilitando el seguimiento y la transparencia en los procesos de gestión de personas.
Requisitos previos
Debes tener contratado el módulo de Firma Digital y Gestión Documental.
Debes tener habilitada la configuración "Habilitar firma electrónica".
Para que un usuario pueda firmar un documento, debe contar con una ficha de colaborador creada en la plataforma y tener su usuario activo.
Paso a paso
1. Para que un documento sea firmable debes ir a Administrativo → Documentos y Firma → Plantillas → Filtra por el nombre de la plantilla que desee editar → haz clic en los tres puntos → Editar.
2. En la configuración de la plantilla, marca la casilla "Esta plantilla requiere firma". Al habilitar esta opción, podrás agregar hasta 3 firmantes para el documento.
3. Finalmente, debes hacer clic en "Guardar" para actualizar los cambios.
Alcance y límites
La firma electrónica en Buk se utiliza para validar documentos laborales que requieren respaldo formal, como liquidaciones de sueldo y otros certificados relacionados con la gestión de personas. Su alcance cubre la formalización y resguardo legal de estos documentos dentro del sistema, permitiendo su almacenamiento y consulta posterior. No reemplaza procesos que, por normativa o decisión interna, deban realizarse de manera presencial o con firma manuscrita. Tampoco aplica a documentos que no requieran validación formal o que no estén habilitados para firma electrónica según la configuración de la organización.
Relación y diferencias con otros elementos
El documento laboral: que contiene la información que debe ser validada y respaldada.
El proceso de notificación: que informa a los colaboradores sobre la disponibilidad de documentos para su revisión y firma.
El almacenamiento digital: que resguarda los documentos firmados y permite su consulta posterior.
La firma electrónica se diferencia de otros mecanismos de validación, como la firma manuscrita o la simple aceptación digital, porque cumple con estándares legales y técnicos que garantizan la autenticidad, integridad y trazabilidad del documento. Mientras la aceptación digital puede ser suficiente para ciertos procesos internos, la firma electrónica es indispensable cuando se requiere respaldo jurídico y cumplimiento normativo en la gestión de personas.
Consideraciones importantes
Una vez que aplicas tu firma electrónica, el sistema garantiza la integridad del documento para que su contenido no pueda ser alterado posteriormente.
Ten en cuenta que esta herramienta no reemplaza procesos que, por normativa o decisión interna de tu empresa, deban realizarse de manera presencial o con firma física.
Tag
Firma electrónica, Documentos laborales, Validación digital, Trazabilidad, Liquidaciones.
Módulo requerido
Módulo contratado de Firma Digital y Gestión Documental.
Configuraciones necesarias
Debes solicitar al equipo de soporte SAC la activación del parámetro "Habilitar firma electrónica".
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